Rok 2022 będzie przełomowym rokiem w procesie transformacji cyfrowej dla każdego przedsiębiorcy w Polsce. W ciągu najbliższych miesięcy z działów księgowości mają zniknąć przepastne segregatory z fakturami, a cała ewidencja związana z obrotem gospodarczym przeniesie się do systemów informatycznych.
Zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów, już w roku 2023 przedsiębiorcy będą zobowiązani do dokumentowania obrotu jedynie fakturami ustrukturyzowanymi (za pośrednictwem KSeF). Do wymiany dokumentów za pośrednictwem nowego systemu dobrowolnie można przystąpić już od stycznia 2022, ale trudno przewidzieć jakim zainteresowaniem będzie się cieszyła platforma w pierwszym okresie. Na pewno roczny okres przejściowy ma posłużyć do oswojenia się przedsiębiorców z nową platformą, zaprojektowania procesów oraz wdrożenia automatów współpracujących z KSeF.

Bać się czy cieszyć ?!

Zmiany wzbudzają obawy, co jest całkowicie naturalne, niezależnie od tego czy oczekiwany wynik końcowy będzie negatywny czy też pozytywny. Zresztą ilość oraz tempo zmian w obszarze rachunkowości od lat budzi wiele kontrowersji. W tym przypadku wydaje się jednak, że proces przejścia na e-Faktury został zaplanowany tak, aby rzeczywiście udało się do tego projektu właściwie przygotować. Na stronie www.podatki.gov.pl, mamy dostępne zarówno podstawowe informacje dotyczące projektu KSeF, ale również strefę testową oraz strukturę logiczną e-Faktury. Zmiany związane z przejściem systemu procesowania faktur elektronicznych z tzw. modelu post-audit na model clearance, będą z pewnością wyzwaniem większym niż podmiana struktury pliku, jednak w świetle czasu przewidzianego na transformację oraz korzyści jakie uzyskają na wspomnianej zmianie przedsiębiorcy wydaje się, że należy się cieszyć z wdrażanego projektu.

Dlaczego wprowadzenie e-Faktur stanowi przełom?

Od samego początku Naszych analiz projektów związanych z automatyzacją procesów biznesowych, dział księgowości wyróżniał się ilością powtarzalnych procesów, które mogą zostać objęte automatyzacją. Niestety wiele z projektów było blokowanych właśnie przez kwestie archaicznych faktur, które nie dość, że były papierowe, to posiadały również setki odmiennych struktur (szablonów), niepotrzebnie multiplikując koszty hiperautomatyzacji. Projekty, które realizowaliśmy wymagały albo ograniczenia ilości kontrahentów objętych automatyzacją (do tych którzy generują najwięcej pracy), albo wykorzystania w procesie narzędzia OCR. W każdym przypadku, choć oczywiście były to projekty zakończone sukcesem, pozostawało pewne poczucie niedosytu. Dostarczenie jednego cyfrowego standardu w połączeniu z powszechnym wykorzystaniem KSeF umożliwi wykorzystanie hiperautomatyzacji na niespotykaną dotąd skalę. Roboty RPA, które obecnie obsługują w firmie np. 30% faktur będą w stanie, przy minimalnej modyfikacji, objąć ponad 80% dokumentów.

Gdybyście mieli jakiekolwiek pytania, piszcie do mnie m.wilczynski@pirxon.com lub do naszego zespołu biuro@pirxon.com, chętnie porozmawiamy z Wami na temat HiperAutomatyzacji i Robotyzacji.