Ewa Pira-Pankiewicz
Dyrektor ds. obsługi należności, Atlas sp. z o.o.
(Przedruk fragmentu artykułu)
Wyzwania w zarządzaniu należnościami
O wadze zarządzania należnościami w przedsiębiorstwie powiedziano wiele. W mojej opinii, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, świadome, konsekwentne zarządzanie tym aktywem w dużej mierze decyduje o jego kondycji. Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa i dóbr, które oferuje, ze sprzedażą mamy do czynienia tylko wówczas, kiedy ten proces zostanie zamknięty wpływem na rachunek bankowy ustalonej przez strony ceny za towar czy usługę bądź ekwiwalentnej wartości tychże. Na skuteczne sfinalizowanie sprzedaży oddziałuje wiele czynników. Na część z nich nie mamy bezpośredniego wpływu – jak chociażby nagłe zmiany warunków makroekonomicznych spowodowane klęskami żywiołowymi czy też wojnami.
Zarządzanie należnościami
W moim przekonaniu, popartym wieloletnim doświadczeniem w pracy z należnościami klientów, poza bieżącym reagowaniem na opóźnienie w zapłacie, istotą właściwego zarządzania należnościami jest:
- nieustanne analizowanie czynników zewnętrznych,
- śledzenie prognoz rynkowych,
- śledzenie tendencji w zachowaniach odbiorców / konsumentów danej grupy produktów,
- szacowanie ich wpływu na przedsiębiorstwo w krótszej i dłuższej perspektywie.
W oparciu o wnioski płynące z tych analiz oraz na podstawie analizy rzeczywistego stanu należności należy dostosowywać posiadane narzędzia do sytuacji, a nawet wybiegać o krok do przodu, przygotowując się na sytuację trudniejszą niż aktualna. Ktoś zapyta – co konkretnie kryje się pod określeniem narzędzia zarządzania należnościami? Dla mnie jest to zbiór czynności, których celem jest zapewnienie bezpieczeństwa w zakresie stosowania sprzedaży z odroczonymi terminami płatności, a przez to zabezpieczenie spływu należności.
Wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie należnościami
Jakkolwiek, zgodnie ze stosowaną przeze mnie zasadą działania z uwzględnieniem rozwoju i perspektywy zachodzących zmian w skali mikro (Atlas sp. z o.o.) i makro (kapitałowa Grupa Atlas) grupa osób tworzących dział obsługi należności, którym zarządzam stawała przed kolejnymi wyzwaniami. Potrzebne było narzędzie informatyczne, usprawniające proces obsługi należności i limitów kredytowych klientów.
Wybraliśmy program SmartReactor. Narzędzie to daje możliwość pracy z nieograniczoną grupą klientów, pozwalając na śledzenie zapadających terminów płatności i automatyczne wysyłanie przypomnień o nich, daje możliwość ustalenia terminów wysyłania automatycznych monitów i wezwań do zapłaty. Z zapisanych w systemie danych można sparametryzować dowolne raporty zarówno dla wybranych klientów jak i łączne dla całości należności. Wybrany i wdrożony program był w stanie zrealizować indywidualne oczekiwania Atlas, wynikające z realizowanej polityki obsługi należności. Program minimalizuje czas i pracochłonność jakiej wymaga analiza danych z rozrachunków z kontrahentami z systemu finansowo-księgowego , a przede wszystkim umożliwia wprowadzenie obsługi więcej niż jednego ubezpieczyciela na jednym kliencie. Wdrożenie programu dawało spore możliwość zautomatyzowania wielu działań. Wygenerowało też bardzo istotną wartość dodaną – pozwalało zaoszczędzony czas poświęcić na dodatkowe czynności, np. na rozmowę z klientem, przyjęcie koniecznych ustaleń, uzyskanie dodatkowych informacji, które można było odnotować w historii kontaktu z klientem w jego kartotece.
Więcej informacji o systemie IT do windykacji i zarządzania należnościami: https://pirxon.com/zarzadzanie-naleznosciami/
Cały artykuł dostępny jest tutaj: https://controllingzarzadzanie.embuk.eu/spis-tresci/4014,1-stycznia-2023