W rozważaniach dotyczących efektywnych strategii zarządzania we współczesnych przedsiębiorstwach zaznacza się rolę współdziałania działów front office i back office. Są one  kluczowych dla zmieniających się realiów biznesowych. Wiąże się z tym zagadnienie automatyzacji procesów w działach back office, dzięki którym wzrasta skuteczność działań całej organizacji. Pomimo, że zadania tych działów nie są bezpośrednio związane z wytwarzaniem przychodów. Analizy eksperckie przekonują, że sprawne działanie działów backOffice ma bezpośredni wpływ na lojalność ze strony klienta.

Zakres wyzwań dla backoffice pozostaje duży, ponieważ kierujący firmami nie przywiązują do obszarów wsparcia tak dużej uwagi jak do rozwoju działów front office, które generują zysk.

Jakie są główne problemy backoffice?

Brak poprawy funkcjonowania back office to spadek wydajności firmy. Rezygnacja ze zmian w dziedzinie wsparcia biznesu lub niepowodzenie w ich reorganizacji przynosi następstwa w postaci utraconych szans biznesowych oraz dodatkowych kosztów operacyjnych.

  •  Działy back office są zazwyczaj mniej efektywne w stosunku do działów front line. Wynika to z uwagi na brak systemu automatyzacji procesów i koordynacji zadań pomiędzy pracownikami.
  •  Konieczne do pracy bazy danych są rozmieszczone w wielu różnorodnych aplikacjach lub rejestrowane tradycyjną metodą bez użycia narzędzi IT. Doprowadza to do tego, że hierarchizacja kolejnych spraw do wykonania pochłania pracownikom więcej czasu.
  •  Zarządzanie zadaniami przeprowadzane w sposób tradycyjny nie jest zadowalające w świecie rozwijających się technologii.
  •  Gdy wgląd w pracę zespołu staje się ograniczony, wówczas wskazana jest szczegółowa analiza procesów, ich usystematyzowania i poprawy.

Dlaczego optymalizacja procesów backoffice jest taka ważna?

Prawidłowo zarządzana infrastruktura backoffice odkrywa nowe możliwości, które umożliwiają lepsze zarządzanie kosztami operacyjnymi. Daje lepszą efektywność pracy pracowników i większą satysfakcję po stronie klientów. Należy zaznaczyć, że ze względu na rosnącą rolę jaką komputery, oprogramowanie i algorytmy odgrywają w codziennych inwestycjach, zaplecze stało się szczególnie widoczne w codziennych funkcjach firm zajmujących się usługami finansowymi.
Trzeba pamiętać, że polska kultura organizacyjna w firmach nadal opiera się na dokumentacji papierowej, przywiązaniu do złożonych procedur i rozmytej (czasami) odpowiedzialności za sprawność wdrażanych procesów. Zalety zastosowania usprawnień IT w funkcjonowaniu działów back office w rodzimych firmach przekładają się na korzyść dla samego klienta wewnętrznego. Wie on, komu należy przedstawić problem, a także może liczyć na szybką obsługę sprawy, uzyskując dodatkowo podgląd on-line procesu realizacji.

Ponieważ większość działań w firmach ma na uwadze zwiększenie sprzedaży, czy usprawnienie procesów produkcyjnych, albo wygenerowanie zysku, hasła w rodzaju: automatyzacja, chmura, czy big data pozostają głównie w obszarze IT. Doprowadza to do sytuacji, kiedy dział back office pozostaje niejako w tyle całej organizacji. Jednak automatyzacja, czy cyfryzacja back office pozostaje procesem koniecznym.

Poznaj korzyści płynące z optymalizacji / robotyzacji procesów back office.

Ważną korzyścią ze zoptymalizowania działań back office jest podniesienie jakości usług gwarantowanych w umowie podpisanej pomiędzy klientem a usługodawcą. Jest to newralgiczny obszar, ponieważ niespełnienie regulacji ujętych w umowie implikuje utratę zaufania klientów, czy stracone perspektywy biznesowe. Wśród innych pozytywnych efektów optymalizacji należy wyróżnić:

  •  eliminację prac manualnych i automatyzację procesów,
  •  dostępność zróżnicowanych usług dostosowanych do profilu klienta,
  •  poprawę wykorzystania zasobów,
  •  dostęp do współczesnych technologii i innowacyjnych rozwiązań,
  •  stabilność prowadzonego biznesu,
  •  gwarancję jakości w zakresie prowadzonych działań,
  •  terminowe wykonanie zadań.

Dowiedz się więcej czytając nasze wpisy oraz informacje medialne związane z Robotyzacją procesów!

Śledź najnowsze informacje na naszym Facebooku!