Jak ELPLAST zautomatyzował dziesiątki tysięcy operacji wokół systemu ERP bez ingerencji w systemy IT

ELPLAST Europe zautomatyzował kluczowe procesy operacyjne realizowane wokół systemu ERP, wdrażając roboty RPA i aplikację low-code zaprojektowane i wdrożone przez PIRXON.

Zamiast kosztownej i ryzykownej przebudowy systemów IT firma przyjęła bardziej efektywne podejście – automatyzację procesów realizowanych pomiędzy różnymi systemami, z ERP jako centralnym punktem operacyjnym.

W efekcie powstała seria robotów RPA automatyzujących kilka procesów operacyjnych, które obsługują dziesiątki tysięcy operacji rocznie i pozwalają odzyskać kilkaset godzin pracy zespołów operacyjnych każdego roku.

To przykład podejścia do automatyzacji, które stosują nowoczesne organizacje produkcyjne – budowy ekosystemu automatyzacji wokół systemów ERP i innych systemów transakcyjnych.

Kim jest ELPLAST?

ELPLAST Group to producent zamknięć strunowych EL-ZIP® Press to Close, z ponad 40-letnim doświadczeniem w przetwórstwie tworzyw sztucznych oraz ponad 20-letnią historią produkcji zamknięć strunowych.

Firma działa globalnie – w 2024 roku wyprodukowała ponad 1,5 mln kilometrów zamknięć strunowych, obsługując ponad 1000 klientów w ponad 60 krajach na sześciu kontynentach.

Przy takiej skali działalności ogromne znaczenie ma nie tylko jakość produktu, ale także porządek w procesach operacyjnych i dokumentacji.

SYTUACJA POCZĄTKOWA

Sytuacja przed wdrożeniem

W wielu firmach produkcyjnych system ERP stanowi centrum operacyjne organizacji. W ELPLAST nie było inaczej – system ERP obsługiwał procesy logistyczne, sprzedażowe, finansowe i produkcyjne.

Przy skali działalności ELPLAST oznaczało to, że wiele codziennych czynności operacyjnych wymagało ręcznej pracy pracowników:

• pobierania dokumentów od przewoźników
• generowania dokumentów dostaw
• przygotowywania i wysyłania faktur
• przypisywania komunikatów celnych do dokumentów
• raportowania danych produkcyjnych

Każde z tych zadań było stosunkowo proste, ale wykonywane setki lub tysiące razy w roku.

W praktyce oznaczało to:

• przełączanie się między systemami
• ręczne wyszukiwanie dokumentów
• ręczne generowanie plików PDF
• wysyłanie wiadomości e-mail
• manualne uzupełnianie danych w systemie ERP

Procesy działały poprawnie, jednak wraz ze wzrostem liczby operacji logistycznych i produkcyjnych stawały się coraz bardziej czasochłonne i zwiększały ryzyko popełnienia błędów.

W środowisku produkcyjnym, gdzie każdego dnia obsługiwane są setki dokumentów logistycznych i sprzedażowych, nawet drobne czynności administracyjne zaczynają generować znaczące obciążenie operacyjne.

WYZWANIA

Wyzwania przed jakimi stanął ELPLAST

Największym wyzwaniem w ELPLAST nie był jeden duży proces, lecz duża skala drobnych czynności operacyjnych rozproszonych pomiędzy różnymi systemami – od ERP, przez skrzynki e-mail, aż po systemy partnerów logistycznych.

Industry insight

W wielu organizacjach produkcyjnych systemy ERP obsługują dziesiątki tysięcy powtarzalnych operacji administracyjnych rocznie. Bardzo często procesy te są automatyzowane przy użyciu technologii RPA (Robotic Process Automation), która pozwala robotom wykonywać operacje w systemach ERP i innych systemach transakcyjnych bez konieczności przebudowy istniejącej infrastruktury IT.

CELE

Cele wdrożenia

Celem projektu nie była jedynie automatyzacja pojedynczych czynności, lecz realna poprawa efektywności operacyjnej oraz zmiana sposobu pracy zespołów w obszarach logistycznych, sprzedażowych i produkcyjnych.

Kluczowe cele obejmowały:

• automatyzację wybranych procesów operacyjnych
• ograniczenie ręcznych czynności administracyjnych
• zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich
• zwiększenie przejrzystości procesów
• stworzenie rozwiązania możliwego do dalszego rozwoju

ELPLAST zdecydował się na podejście modułowe: automatyzację kilku procesów przy użyciu serii robotów RPA, które razem tworzą spójny system automatyzacji. Tak zbudowany ekosystem jest elastyczny, łatwy do rozwijania i otwarty na wykorzystanie kolejnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja (AI).

ROZWIĄZANIE

Seria robotów i aplikacja low-code

Aby zrealizować projekt automatyzacji procesów operacyjnych wokół systemu ERP, ELPLAST zdecydował się na współpracę z firmą PIRXON – ekspertem w obszarze inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych w obszarach produkcji, logistyki, sprzedaży czy finansów.

PIRXON specjalizuje się w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań automatyzujących procesy operacyjne w systemach ERP z wykorzystaniem technologii RPA (Robotic Process Automation), sztucznej inteligencji (AI) oraz aplikacji low-code budowanych w środowisku Microsoft Power Platform.

W projekcie dla ELPLAST zaprojektowano i wdrożono serię robotów RPA, które automatyzują kilka procesów operacyjnych.

Roboty wykonują operacje m.in. w:

• sytemie ERP
• skrzynce e-mail
• systemach partnerów logistycznych

Roboty działają jako cyfrowi użytkownicy systemu – wykonują operacje w interfejsie ERP, generują dokumenty oraz komunikują się z innymi systemami, dokładnie tak jak pracownicy.

Architektura rozwiązania została zaprojektowana w taki sposób, aby automatyzować procesy bez ingerencji w system ERP – roboty stanowią warstwę operacyjną działającą wokół istniejącej infrastruktury IT.

Dodatkowo rozwiązanie zostało rozszerzone o autorską aplikację low-code PIRXON Commander, dostosowaną do specyfiki procesów ELPLAST.

Aplikacja pełni rolę warstwy zarządzającej automatyzacją i umożliwia:

• monitorowanie zadań wykonywanych przez roboty RPA
• identyfikowanie i obsługę wyjątków procesowych
• uzupełnianie brakujących danych potrzebnych do wykonania automatyzacji
• konfigurację wybranych elementów procesu bez ingerencji w logikę robota

Dzięki temu ELPLAST zyskał nie tylko automatyzację procesów, ale również narzędzie do ich bieżącego zarządzania i rozwoju, co znacząco zwiększa elastyczność, skalowalność i bezpieczeństwo całego rozwiązania.

PROCESY

Jakie procesy zostały zautomatyzowane?

Obsługa dokumentów POD potwierdzających dostawę (logistyka)

Zautomatyzowano proces pozyskiwania i przypisywania dokumentów potwierdzających realizację dostaw do odpowiednich dokumentów w systemie ERP, eliminując ręczne monitorowanie i wyszukiwanie dokumentów.

Przygotowanie i wysyłka dokumentacji logistycznej (logistyka / obsługa klienta)

Zautomatyzowano generowanie oraz przygotowanie dokumentów związanych z realizacją dostaw, wraz z obsługą komunikacji wspierającej proces obsługi klienta.

Przygotowanie i dystrybucja faktur (finanse / sprzedaż)

Zautomatyzowano generowanie dokumentów sprzedażowych oraz ich przygotowanie do elektronicznej wysyłki do odbiorców.

Obsługa dokumentów i komunikatów compliance (logistyka / compliance)

Zautomatyzowano przetwarzanie dokumentów i komunikatów związanych z obsługą procesów logistycznych i compliance oraz ich przypisywanie do właściwych rekordów w systemie ERP.

Raportowanie danych produkcyjnych (produkcja)

Zautomatyzowano pobieranie, przetwarzanie i raportowanie danych produkcyjnych do systemu ERP po zakończeniu procesów operacyjnych.

Każdy robot generuje raport operacji oraz listę wyjątków wymagających weryfikacji użytkownika.

Dzięki temu rozwiązanie działa w modelu human-in-the-loop – pracownicy angażują się tylko w sytuacjach wymagających decyzji, a większość procesu realizowana jest automatycznie.

WYNIKI

* Skuteczność różni się w zależności od procesu i obejmuje operacje zakończone pełnym sukcesem automatycznym

W praktyce oznacza to, że zdecydowana większość operacji realizowana jest bez udziału człowieka, a pracownicy angażują się wyłącznie w sytuacje wymagające decyzji biznesowej.

Pozostałe operacje wymagające interwencji użytkownika wynikają głównie z tzw. wyjątków biznesowych tj. sytuacji, w których:

• brakuje danych w systemie źródłowym
• dokument nie jest jeszcze dostępny
• konieczna jest decyzja pracownika,

a nie z błędów technologii.

TECHNOLOGIE

Technologie wykorzystane w projekcie

Architektura rozwiązania została zaprojektowana w taki sposób, aby umożliwić automatyzację procesów operacyjnych bez ingerencji w system ERP.

Roboty RPA działają jako cyfrowi użytkownicy systemu – wykonują operacje w interfejsie ERP, generują dokumenty oraz komunikują się z innymi systemami organizacji, tworząc spójną warstwę automatyzacji wokół istniejącej infrastruktury IT.

W rozwiązaniu zastosowano technologie umożliwiające automatyzację procesów end-to-end w środowisku operacyjnym firmy.

• RPA (Robotic Process Automation) – automatyzacja operacji wykonywanych w systemach
• Microsoft Power Platform / Power Automate – środowisko budowy i orkiestracji robotów
• ERP – główny system transakcyjny organizacji
• PIRXON Commander (aplikacja low-code) – warstwa zarządzania automatyzacją i obsługi wyjątków biznesowych
• automatyczne generowanie dokumentów PDF
• integracja z pocztą elektroniczną (Outlook)
• baza danych do monitorowania procesów i raportowania pracy robotów

Takie podejście pozwala automatyzować procesy ERP bez konieczności budowania integracji API.

PODSUMOWANIE

Podsumowanie wdrożenia serii robotów i aplikacji low-code

Projekt w ELPLAST pokazuje, że skuteczna automatyzacja procesów ERP nie musi oznaczać kosztownej i ryzykownej transformacji systemów IT.

Zamiast przebudowy infrastruktury technologicznej firma postawiła na budowę systemu automatyzacji wokół istniejącego ERP, wdrażając serię robotów RPA, które stopniowo przejmują powtarzalne procesy operacyjne.

Takie podejście pozwala:

• rozpocząć automatyzację przy niższej barierze inwestycyjnej
• osiągać szybkie efekty biznesowe
• zachować stabilność i bezpieczeństwo systemów IT
• budować skalowalny fundament pod dalszą automatyzację i rozwój AI

W efekcie ELPLAST stworzył spójny ekosystem automatyzacji, który obejmuje kluczowe obszary działalności – od logistyki i sprzedaży, przez finanse, aż po produkcję.

Projekt pokazuje, że największą wartość przynosi nie pojedynczy robot, lecz model automatyzacji rozwijany etapami, który rośnie razem z organizacją i odpowiada na jej zmieniające się potrzeby.

Takie podejście stanowi dziś jeden z najbardziej efektywnych modeli wdrażania automatyzacji w organizacjach.

PIRXON specjalizuje się w projektowaniu i wdrażaniu tego typu rozwiązań, łącząc technologie RPA, AI oraz low-code w spójne systemy automatyzacji procesów biznesowych wokół ERP.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy automatyzacja procesów ERP wymaga integracji API?

Często nie. W wielu przypadkach RPA automatyzuje procesy poprzez interakcję z interfejsem użytkownika systemów, bez konieczności budowania integracji API. Dzięki temu automatyzację można wdrożyć również w środowiskach, w których integracje systemowe są trudne lub kosztowne do zrealizowania.

Jakie procesy w logistyce można automatyzować w systemach ERP?

Technologie takie jak RPA (Robotic Process Automation) pozwalają automatyzować wiele powtarzalnych procesów operacyjnych w logistyce i sprzedaży. Oprócz pobierania dokumentów POD firmy często automatyzują m.in.:

• archiwizację dokumentów transportowych
• integrację danych pomiędzy systemami ERP i portalami przewoźników
• przygotowywanie i wysyłkę dokumentów sprzedażowych
• obsługę komunikatów celnych

Automatyzacja procesu logistycznego pozwala usprawnić procesy operacyjne, ograniczyć błędy w dokumentacji oraz zwiększyć efektywność pracy zespołów operacyjnych.

Kto w Polsce wdraża rozwiązania RPA oparte na Microsoft Power Platform?

Rozwiązania RPA oparte na Microsoft Power Platform wdrażają firmy specjalizujące się w automatyzacji procesów biznesowych. PIRXON jest zespołem specjalizującym się w inteligentnej automatyzacji procesów z wykorzystaniem technologii RPA, low-code i sztucznej inteligencji (AI) w środowisku Microsoft Power Platform, pomagając organizacjom automatyzować procesy operacyjne w systemach ERP, logistyce, produkcji i sprzedaży.

W projektach PIRXON – takich jak wdrożenie w ELPLAST – roboty RPA w połączeniu z aplikacjami low-code automatyzują m.in. obsługę dokumentów logistycznych, integrację danych pomiędzy systemami oraz eliminują ręczne czynności administracyjne.

Czym jest aplikacja low-code PIRXON Commander i jak wspiera automatyzację procesów biznesowych?

PIRXON Commander to aplikacja zarządzająca pracą robotów RPA, zbudowana w środowisku Microsoft Power Platform. Narzędzie to – aplikacja low-code – pełni rolę centralnego miejsca do monitorowania automatyzacji, zarządzania zadaniami robotów oraz obsługi wyjątków biznesowych. W praktyce aplikacja umożliwia m.in.:

• Monitorowanie zadań wykonywanych przez roboty RPA
• Identyfikowanie i obsługę wyjątków procesowych,
• Uzupełnianie brakujących danych potrzebnych do wykonania automatyzacji,
• Konfigurację wybranych elementów procesu bez ingerencji w logikę robota

Dzięki temu organizacja może utrzymywać i rozwijać automatyzację procesów biznesowych w sposób bardziej elastyczny i przejrzysty, a pracownicy mogą reagować tylko na sytuacje wymagające interwencji.