W firmach produkcyjnych i logistycznych potwierdzenia doręczenia przesyłek (POD – Proof of Delivery) są kluczowym elementem dokumentacji operacyjnej. To dowód, że zamówienie faktycznie dotarło do odbiorcy – istotny zarówno dla działów sprzedaży, jak i dla audytu, rozliczeń czy ewentualnych reklamacji.
Automatyzacja obsługi dokumentów POD w ERP staje się w tym kontekście jednym z kluczowych kierunków usprawniania procesów logistycznych.
Problem polega na tym, że w praktyce POD-y są rozproszone. Część przewoźników udostępnia je na portalach internetowych, inni w przestrzeniach współdzielonych (np. SharePoint), a jeszcze inni przesyłają je dopiero w odpowiedzi na e-mail.
W wielu organizacjach proces wygląda podobnie: pracownicy wyszukują dokumenty w różnych systemach, pobierają je i ręcznie załączają do dokumentów w ERP.
Automatyzacja obsługi dokumentów POD w ERP – case study
W jednym z projektów zrealizowanych przez PIRXON dla firmy produkcyjnej wdrożono rozwiązanie, które automatyzuje pobieranie dokumentów POD z wielu źródeł oraz ich przypisywanie do faktur w systemie ERP.
W ciągu 18 miesięcy:
- przetworzono ponad 2700 dokumentów POD
- osiągnięto 99% skuteczności
- zespół odzyskał około 17 dni pracy rocznie
Czym jest automatyzacja obsługi dokumentów POD w ERP?
Automatyzacja obsługi dokumentów POD w ERP polega na wykorzystaniu technologii RPA do automatycznego pobierania potwierdzeń doręczenia z różnych źródeł oraz przypisywania ich do odpowiednich dokumentów w systemie ERP.
Proces obejmuje operacje realizowane zarówno w systemie ERP, jak i poza nim – w portalach przewoźników, wiadomościach e-mail czy systemach partnerów – i odbywa się bez konieczności modyfikacji samego systemu.
Najczęściej obejmuje:
- pobieranie dokumentów z portali przewoźników
- przetwarzanie wiadomości e-mail
- integrację danych z systemów partnerów
- archiwizację dokumentów
- przypisywanie dokumentów do faktur w ERP
Jak wyglądał proces przed automatyzacją?
Przed wdrożeniem automatyzacji proces obsługi dokumentów POD obejmował szereg powtarzalnych czynności wykonywanych ręcznie przez pracowników.
Proces wyglądał następująco:
- pobranie danych z systemu ERP (numery faktur i przesyłek)
- wyszukiwanie dokumentów w różnych źródłach
- pobieranie plików
- zapisywanie dokumentów w odpowiedniej strukturze
- przypisywanie dokumentów do faktur w ERP
Główne wyzwania w procesie obsługi dokumentów POD
Rozproszenie źródeł dokumentów
Dokumenty były dostępne w wielu kanałach:
- portale przewoźników
- przestrzenie współdzielone (np. SharePoint)
- wiadomości e-mail
Każde źródło wymagało innego podejścia.
Powiązanie dokumentów z fakturami w ERP
Dokumenty musiały zostać przypisane do właściwych faktur w ERP, co wymagało:
- pracy na danych z ERP
- uzupełniania brakujących informacji
- obsługi niejednoznacznych przypadków
Cykliczność i „piki” operacyjne
Proces był realizowany cyklicznie, co powodowało:
- nagłe zwiększenie obciążenia zespołu
- konieczność ręcznego monitorowania braków
Brak przejrzystości procesu
Nie było jednego miejsca, w którym można było sprawdzić:
- które dokumenty zostały pobrane
- które wymagają działania
- gdzie występują problemy
Cele automatyzacji obsługi dokumentów POD w ERP
Celem projektu było uporządkowanie procesu i ograniczenie pracy manualnej.
Kluczowe założenia obejmowały:
- automatyzację pobierania dokumentów z wielu źródeł
- eliminację ręcznego wyszukiwania dokumentów
- automatyczne przypisywanie POD do faktur w ERP
- zapewnienie kontroli poprzez raport wyjątków
- stworzenie skalowalnego rozwiązania
Jak działa automatyzacja obsługi dokumentów POD w ERP (rozwiązanie PIRXON)
Zespół PIRXON zaprojektował rozwiązanie oparte na:
- technologii RPA
- Microsoft Power Platform
- aplikacji low-code PIRXON Commander
Automatyczne pobieranie danych z ERP
Robot RPA cyklicznie pobiera dane z systemu ERP i identyfikuje przesyłki wymagające potwierdzenia doręczenia.
Pobieranie dokumentów z wielu źródeł
Robot RPA automatycznie wyszukuje i pobiera dokumenty z:
- portali przewoźników
- przestrzeni współdzielonych
- wiadomości e-mail
W przypadku braku dokumentów:
- generuje zapytania do partnerów
- przetwarza odpowiedzi w kolejnych cyklach
Automatyczne przypisywanie dokumentów w ERP
Po pobraniu dokumentów robot:
- zapisuje pliki
- przypisuje je do właściwych faktur w ERP
- domyka proces bez udziału użytkownika
Obsługa wyjątków (human-in-the-loop)
Nie wszystkie przypadki mogą zostać w pełni zautomatyzowane.
Dlatego rozwiązanie obejmuje:
- raport wyjątków
- identyfikację brakujących danych
- możliwość uzupełnienia informacji przez użytkownika
Obsługa wyjątków jest kluczowym elementem automatyzacji procesu obsługi dokumentów POD w ERP, ponieważ pozwala zachować kontrolę nad niestandardowymi przypadkami.
Aplikacja PIRXON Commander umożliwia:
- obsługę wyjątków
- uzupełnianie danych
- monitorowanie procesu
Dzięki temu zespół zajmuje się tylko przypadkami wymagającymi interwencji.
Wyniki automatyzacji obsługi dokumentów POD w ERP
W okresie 18,5 miesiąca rozwiązanie:
- przetworzyło ponad 2 000 zadań pobierania dokumentów POD, osiągając 82% skuteczności
- automatycznie załączyło ponad 2700 dokumentów POD w systemie ERP, osiągając 99% skuteczności procesu
- utrzymało bardzo wysoką stabilność techniczną (błędy systemowe poniżej 1%)
Warto podkreślić, że:
- 17% przypadków stanowiły wyjątki biznesowe, wynikające z braku dokumentów w systemach zewnętrznych, niekompletnych danych lub braku odpowiedzi od partnerów
- oznacza to, że ograniczenia procesu wynikały głównie z jakości i dostępności danych, a nie z działania samego robota
Co oznaczają te wyniki w praktyce?
Automatyzacja procesu obsługi dokumentów POD w ERP przyniosła nie tylko oszczędność czasu, ale również:
- większą przewidywalność procesu
- lepszą kontrolę nad dokumentacją
- eliminację ręcznych błędów
- odciążenie zespołów operacyjnych
- możliwość skalowania procesu bez zwiększania zatrudnienia
Jak PIRXON podchodzi do automatyzacji procesów logistycznych
PIRXON specjalizuje się w inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem technologii RPA, sztucznej inteligencji (AI) oraz aplikacji low-code w środowisku Microsoft Power Platform. W obszarze logistyki rozwiązania obejmują automatyzację procesów realizowanych w ERP oraz poza nim, takich jak obsługa dokumentów transportowych, integracja danych z przewoźnikami oraz monitorowanie statusów dostaw.
W praktyce oznacza to:
- automatyzację wielu procesów zamiast jednego dużego wdrożenia
- szybkie osiąganie efektów biznesowych
- możliwość rozwoju automatyzacji w kolejnych obszarach
W opisywanej organizacji wdrożenie automatyzacji obsługi dokumentów POD w ERP było pierwszym krokiem. Aktualny stan to 6 robotów RPA, które wspierają procesy logistyczne, sprzedażowe i produkcyjne.
Podsumowanie
Automatyzacja procesu obsługi dokumentów POD w ERP to jeden z najbardziej efektywnych obszarów zastosowania RPA w logistyce.
Rozwiązanie wdrożone przez PIRXON pokazuje, że możliwe jest:
- automatyzowanie tysięcy operacji rocznie
- znaczące ograniczenie pracy manualnej
- poprawa jakości i przejrzystości procesów
Dla wielu firm jest to pierwszy krok do budowy skalowalnego systemu automatyzacji procesów wokół ERP.
Więcej materiałów na temat automatyzacji w ERP znajdziesz poniżej:
Automatyzacja procesów ERP bez transformacji IT – jak firmy ograniczają pracę manualną
Pozorna automatyzacja w księgowości – ile kosztuje ręczne klikanie w systemie ERP?
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Co to jest POD (Proof of Delivery)?
POD to dokument potwierdzający doręczenie przesyłki do odbiorcy. Stanowi dowód realizacji dostawy i jest często archiwizowany w systemach ERP.
Jak zautomatyzować proces obsługi dokumentów POD w ERP?
Najczęściej wykorzystuje się technologię RPA, która umożliwia automatyczne pobieranie dokumentów z portali, e-maili i systemów partnerów oraz przypisuje je do faktur w ERP.
Czy RPA działa z systemem ERP?
Tak. Roboty RPA mogą pracować w systemie ERP poprzez interfejs użytkownika i automatyzować procesy bez konieczności integracji API.
Czy automatyzacja POD wymaga integracji systemowej?
Nie zawsze. W wielu przypadkach RPA pozwala zautomatyzować proces bez budowy integracji, co skraca czas wdrożenia.
Dlaczego firmy automatyzują obsługę dokumentów logistycznych?
Ponieważ procesy te są powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy. Automatyzacja pozwala zwiększyć efektywność i poprawić jakość danych.
Czym jest Microsoft Power Automate i jak wspiera automatyzację obsługi dokumentów POD w ERP?
Microsoft Power Automate to narzędzie z ekosystemu Microsoft Power Platform, które umożliwia automatyzację procesów biznesowych poprzez integrację różnych systemów, aplikacji i źródeł danych.
W kontekście automatyzacji procesu obsługi dokumentów POD w ERP Power Automate może wspierać m.in.:
- automatyczne przetwarzanie wiadomości e-mail z dokumentami
- uruchamianie procesów pobierania danych
- integrację z systemami zewnętrznymi i usługami Microsoft
- obsługę przepływów pracy (workflow) w połączeniu z robotami RPA
W połączeniu z technologią RPA Power Automate pozwala budować kompleksowe rozwiązania automatyzujące procesy realizowane zarówno w systemie ERP, jak i poza nim.
Po więcej informacji na temat Microsoft Power Automate kliknij tutaj.