Technologia RPA, w ostatnim czasie rozwija się w ponadprzeciętnym tempie.

Od oprogramowania, które skupiało się na realizacji prostych zadań w ramach powtarzalnych cykli zmieniło się w cały zestaw narzędzi służących do szybkiej automatyzacji (zwanej HiperAutomatyzacją) najbardziej skomplikowanych procesów biznesowych, które obecnie mogą być realizowane przez człowieka lub być w sferze koncepcji realizacyjnej. Nie ma wątpliwości, że producenci pierwszej generacji RPA jak Blue Prism, Automation Anywhere czy UiPath mieli kluczowy udział w rozwoju technologii i poszukiwaniu nowych zastosowań dla tej innowacyjnej metody automatyzacji. Naturalnym jest, że czerpanie korzyści z „najnowszych” technologii w pierwszej generacji, wiąże się z bardzo wysokim kosztem. W historii jest wiele przykładów takiego rozwoju technologicznego, zaczynając od samochodów, które początkowo były dostępne tylko dla elit, a kończąc na pierwszych płaskich telewizorach pod koniec lat dziewięćdziesiątych czy telefonach komórkowych, z których korzystali tylko wybrani, bogatsi przedsiębiorcy.

Rozwój technologii RPA

Następstwem pierwszej fazy cyklu rozwoju technologii jest rozpowszechnienie rozwiązania, a co za tym idzie m.in. racjonalizacja cen nowej technologii. Obserwując ostatnie wydarzenia na rynku, możemy powiedzieć, że nadszedł moment przełomowy, w którym technologia RPA faktycznie staje się dostępna dla każdego. Microsoft, wchodząc na rynek po przejęciu firmy Softomotive w 2020 roku, od razu postawił na obniżenie kosztów utrzymania robotyzacji przy jednoczesnym wzroście jej dostępności i uzbrojeniu robotów w narzędzia do HiperAutomatyzacji tj. Artificial Inteligence (AiBuilder), Low Code (Power Apps), Chat Bots (Virtual Agent), Process Mining (Process Advisor).

Cała ta bogata i dedykowana do automatyzacji rodzina narzędzi Power Platform nie wymaga pracochłonnego wdrożenia, a podstawowe funkcje zarówno związane z budową aplikacji, jak i robotów dostępne są bardzo często bez dodatkowych opłat w ramach pakietów MS365 oraz Windows 10. W praktyce oznacza to, że każdy pracownik organizacji posiadającej wyżej wymienione narzędzia może zacząć automatyzować działania, zwiększając efektywność oraz jakość obsługiwanych procesów bez dodatkowej inwestycji. Co istotne dla funkcjonowania całego środowiska Power Platform nie jest wymagany zakup dodatkowego modułu do zarządzania automatyzacją (zwany potocznie orkiestracją, termin wprowadzony przez firmę UiPath), którego koszty u konkurencji potrafią osiągać zawrotne kwoty, sięgające nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie (co ciekawe, po przejęciu firmy Softomotive, Microsoft świadomie wygasił działającą wcześniej w takim modelu linie biznesową „Process Robot”).

Co dalej, gdy masz już Roboty?

Wiele przedsiębiorstw, które skutecznie wdrożyły u siebie automatyzację na narzędziach pierwszej generacji, (podobnie jak Coca-Cola ) obecnie musi zadać sobie 2 bardzo istotne pytania:
#1 Czy powinni zaimplementować w swoich projektach RPA narzędzie MS Power Automate?
#2 Czy powinni podjąć się migracji wcześniej wdrożonych projektów do narzędzia MS Power Automate?

Oczywiście odpowiedzi na te pytania należy znaleźć w oparciu o analizę korzyści, które oferuje Power Platform. Tak jak zostało to już wcześniej opisane, z punktu widzenia cen Microsoft Power Automate jest znacznie tańszy niż narzędzia konkurencji i każda organizacja istotnie obniży koszty automatyzacji, zastępując dotychczasowe rozwiązania usługami Microsoft. Jednak to nie wszystko. W „DNA” prawie każdej organizacji jest cząstka ecosystemu Microsoft i niezależnie od tego czym organizacja się zajmuje, jej pracownicy od zawsze mają styczność z takimi produktami, jak Microsoft Office, Outlook, czy PowerPoint.

Od początku przyszłość automatyzacji procesów wiązana była z tzw. „civilian development”, co oznaczało że pracownicy operacyjni samodzielnie będą tworzyć roboty wspierające ich w codziennych zadaniach. Choć początkowa wizja okazała się zbyt optymistyczna, a zadania związane z automatyzacją często są bardziej wymagające technicznie niż pierwotnie zakładano, to jednoznacznie cel Microsoft pozostał w tym samym punkcie. Nie ma możliwości, aby stało się to z dnia na dzień, jednak warto już na tym etapie myśleć o narzędziach, które w przyszłości będą dla użytkowników najbardziej intuicyjne, dostępne przy bardzo znikomej cenie licencji i w ramach standardowych narzędzi pracy, tak jak np. MS Teams. Tylko w takim przypadku możemy mówić o realnej skalowalności wykorzystania robotyzacji w naszych organizacjach, wzroście efektywności w długim terminie i realnym zwrocie z inwestycji. Dostawcy poświęcają wiele czasu i uwagi na zbudowanie obszernych akademii, jednak to Microsoft naturalnie ma największy zasięg odbiorców, a ilość specjalistów od Hiperautomatyzacji wykorzystujących Power Platform będzie najdynamiczniej rosnącą bazą potencjalnych pracowników.

Nie bez znaczenia jest również łatwość z jaką dodatkowe funkcjonalności uruchamiamy w ramach zaimplementowanej w prawie każdej organizacji infrastruktury Microsoft. Każde nowe środowisko wymaga dodatkowych specjalistów IT, którzy potrafią nim administrować, a mnogość dostawców różnorodnych systemów, które wykorzystujemy sprawia, że ta administracja staje się coraz bardziej pracochłonna, a co za tym idzie kosztowna. Dążenie do ponownej konsolidacji narzędzi wokół ograniczonej liczby dostawców wpisuje się w globalny trend związany z rynkiem IT. Nie bez znaczenia jest tu również homogeniczne środowisko dotyczące zarówno pracy operacyjnej, jak i wytwórczej, które zapewnić może w obecnej chwili Microsoft, dając gwarancję działania robotów niezależnie od wersji aplikacji, których używamy. I nie mam tu jedynie na myśli Excela, który często występuje w zrobotyzowanych procesach, ale cały stos technologiczny Microsoft łącznie z usługami chmurowymi.

Daje nam to niebywałą stabilność pracy robotów na niespotykanym dotąd poziomie. Natywne rozwiązania przenoszą robotyzację na wyższy poziom w wielu miejscach, uniezależniając roboty od interfejsów aplikacji, na których pracują. Microsoft cały czas poszerza swój wachlarz narzędzi służących do wdrażania automatyzacji. W ostatnim miesiącu produkcyjnie został uruchomiany Process Advisor, a razem z tą wersją powstały w wariancie zapoznawczym narzędzia do wspierania tworzenia automatyzacji – zapewnia to jeszcze łatwiejszy Process Discovery/Process Mining oraz Task mining.

Odpowiedź na pytanie czy należy rozpocząć implementację Power Automate w świetle przytoczonych argumentów nie jest wcale trudna. Bez wątpienia jest to technologia drugiej generacji, która na w niespotykaną wcześniej skalę umożliwia dostęp do automatyzacji, a jednocześnie naturalnie wpisuje się w środowisko IT prawie każdej organizacji.

Migracja zrobotyzowanych procesów do RPA II generacji

Znacznie trudniej jest odpowiedzieć na pytanie, czy podjąć się migracji wcześniej zrobotyzowanych procesów. Oczywiście największą korzyść uzyskamy dopiero w momencie, gdy przestaniemy ponosić olbrzymie koszty na utrzymanie starszej technologii. A nastąpi to wcześniej czy później wraz z ewolucją i zmianą procesów obecnie obsługiwanych przez roboty, które naturalnie będą małymi krokami wypierane przez Power Automate. Niemniej warto wycenić koszty migracji wszystkich procesów już teraz, ponieważ ROI z takiej zmiany można osiągnąć już po 3-6 miesiącach. Warto już teraz policzyć koszty utrzymania naszych robotów RPA i zweryfikować ile mniej może kosztować naszą organizację robotyzacja na narzędziach Microsoft. To banalnie prosty proces , a może okazać się, że zaoszczędzimy dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych rocznie.

Jeżeli chcesz wycenić migrację procesów z dowolnej technologii RPA do Microsoft Power Automate, napisz do nas, a konsultanci z Pirxon ocenią szczegóły projektu oraz przygotują dla Ciebie ofertę!