Microsoft Automation Kit – darmowe narzędzia do zarządzania i skalowania automatyzacji Power Automate.

Spotkanie, prowadzone przez prezesa zarządu firmy PIRXON, Bartosza Sobolewskiego, skupiło się na przedstawieniu Microsoft Automation Kit jako narzędzia do zarządzania i skalowania automatyzacji w Power Automate. 

Agenda spotkania obejmowała prezentację istoty Automation Kit, omówienie jego roli we wspieraniu strategii robotyzacji i przyspieszaniu wdrażania automatyzacji w firmach, wyjaśnienie mechanizmu liczenia zwrotu z inwestycji (ROI), demonstrację działania narzędzia na żywo oraz sesję pytań i odpowiedzi.

Artykuł powstał na podstawie webinaru. Jeśli wolisz obejrzeć, niż czytać – kliknij. 

Czym jest Microsoft Automation Kit?

Microsoft Automation Kit to zestaw narzędzi opartych na aplikacjach stworzonych w ramach platformy Microsoft Power Platform. Wykorzystuje aplikacje Power Apps, przepływy Power Automate oraz przechowuje dane w Dataverse – wszystkie te komponenty służą do zarządzania chmurą Microsoftu. 

Głównym celem tego zestawu narzędzi jest zarządzanie całym cyklem automatyzacji, począwszy od zgłoszenia pomysłu, poprzez wdrożenie, aż po monitorowanie i analizę biznesowej efektywności, w tym zwrotu z inwestycji.

Narzędzie to jest stosunkowo nowe, z regularnymi, comiesięcznymi aktualizacjami, co sugeruje jego dynamiczny rozwój. Bardzo ważne jest to, że Microsoft Automation Kit jest rozwiązaniem darmowym pod względem możliwości pobrania i zainstalowania w środowisku Microsoft. Nie są potrzebne dodatkowe licencje na samo narzędzie. Rozwiązanie to jest przygotowane z myślą o standardach korporacyjnych, zapewniając sprawne zarządzanie, bezpieczeństwo danych oraz monitorowanie robotów i procesów.

Komponenty Microsoft Automation Kit

Bartosz Sobolewski wyjaśnił, że Automation Kit składa się z kilku głównych komponentów, które wspólnie tworzą kompleksowe środowisko do zarządzania automatyzacją:

• Automation Center – jest to centralny panel administracyjny rozwiązania. Umożliwia konfigurację środowiska, nadawanie uprawnień, przypisywanie użytkowników do ról, konfigurowanie środowisk, w których monitorowane będą procesy, a także ustawianie biznesowych celów automatyzacji. Służy jako główne miejsce do przeglądania i edycji ustawień dla zaawansowanych użytkowników,
• Automation Project – aplikacja, również zbudowana w Power Apps, jest przeznaczona dla użytkowników końcowych. Pozwala pracownikom firmy na zgłaszanie pomysłów na automatyzację procesów na ich stanowiskach. Aplikacja działa zarówno w przeglądarce, jak i na urządzeniach mobilnych. Użytkownicy mogą podać krótki opis pomysłu, współczynniki pomocne w oszacowaniu zasadności automatyzacji, a następnie wysłać zgłoszenie do akceptacji przez wyznaczone osoby. Aplikacja zapewnia natychmiastową informację zwrotną dotyczącą zakwalifikowania pomysłu, ewentualnie z komentarzem,
• Solution Manager – jest to narzędzie dla deweloperów (zarówno citizen, jak i profesjonalnych), którzy tworzą automatyzacje. W tej aplikacji zgłaszają oni swoje gotowe rozwiązania do monitorowania przez Automation Kit. Wskazują, gdzie znajduje się rozwiązanie i które procesy powinny być monitorowane. Na podstawie liczby uruchomień i efektów pracy, Automation Kit zlicza osiągnięte cele biznesowe,
• Dashboard w Power BI – menadżerowie i osoby zarządzające mają dostęp do rozbudowanego dashboardu w aplikacji Power BI, który pozwala przeglądać zgromadzone dane i monitorować różne wskaźniki dotyczące automatyzacji. 

Wymagania systemowe

Mimo że samo narzędzie Automation Kit jest darmowe, jego działanie wymaga posiadania odpowiednich subskrypcji Microsoftu. Niezbędne są subskrypcje na:

• Microsoft 365  – wykorzystywane m.in. do wysyłania powiadomień,
• Power Automate – umożliwia monitorowanie i wykonywanie procesów automatyzacji,
• Power Apps – niezbędne dla użytkowników korzystających z aplikacji Automation Project i Solution Manager. Model subskrypcji (na użytkownika lub na aplikację) powinien być dobrany do potrzeb organizacji,
• Power BI – wymagany dla użytkowników przeglądających dashboardy i monitorujących wskaźniki.

Koncepcja techniczna – środowiska centralne i satelitarne

Techniczna koncepcja Automation Kit opiera się na modelu środowisk. Główna aplikacja zarządzająca całym Automation Kit i robotyzacją jest zainstalowana w jednym, centralnym środowisku Power Platform. 

To środowisko główne służy do zbierania wszystkich danych. Natomiast w tzw. środowiskach satelitarnych (produkcyjnych), gdzie faktycznie działają roboty i przepływy, instaluje się rozwiązanie odpowiedzialne za przesyłanie danych do środowiska głównego. Działanie to można porównać do agentów instalowanych w środowiskach produkcyjnych, którzy odpowiadają za transmisję danych.

Wsparcie dla strategii robotyzacji

Prowadzący wyjaśnił, że Microsoft Automation Kit aktywnie wspiera wdrażanie i skalowanie strategii robotyzacji w firmie. Proces, zaimplementowany w narzędziu, obejmuje następujące etapy i role:

1. definiowanie celów – zarząd organizacji wyznacza cele strategiczne dla robotyzacji (np. redukcja kosztów o określony procent). Te cele mogą być wprowadzone do Automation Kit, co pozwala monitorować ich realizację i raportować postępy zarządowi,
2. zgłaszanie pomysłów – właściciele procesów lub inni pracownicy zgłaszają pomysły na automatyzację, korzystając z aplikacji Automation Project. W zgłoszeniu podają kluczowe wskaźniki i mierniki procesu (częstotliwość, skomplikowanie, powiązane pliki), które pomagają ocenić potencjał automatyzacji,
3. ocena i akceptacja – Centrum Doskonałości Automatyzacji (CoE – Center of Excellence) lub wyznaczone osoby oceniają zgłoszenia. Na podstawie wskaźników i oceny technicznej CoE podejmuje decyzję o zatwierdzeniu lub odrzuceniu pomysłu, często z komentarzem,
4. implementacja i standardy – gdy pomysł zostanie zatwierdzony, przedstawiciel CoE przypisuje go do odpowiedniego środowiska i przekazuje standardy automatyzacji deweloperowi,
5. tworzenie rozwiązania – deweloper (citizen lub profesjonalny) programuje robota lub przepływ automatyzujący proces, korzystając z Power Automate i innych narzędzi Power Platform,
6. testowanie i weryfikacja – Centrum Automatyzacji odpowiada za testowanie stworzonego rozwiązania, sprawdzając jego zgodność ze standardami i wymogami bezpieczeństwa,
7. zgłoszenie do monitorowania – po pomyślnym przetestowaniu, deweloper zgłasza rozwiązanie do monitorowania przez Automation Kit, korzystając z Solution Manager. Rozwiązanie jest przypisywane do wcześniej zatwierdzonego projektu,
8. uruchomienie i monitorowanie – zgłoszone procesy są uruchamiane w środowiskach produkcyjnych. Automation Kit monitoruje ich działanie, zbiera dane o uruchomieniach (sukces/błąd), czasie trwania i osiągniętych celach biznesowych,
9. analiza i optymalizacja – wszystkie zgromadzone dane są dostępne w dashboardzie Power BI, co pozwala wszystkim zaangażowanym stronom monitorować funkcjonowanie automatyzacji, sprawdzać realizację celów i identyfikować obszary do ulepszeń.

Model ten ma na celu przyspieszenie popularyzacji automatyzacji w firmie, dając każdemu pracownikowi możliwość zgłaszania pomysłów i otrzymywania informacji zwrotnej, co jest istotne dla komunikacji i zaangażowania.

Liczenie zwrotu z inwestycji (ROI)

Prowadzący wyjaśnił, że jedną z kluczowych funkcji Microsoft Automation Kit jest wspieranie kalkulacji zwrotu z inwestycji (ROI). System opiera się na analizie całkowitego rocznego kosztu realizacji danego procesu przez ludzi. Składa się na niego koszt wykonania procesu oraz ewentualnej naprawy błędów popełnionych przez ludzi.

Koszt realizacji procesu przez ludzi jest obliczany na podstawie częstotliwości wykonywania procesu, czasu poświęcanego przez osobę na jego wykonanie, stawki godzinowej lub minutowej danej osoby oraz liczby etatów zaangażowanych w proces. 

Koszt naprawy błędów ludzkich jest obliczany podobnie, ale z uwzględnieniem częstotliwości występowania błędów i czasu potrzebnego na ich naprawę.

Gdy proces zostanie zautomatyzowany, Automation Kit liczy „uzysk” z automatyzacji. Uzysk z pojedynczego uruchomienia robota, które zakończyło się sukcesem, jest równy kosztowi, jaki wcześniej ponosiła firma, gdy proces był wykonywany przez człowieka. 

Jeśli uruchomienie robota zakończy się błędem, od potencjalnego uzysku odejmowany jest koszt naprawy tego błędu przez człowieka. W ten sposób system śledzi rzeczywiste oszczędności lub uzyskane benefity.

W narzędziu można również wstępnie ocenić potencjał automatyzacji zgłaszanego pomysłu, przyznając punkty na podstawie takich wskaźników jak:

• częstotliwość wykonania procesu (im częściej, tym większa waga),
• skomplikowanie (im więcej kroków, tym większa waga),
• obecność plików w procesowaniu (np. szczyty sezonowe). 

System przyjmuje, że im wyższa częstotliwość i skomplikowanie, tym większa potencjalna oszczędność i zasadność automatyzacji.

Choć implementacja liczenia ROI w Automation Kit jest wdrożona, obecne wzory mogą być uproszczone i w przyszłości prawdopodobnie będą uwzględniać więcej zmiennych.

Prezentacja Automation Kit na żywo

Kluczowym elementem webinaru była demonstracja na żywo działania Microsoft Automation Kit. Prezentacja objęła kilka etapów, odwzorowując ścieżkę od pomysłu do monitorowania:

1. konfiguracja w Automation Center – pokazano ustawienia w panelu administracyjnym, takie jak dodawanie celów biznesowych dla automatyzacji (np. redukcja kosztów, oszczędność określonej kwoty), przegląd zgromadzonych projektów, konfiguracja ról odpowiedzialnych za poszczególne działania, dodawanie środowisk produkcyjnych/satelitarnych do monitorowania oraz definiowanie katalogu procesów i wskaźników do kalkulacji potencjału automatyzacji (częstotliwość, skomplikowanie, pliki),
2. zgłoszenie pomysłu (Automation Project) – zaprezentowano aplikację dla użytkowników, w której zgłoszono nowy projekt automatyzacji, np. onboarding pracownika. Prowadzący podał opis procesu, departament (np. IT), czas potrzebny na manualne wykonanie (np. 50 minut), kategorię (systemy wewnętrzne), częstotliwość (np. raz na tydzień), informacje o plikach/szczytach (np. miesięczne szczyty zatrudnienia, 10 osób/tydzień). Następnie wprowadził wskaźniki do liczenia ROI: liczbę kroków w procesie (np. 50), liczbę osób wykonujących (np. 2 administratorów), czas potrzebny na naprawę błędu (np. 20 minut), częstotliwość błędów (np. 5%), stawkę godzinową administratora, godziny/dni pracy w roku, a także liczbę etatów potrzebnych do naprawy błędów. Wybrał cel biznesowy (redukcja kosztów). Po zapisaniu projektu system wyliczył potencjalne ROI i punkty potencjału,
3. akceptacja pomysłu – zgłoszony pomysł został wysłany do akceptacji. Osoba zatwierdzająca otrzymała powiadomienie (np. e-mail/Teams) z informacjami o projekcie, potencjalnych korzyściach i sugerowanej trudności realizacji. Demonstrator zatwierdził projekt, pokazując przy okazji możliwość dodania komentarza,
4. przypisanie środowiska – w panelu administracyjnym Automation Center, zatwierdzony projekt został przypisany do wybranego środowiska produkcyjnego, gdzie miało powstać i działać rozwiązanie,
5. tworzenie rozwiązania (Power Automate) – zaprezentowano tworzenie rozwiązania w Power Automate w wyznaczonym środowisku. Został stworzony przepływ chmurowy (uruchamiany cyklicznie, np. co godzinę) oraz prosty przepływ desktopowy (robota). Testowe uruchomienie potwierdziło działanie przepływów,
6. dodanie rozwiązania do monitorowania (Solution Manager) – w aplikacji Solution Manager rozwiązanie zostało zarejestrowane do monitorowania. Wybrano rozwiązanie na danym środowisku, przypisano je do wcześniej stworzonego projektu i wskazano przepływ chmurowy do monitorowania. Pokazano opcję automatycznej zmiany nazwy przepływu zgodnie z konwencją nazewnictwa projektu i numerem, co jest zgodne z metodyką. Po spełnieniu wymagań nazewnictwa, proces został dodany do monitorowania,
7. uruchomienie monitorowane i logi – proces został uruchomiony ponownie, tym razem w trybie monitorowanym przez Automation Kit. To uruchomienie zostało zaliczone do ROI/uzyskanych benefitów. Zaprezentowano, jak w Automation Center można przeglądać logi uruchomień danego procesu – status (sukces/niepowodzenie), czas trwania, data. W przypadku błędu widoczna byłaby przyczyna i koszt naprawy,
8. Dashboard Power BI – na koniec zaprezentowano Dashboard Power BI. Choć dane były demonstracyjne i skromne, pokazano różne widoki i wskaźniki dostępne dla menadżerów, takie jak realizacja celów (np. oszczędności vs. cel roczny), przegląd projektów, statusy uruchomień, wykorzystanie maszyn, szczegóły uruchomień, czy potencjalne drzewo wyjątków/najczęściej występujących błędów.

QA – pytania uczestników webinaru

Podczas sesji Q&A uczestnicy mogli zadawać pytania związane z narzędziem Automation Kit. 

Czy błąd przy liczeniu ROI to błąd implementacji robota, czy też błąd działania robota przy prawidłowej implementacji, przy założeniu, że robot może się pomylić tak, jak człowiek i trzeba będzie po nim poprawiać? 

W obecnej, prostej implementacji algorytmu w Automation Kit, jest to traktowane jako błąd implementacji robota. Jednak, jak słusznie zauważono, istnieją różne rodzaje błędów (np. implementacji, wynikające ze zmian w systemach czy operacyjne). Obecny algorytm nie uwzględnia wszystkich niuansów, np. błędów, które po prostu wymagają ręcznego dokończenia zadania, a nie poprawy implementacji. Jest to obszar przewidziany do rozwoju narzędzia w przyszłości.

Jakie inicjatywy automatyzacyjne najczęściej zgłaszają pracownicy na podstawie Waszych doświadczeń z klientami?

Z doświadczeń firmy PIRXON wynika, że najczęściej zgłaszane są procesy z obszarów finansów i księgowości (np. księgowanie wyciągów, wprowadzanie faktur, dekretacja), a także procesy zbierania informacji i raportowania (np. raporty okresowe z różnych systemów, procesy typu Know Your Client – KYC). Ogólnie są to procesy powtarzalne.

Jak duże są te aplikacje/roboty i jakie macie metody do zmierzenia opłacalności ich wykonania?

Roboty różnią się wielkością – od mniejszych, wykonujących kilka kliknięć (np. pobieranie i wysyłanie raportu), po większe, które mogą obejmować kilkanaście baz danych i setki kroków (np. sprawdzanie kontrahenta w wielu źródłach). Opłacalność mierzona jest podobnie jak w modelu ROI przedstawionym w Automation Kit, często z uwzględnieniem dodatkowych współczynników. Ważnym wskaźnikiem, choć trudniejszym do wymiernego policzenia, jest satysfakcja pracowników klienta i odciążenie ich od monotonnych zadań.

Kto powinien zajmować się przeglądaniem aplikacji Automation Kit, logów błędów, zgłoszonych aplikacji?

W wielu większych organizacjach tę rolę pełni dedykowany zespół w dziale IT, często w ramach Centrum Doskonałości Automatyzacji (CoE). Firma PIRXON pozycjonuje się jako zewnętrzne centrum eksperckie dla klientów, przejmując te obowiązki (przeglądanie logów, wytwarzanie rozwiązań, ocena zasadności robotyzacji), aby klienci nie musieli budować własnych, wewnętrznych struktur i zatrudniać specjalistów.

Ile procesów musi być zbudowanych w firmie, aby aplikacje Power Apps (w kontekście Automation Kit) były opłacalne w stosunku do kosztów zakupu licencji/dodatków?

Trudno podać konkretną liczbę procesów, ponieważ jeden proces może przynieść znaczący zwrot z inwestycji. Opłacalność zależy od specyfiki danej firmy – jakie procesy są realizowane, ile zarabiają osoby je wykonujące i jak często procesy te się powtarzają. Automation Kit jako narzędzie jest darmowe. Koszty licencji dotyczą podstawowych usług Power Platform/Microsoft 365. Koszty licencji Power Apps (potrzebnych użytkownikom Automation Project i Solution Manager) można optymalizować, wybierając np. model licencji per app lub kupując licencje tylko dla osób faktycznie korzystających z aplikacji (np. częstych zgłaszających pomysły). Kalkulacja opłacalności musi być przeprowadzona indywidualnie dla każdej organizacji.

Podsumowanie i perspektywy

Microsoft Automation Kit jawi się jako potężne i darmowe narzędzie do automatyzacji firmy, które znacząco usprawnia zarządzanie cyklem życia automatyzacji opartych na Power Automate. Umożliwia skalowalne wdrażanie robotyzacji, wspiera strategię organizacji od góry (cele zarządu) do dołu (pomysły użytkowników). 

Kluczowe funkcje, takie jak centralne zarządzanie, aplikacje do zgłaszania pomysłów i zarządzania rozwiązaniami, szczegółowe monitorowanie oraz automatyczne liczenie ROI/uzysku, sprawiają, że Microsoft Automation Kit jest kompleksowym rozwiązaniem dla firm planujących lub już realizujących projekty automatyzacji. 

Prezentacja na żywo jasno pokazała poszczególne kroki procesu i możliwości narzędzia. Dynamiczny rozwój (comiesięczne aktualizacje) oraz planowane udoskonalenia (np. w metodologii liczenia ROI) wskazują na jego duży potencjał.