Rozpoczynając cykl o wprowadzaniu robotyzacji RPA w firmie, pisaliśmy jak ogólnie podejść do tego zagadnienia. Obecnie skupimy się na podstawach, czyli strategii, celach oraz misji i wizji robotyzacji.Zapewne takie stwierdzenie może budzić pytania. To jasne, że robotyzacja powinna mieć cele, ale misja i wizja? Czy to aby nie lekka przesada? Aby sobie na to odpowiedzieć, warto zastanowić się, w jaki sposób RPA powinna wspierać biznesowe cele strategiczne firmy, zwłaszcza w długim okresie. Łatwo jest powiedzieć, że wprowadzamy roboty, bo chcemy być liderem technologicznym, ale nie zawsze będzie to takie oczywiste. Często też sam fakt bycia liderem technologicznym nie wpływa zasadniczo na funkcjonowanie naszego biznesu.

Strategia i cel

Na początek spójrzmy na kilka przykładów strategicznych celów robotyzacji RPA:

  • Zwiększenie udziału w rynku bez liniowego wzrostu kosztu
  • Poprawa jakości przetwarzania danych i przyśpieszenie procesów
  • Zmiana modelu świadczenia usług, przeniesienie ciężaru działalności na inne aspekty
  • Zmiany organizacyjne oraz restrukturyzacja.

Przykładów może być tyle samo co strategii biznesowych, ale najważniejsze to osadzić robotyzację na solidnym fundamencie, który będzie dla firmy aktualny przez najbliższe lata. W przeciwnym wypadku ryzykujemy, że wdrożone rozwiązania będą jawić się jako wprowadzone adhock, z dość krótkoterminowym sukcesem i będą tylko usunięciem wąskich gardeł w procesach.

Nie idź tą drogą

Jak pokazuje doświadczenie wielu firm, „adhockowy” sposób podchodzenia do robotyzacji RPA powoduje, że rozwiązania nie przetrwają próby czasu lub zaczynają generować koszty porównywalne do manualnej obsługi procesu. Projekty rozpoczynane od zakupienia technologii, zainwestowania w kompetencje i zatrudnienia dedykowanego zespołu, często okazują się nietrafione i bardzo kosztowne. Bez strategicznego podejścia osoby, które odpowiadają za automatyzację, poświęcają coraz więcej czasu na poszukiwania nowych procesów do automatyzacji, a w tym czasie personel odpowiedzialny za tworzenie robotów nie wykorzystuje swojego potencjału oczekując na dostarczenie przygotowanych procesów.

Mamy więc duże koszty i niepełnie wykorzystane zasoby. Podejście „adhock” doprowadza do skokowego ograniczenia kosztów na poszczególnych procesach na wstępie, ale krzywa ta bardzo szybko się wypłaszacza i często nie osiąga nawet progu rentowności. Wówczas koszt utrzymania zespołu RPA jest wyższy niż zespołu realizującego procesy manualnie. Bazując na moim doświadczeniu, muszę stwierdzić, że w wielu firmach – niestety – nie jest to pojedynczy przypadek.

Kolejną kwestią jest stawianie na doskonalenie procesów przed przystąpieniem do robotyzacji. Oczywiście nikt nie zaprzeczy, że proces ustandaryzowany, zoptymalizowany i scentralizowany będzie idealnym kandydatem do robotyzacji, ale dążenie do ideału z każdą iteracją jedynie zwiększa koszt przygotowania. Może być też nietrafione, ponieważ utylizacja czasu pracy robota jest kalkulowana w inny sposób niż czas pracy człowieka w procesie.

Misja i wizja

Jeśli jesteśmy zdecydowani podejść do robotyzacji strategicznie, dobrze jest stworzyć jednostkę, która tę koncepcję wdroży. W tym miejscu można pójść na skróty i dedykować to zadanie działowi IT. Grozi to jednak utratą roli RPA na korzyść już wdrożonych, droższych, ale pozornie stabilniejszych rozwiązań. Dlatego nasza jednostka powinna mieć misję i wizję. Ułatwi nam to poprawne budowanie strategii oraz wybór odpowiedniego lidera.

Misja ma być drogowskazem dla wszystkich osób zaangażowanych w przedsięwzięcie. Dlatego istotne jest powiązanie jej ze strategicznymi celami biznesowymi firmy. Przykładowo, jeśli naszym celem strategicznym dla robotyzacji RPA będzie brak zwiększenia kosztów back office przy jednoczesnym skokowym zwiększeniu obrotu, to misją dla jednostki RPA może być: „Automatyzacja podstawowych procesów biznesowych, których wolumen przewyższa 20% etatu umożliwiając pracę kreatywną dla osób zaangażowanych w te prace”. Co oczywiście nie wyczerpuje wszystkich możliwości.

Misję warto dopełnić wizją, która, odnosząc się do przyszłości sprawi, że zespół i interesariusze wewnętrzni projektu będą wiedzieć, do czego dążą nasze działania. Posługując się już stworzonym przykładem celu i misji, wizję możemy określić jako: „Nasz wizją jest hybrydowy zespół złożony z ludzi i robotów RPA, w którym powtarzalne zadania realizują roboty. Chcemy umożliwiać ludziom realizację zadań, które wspierają strategię naszego przedsiębiorstwa”.Dobre określenie misji i wizji daje nam możliwość nie tylko określenia kierunku w jakim podążamy, ale również wytyczne co do drogi dojścia do naszego celu. Tak przygotowany wsad jest podstawą do zbudowania skutecznej strategii robotyzacji, którą zajmiemy się następnym razem.Autorem artykułu jest Piotr Kaczmarek, Dyrektor ds. Rozwoju w Pirxon SA