Jeśli już rozważamy wykorzystanie RPA w naszym przedsiębiorstwie lub zakładamy, że możemy z niej korzystać w przyszłości, warto zastanowić się, jak podejść do zadania i co rozważać, planując jej wdrożenie. Przecież chcemy, aby robotyzacja procesów zakończyła się sukcesem, a wdrożone i działające roboty spełniały nasze oczekiwania. Na co zatem zwracać uwagę i jakie aspekty brać pod uwagę planując robotyzację? Kiedy kilka lat temu PIRXON zaczynał wdrażać w polskich (i nie tylko) przedsiębiorstwach pierwsze roboty RPA, był to słabo znany i mało popularny sposób optymalizacji i automatyzacji. Choć technologia jest znana od kilkudziesięciu lat, jednak jej szersze wykorzystanie w biznesie można datować kilka lat wstecz. Obecnie wiedza na temat RPA jest znaczenie bardziej zawansowana, nawet wśród firm sektora MŚP, zaczęła też ona powszechniej wkraczać do firm i coraz dynamicznej się rozwija. Zmienia się rynek pracy, firmy digitalizują się w coraz większym stopniu, wciąż poszukując sposobów na optymalizację kosztów.

Obecnie, w związku z pandemią, RPA jeszcze zyskała na popularności. Pojawiły się różnorodne mechanizmy finansowania robotów – od projektowego wytwarzania w przypadku rynku software’owego, poprzez leasing zbliżony do leasingu wartości niematerialnych i prawnych, aż po dostarczanie ich firmom w formule RaaS. Gartner przewiduje, że do 2022 r. aż 85% dużych przedsiębiorstw będzie dysponować jakąś formą robotów software’owych, a jedynie kwestią krótkiego czasu jest, kiedy rozwiązanie trafi powszechnie do mniejszych i całkiem małych firm.

Podejdź strategicznie

Do każdego przedsięwzięcia warto podchodzić planowo. Zastanowić się, jakie cele nasze zamierzenie ma realizować, jakie może mieć konsekwencje, kto ma się nim zajmować i brać za nie odpowiedzialność, jak będziemy mierzyć rezultaty i oceniać efekty. Nie inaczej jest z robotyzacją. W przypadku wdrażania technologii RPA, jej konsekwencje mogą być bardziej dalekosiężne i skomplikowane, niż tylko usunięcie wąskich gardeł w poszczególnych procesach. W końcu ta zmiana oznacza wprowadzenie do przedsiębiorstwa wirtualnych, cyfrowych pracowników, których obecność wymusza zmiany w obecnie funkcjonujących procedurach, a w dłuższym okresie czasu może doprowadzić do zmiany struktury zatrudnienia i zadań, jakie stać będą przez pracownikami ludzkimi.

Poza tym, aby robotyzacja przebiegała sprawnie i zapewniła przewagę konkurencyjną naszemu przedsiębiorstwu, ważne jest, aby była prowadzona profesjonalnie i w sposób zrównoważony.

Podstawy – to określenie strategii dla wdrażania robotyzacji. Jaki cel długofalowy i krótkofalowy ma realizować? Jaka ma być misja i wizja tego procesu?

Wpisanie w struktury firmy – kto ma przewodzić procesowi, nadzorować go, ustalać procesy do robotyzacji? Zapewniać przywództwo i sterować zmianą? Jaka ma być rola IT i HR w tym procesie? Jak zadbać o potrzeby pracowników, których roboty będą wspierać i którzy będą je nadzorować?

Zasoby i odpowiedzialność – kto ma odpowiadać za identyfikowanie kolejnych procesów i optymalizację? Kto i jak ma kierować procesem? Jak robić roboty – in-house czy korzystać z usług dostawców zewnętrznych? Kto powinien „posiadać” roboty – IT czy działy operacyjne, które wspierają?

Technologia – jaką technologię zastosować do konkretnego procesu? Jak zapewnić zgodność z innymi systemami? Jak „ulokować” i identyfikować robota?

Kryteria oceny go/no go – na jakiej podstawie decydować, który proces robotyzujemy? Jak określać ROI robotyzacji konkretnego procesu w powiązaniu z naszymi celami?

Model budowy – jak ma wyglądać proces budowy robota, począwszy od odkrywania potencjalnych szans na robotyzację poprzez testowanie i nadzór nad pracującym robotem i jego dalszym rozwojem?

Dokumentacja – jak i kiedy tworzyć dokumentację każdego robota, zarówno techniczną jak i operacyjną? Jak ją archiwizować i udostępniać w trakcie np. audytów?

Zarządzanie zmianą – robotyzacja, jak już wspomniałem, może oznaczać sporą zmianę w przedsiębiorstwie, zwłaszcza, jeśli zrobotyzowanych będzie dużo procesów. Warto więc określić, w jaki sposób będziemy tą zmianą zarządzać, przekonywać do niej różnych jej interesariuszy.W kolejnych artykułach, postaramy się przybliżyć każdy z obszarów opisanych powyżej i omówić pozostałe elementy strategii robotyzacji. Skupimy się też na konsekwencjach, jakie powoduje brak ich opracowania.

Autorem artykułu jest Piotr Kaczmarek, Dyrektor ds. Rozwoju w Pirxon SA[