Cyfrowa podróż z Microsoft365. Wsparcie inteligentnych stanowisk pracy z wykorzystaniem hiperautomatyzacji Power Platform.

Webinar „Cyfrowa podróż z Microsoft 365” poświęcony był właśnie tym zagadnieniom, koncentrując się na możliwościach, jakie oferuje platforma Microsoft Power Platform w kontekście zaawansowanej robotyzacji i budowy inteligentnych stanowisk pracy.

Agenda webinaru obejmowała zarówno teoretyczne podstawy, jak i praktyczne demonstracje. Uczestnicy mieli okazję zapoznać się ze środowiskiem Power Platform, dowiedzieć się więcej o wyzwaniach związanych z technologiami automatyzacji, zobaczyć zastosowanie platformy w praktyce na przykładzie studium przypadku, a także poznać sposób zarządzania automatyzacjami na dużą skalę i możliwą ścieżkę wdrożenia technologii RPA w organizacji.

Artykuł powstał na podstawie webinaru. Jeśli wolisz obejrzeć, niż czytać – kliknij.  

Prelegenci webinaru

W spotkaniu udział wzięło trzech ekspertów: 

• Prof. SGH, dr hab. Andrzej Sobczak – ekspert w dziedzinie hiperautomatyzacji IT, którą zajmuje się od wielu lat. Propagator tej koncepcji w Polsce – zorganizował 5 konferencji jej poświęconych, a także redaguje serwis Robonomika.pl i jest założycielem społeczności Liderzy.AI. Kieruje Zakładem Zarządzania IT w SGH. Aktywnie działa na styku świata nauki i praktyki biznesowej,
• Michał Rok – od 17 lat specjalizuje się w automatyzacji pracy, z czego od 10 lat jest związany z Microsoftem, gdzie zaczynał jako architekt wdrożeń Dynamics 365. Obecnie ekspert Microsoft Power Platform. Doradza klientom w regionie EMEA, pomagając oceniać przydatność platformy,
• Piotr Kaczmarek – od ponad 18 lat rozwija współpracę z klientami, koncentrując się na identyfikacji procesów i wdrażaniu efektywnych rozwiązań IT. Współtwórca inicjatyw klastrowych – w 2009 roku został zaproszony do grona liderów klastra ICT na Pomorzu, skupiającego ok. 100 firm z branży.

Wprowadzenie do środowiska Power Platform

Webinar rozpoczął się od przedstawienia Microsoft Power Platform jako środowiska stworzonego do zaawansowanej robotyzacji i automatyzacji pracy. Podkreślono, że jest to platforma rozwijająca się w bardzo szybkim tempie, z ciągle pojawiającymi się nowymi modułami, funkcjonalnościami i konektorami. 

Jej najważniejszą cechą jest zdolność do łączenia różnych narzędzi Microsoftu oraz możliwość realizacji prac zarówno w chmurze, jak i bezpośrednio na komputerach, tworząc hybrydowe środowisko pracy.

Omówiono podstawowe składniki Power Platform:

• Power Apps – narzędzie low-code do szybkiego tworzenia aplikacji webowych i mobilnych, które mogą być wykorzystywane do digitalizacji i usprawniania procesów biznesowych,
• Power BI – uznawana za jedną z najlepszych platform Business Intelligence przez firmy analityczne jak Gartner, służąca do analizy danych i tworzenia interaktywnych raportów,
• Power Automate – narzędzie umożliwiające robotyzację procesów zarówno chmurowych, jak i desktopowych (RPA – Robotic Process Automation), w tym za pomocą modułu Power Automate Desktop,
• Power Virtual Agents – narzędzie do tworzenia wirtualnych agentów i chatbotów.

Wspomniano również o AI Builder – module sztucznej inteligencji, który rozszerza możliwości platformy o funkcje takie jak rozpoznawanie tekstu czy analizę danych.

Platforma Power Platform została zaprezentowana jako narzędzie, które – dzięki swojemu otwartemu charakterowi oraz możliwości integracji z innymi systemami – staje się centralnym elementem zestawu rozwiązań wspierających automatyzację.

Wyzwania, jakie obecnie stawiają klienci przed dostawcami technologicznymi. Analiza Prof. Andrzeja Sobczaka

Kolejnym punktem programu było wystąpienie profesora SGH doktora habilitowanego Andrzeja Sobczaka – eksperta łączącego świat nauki z praktyką biznesową w obszarze robotyzacji i automatyzacji. Omówił wyzwania stojące przed dostawcami technologii automatyzacji oraz kluczowe czynniki, na które klienci powinni zwrócić uwagę przy wyborze odpowiednich narzędzi.

Dlaczego wybór narzędzia jest istotnym zagadnieniem?

W swoim wystąpieniu Prof. Sobczak podkreślił znaczenie pojęcia hiperautomatyzacji, definiowanej jako połączenie szeregu narzędzi informatycznych – nie tylko klasycznego RPA, ale także API, BPM, chatbotów, voicebotów, OCR oraz elementów sztucznej inteligencji. Zauważył, że coraz częściej wykorzystywana jest sztuczna inteligencja Microsoft, która wspiera analizę danych, automatyczne wnioskowanie i interakcję z użytkownikami w czasie rzeczywistym.

Efektem hiperautomatyzacji jest stworzenie hybrydowego środowiska pracy o znacznie większym potencjale automatyzacji niż przy użyciu pojedynczych rozwiązań.

Zaznaczył, że rynek narzędzi do automatyzacji jest niezwykle bogaty, licząc około 130-140 kluczowych dostawców RPA na świecie. Ta mnogość rozwiązań może rodzić obawy u klientów i osób odpowiedzialnych za podjęcie decyzji.

Co warto uwzględnić, wybierając narzędzia do hiperautomatyzacji?

Według Profesora Sobczaka dyskusja o wyborze narzędzi powinna rozpoczynać się od rozmowy z biznesem, ponieważ automatyzacja to nie tylko technologia, ale także procesy i zmiana sposobu myślenia.

Profesor postawił tezę, że wdrażając automatyzację, firmy budują fundamenty cyfrowego biznesu. Coraz częściej automatyzacja wdrażana jest w modelu demokratycznym, inicjowanym przez działy biznesowe, co wymaga ich zaangażowania w proces wyboru narzędzi.

Prof. Sobczak wskazał na konieczność uwzględnienia dwóch kluczowych perspektyw przy wyborze narzędzi do automatyzacji:

1. Perspektywa organizacji:

• Zakres działania firmy – czy jest to firma międzynarodowa z narzuconymi globalnymi standardami, czy też struktura lokalna z pewną autonomią w wyborze narzędzi?
• Zakres automatyzacji – czy organizacja poszukuje rozwiązań do klasycznego RPA, czy też całego spektrum narzędzi do hiperautomatyzacji?
• Strategia rozwoju infrastruktury – czy automatyzacja ma być realizowana lokalnie (on-premise), czy w chmurze (cloud), co jest kluczowe zwłaszcza dla podmiotów finansowych?
• Zróżnicowanie dostawców – czy firma chce opierać się na rozwiązaniach jednego dostawcy technologicznego, czy dopuszcza wykorzystanie wielu narzędzi od różnych producentów, co może zwiększyć potencjał automatyzacji, ale rodzi wyzwania w zarządzaniu?

2. Perspektywa dostawcy narzędzi w kontekście organizacji klienta:

• Kompleksowość oferty – czy dostawca oferuje pojedyncze rozwiązanie, czy prezentuje całościową ofertę i ma możliwości wyboru rozwiązań, które można łatwo rozbudowywać i integrować z innymi rozwiązaniami, nawet jeśli w danym momencie nie wszystkie elementy są potrzebne? Czy dostarcza tylko narzędzie, czy platformę? 
• Pozycja dostawcy na rynku – czy jest to dostawca, który ma potencjał rozwojowy i nie grozi mu szybkie przejęcie, które mogłoby wpłynąć na politykę licencjonowania czy rozwój narzędzia?
• Wsparcie – dostępność informacji i aktywna społeczność użytkowników są prognostykiem łatwości nauki narzędzia, znalezienia specjalistów i rozwiązywania problemów. Silna społeczność oznacza, że użytkownik nie utknie w niszy.
• Partnerzy – dostępność i aktywność partnerów dostawcy na rynku lokalnym (w Polsce) są kluczowe dla szybkiego wsparcia technologicznego i licencjonowania.

Zamiast podsumowania

Prof. Sobczak wyraził głębokie przekonanie, że automatyzacja będzie się skalować. Sukces wdrożenia w dużej skali zależy od dojrzałości organizacji. 

Na zakończenie tej części rozmówcy podkreślili, że automatyzacja wspiera człowieka, a nie eliminuje go z pracy. Kreatywność, podejmowanie decyzji i myślenie systemowe pozostają domeną ludzi. 

Zarządzanie automatyzacją. Wystąpienie Piotra Kaczmarka

Kolejnym prelegentem był Piotr Kaczmarek, który zaprezentował rozwiązanie adresujące wyzwania związane ze skalowaniem automatyzacji – zarządzaniem nie pojedynczymi robotami, ale dziesiątkami czy setkami. 

Celem aplikacji jest scentralizowane zarządzanie automatyzacjami i robotami każdego rodzaju, rozwiązując problemy, które pojawiają się wraz ze wzrostem liczby wdrożonych robotów, takie jak modularność, testowanie i zarządzanie zadaniami.

Przykład ten doskonale wpisuje się w koncepcję low code development, pozwalając na szybkie wdrażanie funkcjonalnych rozwiązań przez użytkowników nietechnicznych.

Zaprezentował kluczowe funkcjonalności aplikacji:

1. modularność i używalność kodu – aplikacja pozwala na tworzenie i zarządzanie gotowymi modułami kodu, które mogą być wykorzystywane przez „citizen developerów” w ich własnych przepływach automatyzacji. IT może centralnie aktualizować te moduły, zapewniając spójność i łatwość utrzymania. Zaprezentował także przykład modułu do pobierania danych o zanieczyszczeniu powietrza,
2. automatyczne testy – aplikacja umożliwia administratorom IT monitorowanie codziennych automatycznych testów modułów, dzięki temu problemy są wykrywane wcześniej, co zapewnia stabilność środowiska automatyzacji. Ekspert zaprezentował dashboard pokazujący wyniki testów, identyfikujący moduły z błędami i wskazujący konkretne przypadki testowe wymagające uwagi,
3. zarządzanie zadaniami i kolejkami (work queue) – aplikacja wizualizuje zadania oczekujące na wykonanie przez roboty, agregowane w kolejkach pracy. Umożliwia monitorowanie statusu zadań i identyfikowanie tych, które zakończyły się niepowodzeniem (np. z powodu braku licencji, niedostępności aplikacji czy błędnych danych). Administrator może reagować na awarie – ponownie uruchamiać zadania, edytować błędne dane i umieszczać zadania z powrotem w kolejce. Możliwa jest integracja z Power Automate chmurowym w celu automatycznego powiadamiania o problemach z kolejką zadań.

Podkreślono, że sama aplikacja jest dostępna za darmo (wymaga jedynie licencji Power Apps do działania) i może być dowolnie rozbudowywana o dodatkowe funkcje. Stanowi przykład tego, jak Power Platform może być użyta nie tylko do automatyzacji procesów biznesowych, ale również do zarządzania samym środowiskiem automatyzacji.

Power Platform w akcji – case study zaprezentowane przez Michała Roka

Po teoretycznym wprowadzeniu Michał Rok, specjalista techniczny Microsoft, zaprezentował praktyczne zastosowanie Power Platform na przykładzie studium przypadku – automatyzacji procesu rozliczania wydatków i paragonów. Prezentacja miała na celu pokazanie, jak Power Platform może być wykorzystany przez osoby z działów biznesowych, często określane jako „mistrzowie Excela”, które potrzebują narzędzi do automatyzacji swojej pracy.

Scenariusz case study opierał się na problemie ręcznego rozliczania wydatków ponoszonych na rzecz klienta, które z powodu specyficznych wymagań (np. podział wydatków na konkretnych klientów/projekty) nie mogły być obsłużone przez standardowy system firmowy. Proces ten był uciążliwy – wymagał wysyłania paragonów mailem, tworzenia tabel w Excelu i ręcznego wprowadzania danych.

Ekspert pokazał, jak krok po kroku zbudować zautomatyzowany proces przy użyciu Power Platform:

1. Power Apps – stworzył aplikację mobilną i webową do rejestracji paragonów. Proces projektowania aplikacji przypomina pracę w PowerPoincie, a logikę definiuje się przy użyciu formuł podobnych do tych w Excelu,
2. AI Builder (w Power Apps) – zintegrował moduł AI Builder do automatycznego odczytywania danych z zeskanowanych paragonów (OCR). Wystarczyło wskazać obraz paragonu, a AI Builder automatycznie identyfikował i opisywał pola (np. kwota, nazwa sprzedawcy). Dane odczytane przez AI Builder zostały połączone z polami w aplikacji Power Apps za pomocą formuł,
3. dostępność aplikacji – aplikacja została udostępniona użytkownikom, a jej działanie zademonstrowane w środowisku Microsoft Teams (jako zakładka w kanale) oraz na telefonie komórkowym, pokazując łatwość skanowania paragonów bezpośrednio aparatem telefonu,
4. Power Automate (chmurowy) – utworzono przepływ automatyzacji, który uruchamiał proces akceptacji wydatku po dodaniu paragonu w aplikacji. Przepływ ten integrował się z Teams i Outlookiem, wysyłając powiadomienia do menedżera i umożliwiając akceptację bezpośrednio z tych aplikacji. Takie rozwiązanie znacząco redukuje liczbę maili potrzebnych do procesu akceptacji,
5. Power BI – dane dotyczące wydatków zbierane w procesie stały się automatycznie dostępne do analizy w raporcie Power BI. Zaprezentowano możliwość analizy danych według różnych wymiarów (np. projekt, miesiąc) oraz eksportu danych do Excela,
6. Power Automate Desktop (RPA) – aby zautomatyzować wprowadzanie danych z zaakceptowanych paragonów do systemu (którego standardowy system firmowy nie obsługiwał), wykorzystano Power Automate Desktop. Prowadzący pokazał, jak nagrać czynności użytkownika (np. kliknięcia, wprowadzanie danych w formularzu systemu). Nagrany scenariusz stał się „instrukcją obsługi” dla robota desktopowego,
7. połączenie – przepływ Power Automate (chmurowy) został skonfigurowany tak, aby po akceptacji wydatku uruchamiał odpowiedni scenariusz w Power Automate Desktop, który wprowadzał dane do systemu.

Ważnym aspektem poruszonym po demonstracji była kwestia zarządzania (Governance) aplikacjami i automatyzacjami Power Platform w skali organizacji. 

IT może monitorować tworzone aplikacje, identyfikować twórców, zapraszać ich na szkolenie Power Apps, zarządzać dostępem do źródeł danych i ustawiać polityki zapobiegające np. łączeniu się z niepożądanymi systemami. Prowadzący podkreślił, że Microsoft posiada klientów korzystających z platformy na skalę setek tysięcy pracowników, co świadczy o jej potencjale skalowalności.

W przeciwieństwie do niekontrolowanego korzystania z narzędzi takich jak Excel na dyskach sieciowych, Power Platform zapewnia działowi IT widoczność i kontrolę. 

Sesja pytań i odpowiedzi

W ostatniej części spotkania prelegenci odpowiadali na pytania zadawane przez uczestników webinaru na czacie. 

Czym różni się narzędzie zaprezentowane w ramach Power Platform od UiPath?

Trudno o bezpośrednie porównanie, ponieważ są to rozwiązania o zupełnie innej architekturze, choć często realizują podobne funkcjonalności. Wybór wymaga szczegółowej analizy procesów i potencjału klienta.

Czy odczytywanie danych z paragonów o różnych układach i walutach jest możliwe?

Tak. Dostępne są dwa narzędzia: uniwersalne, które można nauczyć rozpoznawania konkretnych typów dokumentów, oraz dedykowane do odczytywania paragonów, które zostało wytrenowane na setkach tysięcy paragonów z całego świata. W przypadku różnych walut można rozbudować automatyzację np. o pobieranie kursów walut i przeliczanie kwot.

Czy rozróżnienie na waluty to dodatkowy element warunkowania do napisania aplikacji ?

Tak, specyfiką aplikacji tworzonych na tego typu platformach jest to, że one nigdy nie powstają gotowe. Zawsze powstają w pierwszej, roboczej wersji, a potem są testowane przez ludzi, którzy przychodzą i mówią, co trzeba poprawić. Często nawet dopiero po kilkunastu literacjach aplikacja zaczyna nabierać cech użytkowych. 

Jaki jest koszt narzędzia ToolKit?

To aplikacja, którą można ściągnąć za darmo do PowerApps. Za to licencja za użytkownika PoweApps jest płatna.

Czy ten rodzaj OCR ma określone wymogi graficzne do możliwości odczytywania?

Jak w przypadku każdego rozwiązania OCR, jakość obrazu ma znaczenie. Można przetestować działanie narzędzia na własnych paragonach logując się do portalu Power Apps (ai.powerapps.com) i korzystając z sekcji AI Builder. Możliwe jest również stworzenie własnego modelu AI Builder wytrenowanego na konkretnych dokumentach.

Czy aplikację pokazywaną przez p. Michała można nazwać workflowem?

Można, bo zaczyna się ona od użytkownika, który coś robi, to potem przechodzi przez managera, który to akceptuje, wraca do kogoś, kto analizuje te dane, być może usuwa to, czego nie chcemy wysłać do klienta, a na koniec idzie do kogoś, kto automatyzuje podłączenie tego do systemu księgowego.

Czy narzędzie do odczytywania paragonów rozpoznaje pismo odręczne?

W momencie webinaru ten konkretny moduł AI Builder jeszcze nie obsługiwał pisma odręcznego, ale Microsoft pracuje nad tym i jest to kwestia miesięcy.

Czy narzędzie do odczytywania paragonów to AI Builder?

Tak, AI Builder to platforma i usługa Microsoftu, a odczytywanie paragonów to jeden z gotowych modeli AI dostępnych w ramach tej platformy. AI Builder zawiera kilkadziesiąt modeli do różnych zastosowań (np. analiza sentymentu, rozpoznawanie języka, odczytywanie dokumentów).

Czy w przypadku błędnego odczytania paragonu możliwe jest ręczne poprawienie danych?

Tak, to było jedno z założeń zaprezentowanej aplikacji. Użytkownik może ręcznie korygować dane przed wysłaniem do akceptacji, menedżer może je edytować podczas akceptacji, a osoba odpowiedzialna za analizę danych może poprawiać je w tabeli docelowej. Możliwe jest również zarządzanie uprawnieniami użytkowników w zakresie edycji danych.

Czy istnieją ograniczenia związane z zarządzaniem plikami w zaprezentowanym przypadku?

W zaprezentowanym case study dane z paragonów były odczytywane i przechowywane w chmurze, w tabelach danych, a nie w plikach takich jak Excel, co zmienia perspektywę zarządzania danymi.

Ile osób może korzystać z narzędzia Power Platform?

Potencjalnie tyle osób, ile posiada licencje Microsoft 365 w firmie, choć do korzystania z konkretnych aplikacji Power Apps wymagane są odpowiednie licencje Power Apps dla użytkowników.

Czy aplikacja stworzona przez jedną osobę i udostępniona wielu może być zarządzana i modyfikowana przez innych?

Tak. Twórca może dodać inne osoby jako współtwórców aplikacji. Dział IT również ma możliwość zarządzania dostępem i uprawnieniami do rozwoju aplikacji, co jest kluczowe przy skalowaniu i budowaniu większych zespołów rozwijających platformę.

Roadmapa wdrożenia RPA

Na zakończenie webinaru zaprezentowano potencjalną roadmapę, czyli sugerowaną ścieżkę, którą organizacje przechodzą, aby wdrożyć technologię RPA w swoich przedsiębiorstwach i instytucjach.

Proponowana droga obejmuje następujące, kluczowe etapy:

• identyfikacja procesów – rozpoczęcie od zidentyfikowania procesów nadających się do automatyzacji. Można do tego wykorzystać specjalistyczne narzędzia zbierające ślady cyfrowe w ramach systemów ERP, poprosić specjalistę o wykonanie process miningu, czy skorzystać z narzędzi, takich jak Process Advisor,
• weryfikacja zasobów – sprawdzenie posiadanych licencji Microsoft 365, ponieważ wiele narzędzi Power Platform może być już dostępnych w ramach istniejących pakietów,
• planowanie architektury rozwiązania – określenie, czy automatyzacja będzie realizowana lokalnie (np. na maszynach wirtualnych) czy w chmurze, co ma wpływ na wybór narzędzi i konfigurację środowiska,
• przygotowanie procesu automatyzacji – przeniesienie wiedzy o procesie do postaci cyfrowej i przygotowanie go do automatyzacji. Zaznaczono, że optymalizacja procesu może następować również w trakcie projektowania robota, a nie tylko jako oddzielny etap przed automatyzacją,
• pozyskanie lub budowa kompetencji – decyzja o tym, czy organizacja będzie polegać na wewnętrznych deweloperach i specjalistach, czy korzystać ze wsparcia zewnętrznego. Podkreślono, że wiele organizacji szkoli swoich pracowników, którzy stają się wewnętrznymi ekspertami ds. automatyzacji. Jednym z popularnych sposobów na rozwijanie tych umiejętności jest udział w dedykowanych programach, takich jak szkolenie Power Automate, które pozwalają szybko zdobyć praktyczne kompetencje w zakresie automatyzacji procesów.

Celem przejścia tej drogi jest stworzenie organizacji, w której powtarzalne, rutynowe procesy są realizowane przez roboty i automatyzacje, pozwalając ludziom skoncentrować się na pracy wymagającej kreatywności, podejmowania decyzji i kompetencji wyższego rzędu.

Podsumowanie spotkania

Webinar zaprezentował Microsoft Power Platform jako wszechstronne i dynamicznie rozwijające się środowisko do automatyzacji i robotyzacji procesów biznesowych. Omówiono nie tylko możliwości techniczne, ale także strategiczne wyzwania związane z wyborem i skalowaniem rozwiązań automatyzacyjnych, podkreślając znaczenie perspektywy biznesowej i organizacyjnej. 

Praktyczne case study i demonstracja narzędzia do zarządzania robotami pokazały realne zastosowania platformy i sposoby adresowania wyzwań związanych ze skalowaniem. Zaprezentowana roadmapa stanowi praktyczny przewodnik dla organizacji planujących lub rozszerzających swoje działania w obszarze RPA. Power Platform jawi się jako kluczowe narzędzie wspierające transformację cyfrową, umożliwiające tworzenie inteligentnych stanowisk pracy i uwalniające potencjał pracowników.