Automatyzacja księgowości w systemach ERP (np. SAP) jest dziś standardem w średnich i dużych organizacjach. Elektroniczny obieg dokumentów, workflow akceptacyjne i zintegrowane moduły finansowe sprawiają wrażenie, że proces księgowania faktur jest w pełni zautomatyzowany.
W praktyce jednak wiele firm doświadcza zjawiska, które nazywamy pozorną automatyzacją.
Proces formalnie działa w systemie ERP, ale po stronie użytkownika nadal występują dziesiątki ręcznych operacji: przełączanie ekranów, potwierdzanie zapisów, techniczna weryfikacja księgowań czy manualne przejścia między modułami.
Na podstawie analizy rzeczywistego procesu księgowego u jednego z naszych klientów sprawdziliśmy, ile pracy ręcznej kryje się w „zautomatyzowanym” środowisku ERP.
Wyniki mogą zaskakiwać.
Dla organizacji oznacza to realny, często niewidoczny koszt operacyjny w obszarze finansów.
112 kliknięć w procesie księgowania jednej faktury
W analizowanym przypadku księgowanie faktury zakupowej z jedną pozycją w systemie ERP (SAP + workflow) wymagało nawet 112 kliknięć.
Co istotne, proces dotyczył dużej organizacji i standardowego środowiska finansowego.
Z całkowitej liczby kliknięć:
- 68–99 dotyczy pracy merytorycznej (weryfikacja, decyzja księgowa),
- 44 to czynności czysto techniczne wykonywane już po podjęciu decyzji.
I to właśnie te 44 kliknięcia są kluczowe z punktu widzenia optymalizacji procesu i automatyzacji księgowości.
Gdzie kończy się praca księgowego, a zaczyna koszt operacyjny?
Po zakończeniu analizy merytorycznej i podjęciu decyzji księgowej proces nadal wymaga kilkudziesięciu operacji technicznych.
Nie są to działania wymagające wiedzy eksperckiej.
Nie są to decyzje finansowe.
Nie zwiększają kontroli wewnętrznej.
To powtarzalne czynności systemowe.
Pozorna automatyzacja polega właśnie na tym, że proces formalnie jest „w systemie”, ale operacyjnie nadal zależy od ręcznego wykonywania czynności.
W skali jednej faktury różnica może wydawać się niewielka.
W skali roku – przestaje być marginalna.
Ile kosztują techniczne kliknięcia w skali roku?
Przy założeniu:
- średniej / dużej organizacji,
- zespołu 5 księgowych,
- wolumenu ok. 1 000 faktur miesięcznie na osobę,
czynności techniczne po decyzji księgowej mogą generować:
- ok. 2200 godzin pracy rocznie,
- ekwiwalent ok. 1 FTE,
- nawet ~130 000 PLN rocznie.
To koszt operacyjny, który nie wynika z zasad księgowych ani wymogów kontrolnych, lecz z konstrukcji procesu.
To pokazuje, że automatyzacja księgowości powinna obejmować nie tylko workflow, ale również techniczne etapy procesu.
Dlaczego automatyzacja księgowości w ERP nie zawsze eliminuje ręczne operacje?
System ERP porządkuje dane, zapewnia kontrolę i zgodność z regulacjami.
Nie zawsze jednak eliminuje wszystkie czynności techniczne po stronie użytkownika.
Rzeczywista automatyzacja procesów księgowych powinna:
- oddzielać decyzję od operacji technicznej,
- eliminować ręczne przejścia między ekranami,
- automatyzować kroki niewymagające wiedzy eksperckiej.
Jak podejść do realnej automatyzacji księgowości?
Rozwiązania klasy RPA (Robotic Process Automation) oraz narzędzia low-code, takie jak Power Apps, pozwalają automatyzować techniczne etapy procesu po podjęciu decyzji księgowej.
Co istotne:
- bez ingerencji w logikę ERP,
- bez zmiany zasad księgowych,
- bez ryzyka dla kontroli finansowej.
Automatyzacja kroków 4–5 (technicznych) nie zastępuje księgowego.
Pozwala mu skupić się na pracy merytorycznej.
Podsumowanie – czy Twoja automatyzacja jest rzeczywista?
Automatyzacja księgowości ma sens tylko wtedy, gdy eliminuje czynności, które nie tworzą wartości. Pozorna automatyzacja to jedno z najczęstszych wyzwań w obszarze finansów i księgowości. System działa, workflow funkcjonuje, a mimo to znacząca część czasu zespołu przeznaczana jest na czynności techniczne.
Warto zadać sobie pytanie:
- Ile kliknięć wykonuje użytkownik po podjęciu decyzji?
- Ile z nich generuje wartość?
- Ile z nich to czysty koszt operacyjny?
Jeśli chcesz sprawdzić, ile „ukrytych kliknięć” występuje w Twoim procesie księgowym i jaki jest ich realny koszt — skontaktuj się z nami. Przeanalizujemy proces i pokażemy, gdzie możliwa jest rzeczywista optymalizacja.
Bo automatyzacja powinna redukować koszt.
Nie tylko przenosić go w inne miejsce.
Infografika “Pozorna automatyzacja”
Pobierz plikFAQ – najczęstsze pytania o automatyzację księgowości
Czy automatyzacja księgowości w systemach klasy ERP oznacza pełną eliminację pracy ręcznej?
Nie zawsze. W wielu organizacjach automatyzacja księgowości obejmuje workflow i obieg dokumentów, ale nie eliminuje wszystkich czynności technicznych wykonywanych po decyzji księgowej.
Czym różni się automatyzacja księgowości od robotyzacji procesów biznesowych?
Automatyzacja księgowości w systemie ERP porządkuje dane i proces. Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) pozwala automatyzować konkretne, powtarzalne czynności systemowe.
Czy RPA w księgowości wymaga zmian w systemie ERP?
Nie. RPA w księgowości działa na poziomie interfejsu użytkownika i nie wymaga modyfikowania logiki systemu.
