Zarządzanie aktywami, ze względu na dostępne technologie, jest teraz znacznie łatwiejsze niż było dawniej. Jednocześnie nie znajduje wciąż należytego uznania osób zarządzających w organizacjach. W wielu wypadkach utożsamiane jest jedynie z inwentaryzacją majątku trwałego i amortyzacją, co gorsza, często traktowanych rozdzielnie. A przecież rozważne zarządzanie majątkiem może nieść daleko idące korzyści, poprawiając wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Nieprzykładanie do niego uwagi jest tym bardziej zaskakujące, że istnieją regulacje prawne w tym zakresie, choćby te mówiące o odpowiedzialności za przestępstwo zwane niegospodarnością menadżera bądź nadużyciem zaufania.

Od dłuższego czasu przypatruję się wdrożeniom systemów ERP i ich rozszerzeń, które wspierają zarządzanie w firmach przemysłowych, instytucjach publicznych i samorządowych, również w tych obszarach, które odnoszą się do majątku trwałego i wartości niematerialnych i prawnych. Czy jednak zapewniają one właściwe z punktu generowania korzyści finansowych dla firmy, zarządzanie majątkiem?Na początek warto uświadomić sobie, że inaczej na składnik majątku patrzy użytkownik, inaczej ten który za niego odpowiada, a jeszcze inaczej ten, który ma zapewnić jego finansowanie i kondycję finansową firmy. Istnieją na przykład kosztowne składniki majątku, które są wykorzystywane w niewielkim stopniu, a mogłyby zarabiać (np. drogie urządzenia badawcze będące w posiadaniu uczelni wyższych mogą być udostępniane odpłatnie). Jeszcze inną kwestię stanowią wartości niematerialne i prawne, np. licencje na oprogramowanie. Warunki użytkowania licencji są istotne dla zarządu, który nie chce płacić kar za bezprawne użytkowanie, sposób amortyzacji dla księgowości, natomiast techniczne warunki użytkowania dla działu IT. Istnieje wiele składników majątku, którymi można zarządzać z różnych perspektyw, wszystko jednak sprowadza się do generowania kosztów vs przychodów oraz do posiadania odpowiednich informacji niezbędnych do sprawnego zarządzania majątkiem.

UTRACONE KORZYŚCI

Ogrom aktywów, którymi dysponują firmy przemysłowe jest łatwy do wyobrażenia. Są to setki i tysiące urządzeń wbudowanych w ciągi produkcyjne, często bardzo kosztownych, narzędzia pracy, środki transportu czy w końcu sprzęt komputerowy, licencje na oprogramowanie i inne. W administracji publicznej i samorządowej znajdują się dużej wartości aktywa, na które składają się nieruchomości, budynki, wyposażenie biurowe, a także sprzęt IT i licencje. Podobnie jest w szkołach i uczelniach wyższych, gdzie dodatkowo na stanie jest bardzo kosztowna aparatura badawcza wraz z materiałami eksploatacyjnymi. W przedsiębiorstwach duże kwoty angażowane są w kapitale trwałym lub majątku użytkowanym na zasadach leasingu i odpłatnych lub nieodpłatnych wypożyczeń. W zależności od sposobu użycia, każdy składnik majątku generuje dla jego posiadacza korzyści bądź obciążenia. Jeśli jest eksploatowany, najprawdopodobniej generuje wartość dla organizacji, jeśli nie jest używany, raczej na pewno generuje koszty – przynajmniej te związane z magazynowaniem i ochroną.Z drugiej strony, z każdym aktywem w każdej organizacji powiązane są czynności operacyjne, które wymagane są do tego, by to aktywo było gotowe do użycia. I nie chodzi tu tylko o jego sprawność, ale również dostępność. Ktoś odpowiada za zakup składnika, ktoś inny dba o jego przechowywanie lub serwisowanie, a jeszcze ktoś inny jest jego użytkownikiem. Składniki majątku wymagają metodycznego działania z punktu widzenia ich eksploatacji, ale też z punktu widzenia wymogów szeroko rozumianego bezpieczeństwa: przeciw-pożarowego, zabezpieczenia przed kradzieżą czy zniszczeniem. I nie ma tu znaczenia, czy składnik jest materialny czy niematerialny.W ekonomii jest wiele wskaźników, które służą do oceny działalności przedsiębiorstwa. ROE, ROI i wiele innych, w których ukryte są dane finansowe, również o środkach zaangażowanych w zakup i utrzymanie majątku. Te wskaźniki są bardzo ważne do oceny w skali makro i perspektywie długoterminowej. Pozwalają podejmować decyzje strategiczne, ale – co trzeba podkreślić – mogą nie dawać prostej odpowiedzi na pytania, co należy zrobić na poziomie działań operacyjnych średnio i krótkoterminowych dotyczących majątku trwałego i aktywów.

Przykładowe pytania mogą być następujące:

  • Jaki jest stopień zużycia składnika i w jakim jest on stanie?
  • Czy w przypadku niskiego poziomu użycia składnika można rozważyć jego likwidację albo odpłatne lub nieodpłatne przekazanie?
  • Jakie środki trzeba zabezpieczyć na likwidację składnika lub grupy składników albo jakich przychodów można z tej operacji oczekiwać?
  • Jakie są koszty utrzymania (eksploatacji i serwisowania) składnika lub grupy składników?
  • Jakie koszty osobowe ponosi organizacja na budowę i utrzymanie ewidencji majątku?
  • Jakie środki trzeba zabezpieczyć na odtworzenie składników lub grupy składników
  •  których cykl życia dobiega końca?
  • Jakie kompetencje są niezbędne aby składnik eksploatować w pełni zgodnie z jego przeznaczeniem i czy są one dostępne w organizacji?
  • Jakie są wymagane warunki używania składnika i czy są one znane właściwym pracownikom w organizacji?
  • Czy fakt posiadania danego składnika jest źródłem przewagi konkurencyjnej na rynku?
  • Jakie straty ponosi organizacja w sytuacji niedostępności sprawnego składnika w wymaganym czasie?