Jak wdrażając technologię RPA zautomatyzowaliśmy planowanie transportu i osiągnęliśmy natychmiastową weryfikację danych oraz większą punktualność dla Balticon?

W Balticon proces planowania transportu był obarczony błędami, kosztownymi opóźnieniami i dużą presją czasową. Dzięki wdrożeniu robota RPA zautomatyzowaliśmy jeden z najbardziej czasochłonnych i kluczowych etapów działania – weryfikację danych. W efekcie firma ograniczyła straty finansowe, uwolniła potencjał zespołu i znacząco podniosła jakość obsługi klienta. Poznaj kulisy transformacji cyfrowej, która odmieniła dział transportu i otworzyła drzwi do dalszej automatyzacji w całej organizacji.

Kim jest Balticon?

Balticon to firma notowana na GPW w Warszawie, od 30 lat prężnie działająca w branży logistycznej, oferująca obsługę ruchu kontenerowego na potrzeby armatorów morskich i spedytorów. Balticon sprzedaje i wynajmuje kontenery dla Klientów z różnych branż. Specjalnością firmy są nowoczesne kontenery chłodnicze.

Sytuacja początkowa

Sytuacja zastana w Balticon

Motywacja i przyczyna myślenia o automatyzacji procesów w Balticon sięga kilku lat wstecz, gdy firma stworzyła własny system informatyczny pomagający w zarządzaniu obsługą klienta oraz planowaniu transportu kontenerów i przesyłek. System ten potrzebuje wielu istotnych danych pochodzących od klientów i spedytorów. Niestety dostarczane dane często są mało precyzyjne i deklaratywne, a mimo to muszą jak najszybciej znaleźć się w systemie Balticon, aby można było zacząć estymować koszty związane z obsługą danego zlecenia i rozpocząć planowanie transportu. 

Kluczowym momentem w tym procesie jest weryfikacja deklaratywnych danych ze stanem faktycznym zaistniałym w porcie czy firmie spedycyjnej, a potem szybka aktualizacja informacji w systemie Balticon. Dotychczas etap ten był obsługiwany manualnie przez pracowników, co było zajęciem czasochłonnym, obarczonym błędami i uciążliwym ze względu na dynamikę wydarzeń, oczekiwanie na aktualizację informacji i wykonywanie w międzyczasie wielu innych zadań. Powodowało to backlogi w obsłudze procesu i sprawiało, że jego obsługa była nieefektywna, dlatego pojawiła się propozycja skorzystania ze wsparcia, jakie daje RPA automatyzacja.

Wyzwanie

Wyzwanie, przed jakim stanęła firma Balticon

Międzynarodowa logistyka kontenerowa to obszar pełen zmiennych, w którym jakość i czas reakcji decydują o efektywności całego procesu. Przed wdrożeniem automatyzacji dział transportu Balticon musiał stawić czoła wielu codziennym trudnościom, które wpływały nie tylko na komfort pracy zespołu, ale również na relacje z klientami oraz rentowność operacyjną. 

Wobec rosnącej liczby zadań i oczekiwań rynkowych dalszy rozwój bez wsparcia technologii stawał się coraz trudniejszy. To właśnie z tych wyzwań zrodziła się potrzeba transformacji – impuls do wdrożenia RPA, które nie tylko usprawniło pracę zespołu, ale otworzyło drzwi do automatyzacji kolejnych procesów.

Cele

Cele do zrealizowania 

Celem wdrożenia technologii RPA w Balticon było zwiększenie efektywności operacyjnej działu transportu poprzez eliminację błędów wynikających z ręcznej weryfikacji danych, przyspieszenie procesu planowania transportu oraz poprawa jakości obsługi klienta.

Firma dążyła do usprawnienia przepływu informacji między systemami, redukcji kosztów wynikających z pomyłek i nadgodzin, a także do uwolnienia zasobów ludzkich do bardziej strategicznych zadań. Kluczowym założeniem była szerzej zakrojona automatyzacja procesów biznesowych, której celem było zapewnienie większej stabilności harmonogramów oraz wzrost konkurencyjności dzięki szybszym decyzjom i precyzyjniejszym danym.

Rozwiązanie

Jak rozwiązaliśmy problem klienta?

Wdrożony w Balticon Robot pracuje w dziale transportu, weryfikuje poprawność danych w systemie. Porównuje dane z wewnętrznego systemu informatycznego z zewnętrznymi systemami dostawców, sprawdzając, czy kontenery, które mają być przetransportowane, są zgodne ze stanem faktycznym. Przed wdrożeniem Robota za taki proces odpowiadało 15 pracowników, a na późniejszym etapie procesu ok. 30 osób.

Robot zastępuje jeden z procesów wykonywanych przez Opiekunów Klienta – wyręcza ich w sprawdzaniu poprawności danych wprowadzanych do systemu. A co szczególnie ważne, działa prokliencko i wyprzedza działania człowieka, ponieważ część informacji pobiera z innych źródeł i pracownicy nie muszą dopytywać klientów o niezbędne dane, co sprawia, że współpraca z klientem staje się jeszcze bardziej komfortowa. Dodatkowo Robot wykonuje swoją pracę równie dobrze lub lepiej niż człowiek, ponieważ nie odczuwa presji czasu, dzięki czemu praktycznie jest nieomylny. To jeden z najbardziej widocznych efektów, jakie przyniosła automatyzacja firmy.

Wyniki

Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota

Balticon dzięki wdrożeniu robota RPA zyskał realne usprawnienie codziennych operacji w dziale transportu. Automatyzacja nie tylko skróciła czas reakcji i poprawiła jakość danych, ale też pozwoliła firmie ograniczyć koszty, zminimalizować liczbę błędów i poprawić komfort pracy zespołu.

Automatyzacja w Balticon nie była jednorazowym projektem – to punkt wyjścia do dalszej cyfrowej transformacji i robotyzacji kolejnych obszarów biznesowych.

Podsumowanie

Podsumowanie wdrożenia dla Balticon

Automatyzacja procesu pozwala na szybsze wykrywanie ewentualnych błędów, umożliwiając z kolei szybsze podejmowanie decyzji, korygowanie planu i mniejsze komplikacje w całym procesie transportowym. Ponieważ im szybciej pracownicy będą mieli dostępne od robota pełne dane na temat danego kontenera, tym szybciej będą mogli zaplanować transport i pracę kierowców, co skutkuje również wyższą punktualnością i jakością obsługi klienta zewnętrznego.

Dzięki zatrudnieniu robota organizacja zapobiega więc skutkom ewentualnych błędów, minimalizuje pomyłki w danych dotyczących kontenerów, a tym samym zapobiega generowaniu kosztów nadgodzin, zwiększonej ilości pracy dla planerów, konieczności zmian harmonogramów kierowców oraz minimalizuje straty finansowe wynikające z przestojów samochodów.

Zatrudnienie robota pozwoliło organizacji uwolnić czas i moce pracowników do działań bardziej zaawansowanych i znacząco poprawić komfort ich pracy. Wdrożenie technologii RPA i zatrudnienie robota ma tak wysoki impakt na organizację, że już identyfikowane są kolejne obszary do automatyzacji w dziale transportu. 

W tym celu przeprowadza się process discovery, który pozwala precyzyjnie zmapować powtarzalne czynności wymagające automatyzacji. A ponadto rozważana jest implementacja automatyzacji w innych działach, jak na przykład w dziale kadr i księgowości. Tym samym Balticon coraz śmielej podąża ścieżką transformacji cyfrowej w kierunku robotyzacji i automatyzacji procesów biznesowych.

Reasumując: automatyzacja przyniosła organizacji szereg konkretnych korzyści: wyższą jakość obsługi klienta zewnętrznego, natychmiastową weryfikację poprawności danych i wykrywanie anomalii w procesie, znaczący wzrost punktualności transportu, istotną poprawę komfortu pracy w dziale planowania, minimalizację strat finansowych dzięki lepszemu planowaniu, wyeliminowanie błędów ludzkich, wzrost konkurencyjności dzięki stabilności harmonogramu, realne wsparcie jednego robota dla pracy 15 opiekunów klienta, ograniczenie nadgodzin pracowników oraz redukcję konfliktowych zdarzeń w procesie planowania transportu.