Od początku pandemii tematyka związana z automatyzacją pracy i wsparciem robotów na całym świecie zyskuje coraz większe zainteresowanie. Możemy się domyślać, że spowodowane jest to większą ilością czasu związanego z potrzebami komunikacyjnymi i brakiem tego czasu na pracę operacyjną. Pomogło również inne spojrzenie, na czynności które wykonujemy – praca zdalna, z domu dała nam możliwość zmiany perspektywy patrzenia na codzienne zadania.

Różnica miedzy Task mining a Process mining

Oczywiście motywacji prawdopodobnie jest więcej, ale dzięki temu większość osób kojarzy już oba te pojęcia, choć może nie do końca je rozumie – w tym artykule postaram się wskazać granicę pomiędzy Task Miningiem TM oraz Proces Miningiem PM – tak, aby każdy mógł samodzielnie zdefiniować co jest mu naprawdę potrzebne do realizacji postawionych celów.

Jeżeli mówimy o definicji podstawowej to proces biznesowy jest rozumiany jako seria powiązanych ze sobą działań lub zadań, które rozwiązują określony problem lub prowadzą do osiągnięcia określonego efektu. I ponieważ jesteśmy na poziomie procesów biznesowych to procesy będziemy rozumieli jako procure-to-pay (P2P), record-to-report (R2R) and quote-to-cash (Q2C) – oczywiście nie wyczerpuje to wszystkich procesów, które można poddać analizie.

W procesie P2P, czyli ogólnie procesie zakupowym możemy wyszczególnić szereg zadań (czynności) a są to m.in.:

• wielokanałowe odbieranie faktur zakupu
• wstępna obróbka faktur i ich obiegu
• zarządzanie płatnościami
• obsługa podstawowych danych dostawców
• archiwizowanie dokumentów
• obsługa autoryzacji
• kontrola płatności

Process mining

Teraz przechodząc do próby zdefiniowania czym jest Proces mining, należy powiedzieć, że jest to zbiór działań, które mają na celu zdefiniowanie czynności i ich relacji w ramach realizacji procesu biznesowego. Czyli jest to zdefiniowanie i opomiarowanie procesu. Dzięki temu jesteśmy w stanie nie tylko określić jakie czynności powinny być realizowane w ramach danego procesu, ale również wiemy gdzie są wąskie gardła procesu i możemy poddać je głębszej analizie i ewentualnie optymalizacji – chociażby poprzez automatyzację lub robotyzację RPA, ale na tym poziomie nie mamy jeszcze wiedzy, czy dana część procesu jest podatna na automatyzację, ale wiemy jaki koszt generuje.

Tak jak już na pewno się domyślasz – część procesu, która musi zostać poddana analizie często nazywane jest zadaniem lub czynnością i aby dokonać analizy tego aspektu przychodzi nam z pomocą Task Mining, czyli ogół działań, które mają za zadanie zdefiniowanie operacji wykonywanych w ramach realizacji danego zadania. I w tym miejscu możemy natrafić na szczególną różnicę pomiędzy PM a TM (oprócz oczywiście skali) – ponieważ w wypadku procesu czynności wykonywane powinny być w określony jednoznacznie sposób to w wypadku realizacji zadań ścieżka złożona z bazowych operacji wykonywanych przez operatora może być różna. W obydwu przypadkach jest poprawna i prowadzi do tych samych efektów. Dlatego na tym etapie warto zweryfikować dodatkowe kryteria oceny, takie jak czas realizacji lub dodatkowe informacje zbierane dzięki jednej z metod realizacji zadania.

Jak przeprowadzić Task i Process mining

Teraz jak już wiemy, czym jest Task Mining i Process Mining powinniśmy zastanowić się, jak możemy to przeprowadzić. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokonać tego w sposób tradycyjny z wykorzystaniem analityka, który prowadząc wywiady z pracownikami dokona analizy i dokumentacji procesu, ale informacje zbierane w ten sposób mogą być ograniczone co do skali działania i pomijać wyjątki, które występują w procesie. W tym miejscu przychodzą nam z pomocą narzędzia do PM takiej jak Abby Time Line, Process Gold et. Narzędzia te w większości bazują na śladzie elektronicznym każdego działania (zadania), rozumianego jako zmiana w zestawie danych w określonym systemie po realizacji tej czynności. Dzięki temu możemy dokonywać analiz nawet z wykorzystaniem tzw. Big data i analizować procesy wstecz i wysoko wolumenowe. Wymaga to jednak umiejętności jednoznacznego określenia każdego śladu, każdej czynności i to jest powodem wysokich kosztów wdrożenia tej technologii, bo wymaga ona głębokiej wiedzy nie tylko o systemach, ale również o procesach, które muszą być zdefiniowane jeszcze przed przystąpieniem do procesu zbierania danych. Korzyści są oczywiście jednoznaczne.

Natomiast Task mining, który również możemy przeprowadzić tradycyjnie chociażby poprzez stworzenie manuala dla zadania i tu również mamy narzędzia, które nas w tym wspierają. W przeciwieństwie do Process miningu narzędzia do Task miningu bazują na operacjach wykonywanych przez operatorów na komputerze, każdego kliknięcia, każdej operacji. I taka analiza daje nam możliwość nie tylko jednoznacznego zdefiniowania operacji w ciągu logicznym, ale również informacje o czasie ich realizacji i znalezienia również wąskich gardeł – takich jak niewydajność środowiska (tzw. Spinning weels) lub operacyjnego (brak danych). Ale co najważniejsze – Task mining daje nam jednoznaczną informację, czy dane zadanie jest podatne na automatyzację i jaki możemy dzięki temu osiągnąć efekt.

Mam nadzieję, że ta krótka definicja pozwoli czytelnikowi łatwiej poruszać się w tematyce Process miningu i Task miningu – jeżeli mają jednak Państwo pytania zapraszam do kontaktu ze specjalistami PIRXON na biuro@pirxon.com