Automatyzacja procesów ERP oraz procesów realizowanych w innych systemach i kanałach operacyjnych, z wykorzystaniem RPA, AI i rozwiązań low-code, pozwala usprawnić działania składające się na jeden spójny proces biznesowy.
W efekcie oznacza to możliwość automatyzacji procesów bez konieczności przebudowy, modernizacji czy wymiany samego systemu ERP.
Dzięki takiemu podejściu organizacje mogą:
- ograniczyć pracę manualną w wybranych procesach nawet o 70–90%
- automatyzować operacje bez ingerencji w istniejące systemy ERP
- osiągać szybkie efekty bez wieloletnich projektów transformacyjnych
W jednym z projektów zrealizowanych przez PIRXON firma produkcyjna zautomatyzowała ponad 22 000 operacji rocznie, odzyskując ponad 600 godzin pracy zespołów operacyjnych.
Czym jest automatyzacja procesów ERP i procesów powiązanych?
Automatyzacja procesów ERP i procesów powiązanych to wykorzystanie technologii takich jak RPA (Robotic Process Automation), aplikacji low-code i sztucznej inteligenci (AI) do automatyzowania operacji realizowanych częściowo w systemie ERP, a częściowo w innych narzędziach, systemach i kanałach.
W praktyce procesy te obejmują:
- system ERP
- pocztę elektroniczną
- pliki PDF i inne dokumenty
- portale partnerów logistycznych
- inne systemy zewnętrzne
Dzięki temu możliwe jest automatyzowanie całych procesów biznesowych, a nie tylko pojedynczych operacji w jednym systemie.
Co oznacza automatyzacja ERP bez transformacji IT?
Automatyzacja ERP bez transformacji IT oznacza wdrażanie robotów RPA, które działają w istniejących systemach bez konieczności ich przebudowy lub migracji.
W rzeczywistości oznacza to, że:
- nie trzeba zmieniać systemu ERP
- nie trzeba budować nowych integracji systemowych
- automatyzacja powstaje wokół istniejącej infrastruktury
- wdrożenia są szybsze i mniej ryzykowne
Warto jednak pamiętać, że automatyzacja wymaga odpowiedniego zaprojektowania – obejmuje analizę procesów, logikę działania robotów, obsługę wyjątków oraz monitoring. Działania takie są realizowane w ramach projektów automatyzacyjnych przez zespoły takie jak PIRXON, dzięki czemu organizacja nie musi budować tych kompetencji samodzielnie.
Dlaczego automatyzacja procesów ERP bywa trudna?
Systemy ERP stanowią centrum operacyjne większości organizacji i obsługują kluczowe obszary działalności:
- sprzedaż
- logistykę
- finanse
- produkcję
- gospodarkę magazynową
Jednocześnie wiele operacji nadal wykonywanych jest manualnie:
- generowanie dokumentów
- wysyłanie faktur
- przypisywanie dokumentów logistycznych
- pobieranie danych z systemów partnerów
- raportowanie danych operacyjnych
Problem nie wynika ze złożoności tych operacji, lecz z ich skali oraz powtarzalności.
Jakie procesy ERP i w innych systemach oraz narzędziach można automatyzować?
Najczęściej automatyzowane procesy to:
- generowanie i wysyłka faktur
- obsługa dokumentów logistycznych (POD, WZ, CMR)
- raportowanie operacyjne i produkcyjne
- przypisywanie dokumentów do transakcji
- pobieranie danych z systemów partnerów
- aktualizacja danych i statusów w ERP
Największy potencjał mają procesy o wysokim wolumenie i powtarzalnym przebiegu.
Case study: automatyzacja procesów ERP i procesów powiązanych w firmie produkcyjnej
Międzynarodowa firma produkcyjna z branży przetwórstwa tworzyw sztucznych zdecydowała się na automatyzację wybranych procesów operacyjnych wykonywanych w systemie ERP oraz poza nim.
Zamiast jednego dużego projektu transformacyjnego wybrano podejście oparte na wdrożeniu wielu robotów RPA, które automatyzują codzienne operacje.
Powstało rozwiązanie obejmujące:
- 6 robotów RPA
- 5 zautomatyzowanych procesów
- automatyzację operacji w logistyce, sprzedaży, finansach i produkcji
Roboty obsługują m.in.:
- pobieranie dokumentów POD od przewoźników
- generowanie dokumentów dostawy
- przygotowanie i wysyłkę faktur
- obsługę komunikatów celnych
- raportowanie danych produkcyjnych
Efekty wdrożenia:
- 22 000+ operacji rocznie
- ponad 600 godzin odzyskanej pracy rocznie
W praktyce oznacza to nie tylko oszczędność czasu, ale także większą przewidywalność operacji, mniejsze obciążenie zespołów oraz łatwiejsze skalowanie procesów.
Dlaczego wdrożenie wielu robotów RPA jest skuteczniejsze od jednego?
W wielu organizacjach największą wartość biznesową przynosi nie pojedynczy robot, lecz system automatyzacji składający się z wielu robotów.
Model automatyzacji oparty na wielu robotach RPA pozwala:
- automatyzować wiele mniejszych procesów jednocześnie
- szybciej osiągać pierwsze efekty biznesowe
- ograniczać ryzyko wdrożenia
- rozwijać automatyzację etapami
Zamiast jednego dużego projektu powstaje skalowalny ekosystem automatyzacji wokół ERP.
RPA a integracje systemowe – kiedy które podejście ma sens?
RPA nie zastępuje integracji systemowej w każdym przypadku.
Integracje API są lepszym rozwiązaniem, gdy:
- systemy posiadają stabilne i dostępne interfejsy
- procesy są w pełni cyfrowe i ustandaryzowane
Z kolei RPA sprawdza się najlepiej, gdy:
- proces obejmuje wiele systemów i narzędzi
- występują portale, e-maile i dokumenty PDF
- brak jest integracji lub ich wdrożenie byłoby kosztowne
- potrzebne jest szybkie wdrożenie
W praktyce wiele organizacji łączy oba podejścia.
Obsługa wyjątków – klucz do skutecznej automatyzacji
W rzeczywistych procesach operacyjnych nie wszystkie przypadki przebiegają według jednego schematu.
Pojawiają się sytuacje takie jak:
- brak danych
- błędne dokumenty
- zmiany w systemach zewnętrznych
- niezgodności danych
Dlatego skuteczna automatyzacja wymaga zaprojektowania obsługi wyjątków.
W dobrze zaprojektowanym modelu:
- robot obsługuje standardowe przypadki
- wyjątki są przekazywane do weryfikacji użytkownika
- system raportuje błędy i statusy operacji
Jak PIRXON projektuje automatyzację procesów ERP i procesów powiązanych
PIRXON w zależności od gotowości organizacji, wdraża pojedyncze roboty lub realizuje automatyzację w modelu systemu wielu robotów RPA, który pozwala firmom rozwijać automatyzację stopniowo.
W projektach wykorzystywane są również:
- sztuczna inteligencja (AI)
- rozwiązania low-code (Microsoft Power Platform)
Automatyzacje integrują się z systemami ERP (SAP, TETA, ProAlpha) bez ingerencji w ich architekturę.
Takie podejście pozwala firmom:
- automatyzować procesy logistyczne i finansowe
- usprawniać operacje sprzedażowe
- poprawiać jakość danych
- budować skalowalny system automatyzacji
Jak wybrać proces do automatyzacji?
Najlepszym kandydatem do automatyzacji nie jest proces najbardziej złożony, lecz taki, który:
- ma wysoki wolumen
- posiada stabilne reguły
- wykorzystuje ustrukturyzowane dane
- ma ograniczoną liczbę wyjątków
- jest powtarzalny
Takie procesy pozwalają szybko osiągnąć widoczne efekty biznesowe.
Jak zacząć automatyzację procesów ERP i procesów powiązanych?
Automatyzację najlepiej rozpocząć od analizy procesów biznesowych wykonywanych wokół systemu ERP.
Typowy proces wdrożenia obejmuje:
- identyfikację procesów o największym wolumenie
- analizę kroków i reguł biznesowych
- wybór procesów do automatyzacji
- wdrożenie robotów RPA
- monitoring i rozwój rozwiązania
Pierwsze efekty są często widoczne w ciągu kilku tygodni.
Najważniejsze wnioski
Automatyzacja procesów ERP nie wymaga kosztownej transformacji systemów IT ani przebudowy samego systemu.
Wykorzystanie rozwiązania z wieloma robotami RPA pozwala automatyzować tysiące operacji rocznie i znacząco zwiększać efektywność pracy zespołów operacyjnych.
Podejście oparte na stopniowej automatyzacji umożliwia szybkie osiąganie efektów oraz budowę skalowalnego systemu automatyzacji.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów ERP z wykorzystaniem RPA, aplikacji low-code i AI to jedno z najbardziej efektywnych podejść do poprawy efektywności operacyjnej bez kosztownej transformacji systemów IT.
Zamiast przebudowy systemów organizacje mogą budować wiele robotów RPA, które stopniowo przejmują powtarzalne operacje i tworzą skalowalny system automatyzacji.
To podejście pozwala firmom szybciej osiągać efekty biznesowe, ograniczać ryzyko i rozwijać automatyzację w sposób kontrolowany.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy automatyzacja ERP wymaga zmiany systemu?
Nie. RPA pozwala automatyzować procesy bez przebudowy systemu ERP.
Jak działa robot RPA w ERP?
Robot wykonuje operacje podobnie jak użytkownik – przetwarza dane, generuje dokumenty i komunikuje się z innymi systemami.
Jakie procesy warto automatyzować?
Procesy powtarzalne, wykonywane w dużej skali i oparte na danych.
Czy automatyzacja ERP jest opłacalna?
W dobrze dobranych procesach pozwala znacząco ograniczyć pracę manualną i zwiększyć efektywność operacyjną.
