Dla CTO (Chief Technology Officer) i CIO (Chief Information Officer) automatyzacja to nie tylko narzędzie usprawniające operacje, ale kluczowy element strategii IT, który wpływa na konkurencyjność i rozwój firmy. Automatyzacja nie jest już tylko trendem – to fundament nowoczesnego biznesu.

Wg raportu Deloitte firmy na całym świecie inwestują miliardy USD w rozwój automatyzacji, a statystyki mówią same za siebie – 78% przedsiębiorstw wdrożyło już lub planuje wdrożyć RPA (Robotic Process Automation).

Według raportu Precedence Research globalny rynek automatyzacji procesów osiągnie wartość 28,31 miliarda USD w 2025 roku i wzrośnie do 211,06 miliarda USD do 2034 roku, wykazując skumulowany roczny wskaźnik wzrostu (CAGR) na poziomie 25,01% w latach 2025–2034.

W Europie natomiast rynek RPA został wyceniony na 6,37 miliarda USD w 2024 roku i również ma rosnąć w szybkim tempie – prognozuje się, że jego CAGR wyniesie 25,36% w latach 2025–2034, co wskazuje na dynamiczny rozwój sektora także na rynku europejskim.

Firmy, które wdrażają automatyzację bez jasno określonej strategii, często napotykają problemy związane z integracją systemów, wysokimi kosztami utrzymania czy niską adaptacją wśród pracowników.

CTO i CIO muszą więc odpowiedzieć na kluczowe pytanie: które technologie – od low-code przez RPA po AI – rzeczywiście przyniosą firmie strategiczną przewagę, a które mogą stać się pułapką? Jak podejść do automatyzacji świadomie, by maksymalizować jej wartość i minimalizować ryzyko?

 

Dlaczego CTO i CIO powinni priorytetowo traktować automatyzację?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym liderzy technologii odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu efektywności i innowacyjności organizacji. Automatyzacja to już nie opcja – to strategiczna konieczność, która pozwala na:

• Redukcję kosztów operacyjnych poprzez eliminację powtarzalnych, manualnych zadań.
• Zwiększenie efektywności i skalowalności, umożliwiając firmom rozwój bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.
• Usprawnienie podejmowania decyzji, dzięki systemom analizy danych i AI, które w czasie rzeczywistym dostarczają raporty i rekomendacje.
• Lepszą integrację systemów IT, eliminując silosy danych i zapewniając płynniejszą współpracę między działami.
• Zwiększenie poziomu cyberbezpieczeństwa i zgodności z regulacjami, poprzez automatyczne monitorowanie ryzyka i zarządzanie dostępami.
• Większą innowacyjność, ponieważ zespoły IT mogą skupić się na rozwoju nowych rozwiązań, zamiast zajmować się rutynowymi operacjami.

Firmy, które priorytetowo traktują automatyzację, nie tylko zwiększają wydajność, ale także przygotowują się na przyszłe wyzwania rynkowe. Jak jednak wdrożyć automatyzację mądrze i efektywnie?

 

Czym są procesy biznesowe i dlaczego ich zrozumienie jest tak ważne?

Automatyzacja nie zaczyna się od technologii – zaczyna się od analizy procesów. Wiele firm wdraża rozwiązania automatyzacyjne, nie mając pełnej świadomości, które procesy rzeczywiście warto zautomatyzować.

Zacznijmy od wyjaśnienia czym jest proces biznesowy. To powiązana sekwencja działań prowadzących do osiągnięcia określonego celu, np. realizacja zamówienia, przetwarzanie faktur, obsługa reklamacji czy onboarding nowego pracownika. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że ich procesy są nieefektywne – zawierają zbędne operacje, które spowalniają organizację i generują niepotrzebne koszty.

Najczęstsze błędne przekonania na temat procesów biznesowych:

• Proces biznesowy to jedno zadanie – w rzeczywistości to cała sekwencja działań angażująca wiele działów.
• Każdy proces działa optymalnie – w praktyce wiele firm traci czas i pieniądze na nieefektywne procedury.
• Automatyzacja oznacza redukcję etatów – zamiast zastępować pracowników, automatyzacja pozwala im skupić się na zadaniach strategicznych.

Z badania Deloitte “Automation with Intelligence” z 2022 roku wynika, że 41% organizacji na świecie nie posiada kompleksowej strategii automatyzacji. Oznacza to, że ich inicjatywy często kończą się lokalnymi wdrożeniami bez realnego wpływu na całą firmę.

 

Kluczowe technologie automatyzacji: RPA, AI i low-code

Wybór odpowiedniej technologii ma kluczowe znaczenie dla sukcesu automatyzacji. Główne filary nowoczesnych rozwiązań to Robotic Process Automation (RPA), sztuczna inteligencja (AI) oraz technologia low-code.

 

RPA (Robotic Process Automation) – automatyzacja powtarzalnych zadań

RPA pozwala na automatyczne wykonywanie zadań w systemach IT, imitując działania człowieka bez konieczności modyfikowania istniejącej infrastruktury. Doskonale sprawdza się w obsłudze powtarzalnych procesów, takich jak przetwarzanie zamówień, wprowadzanie danych czy generowanie raportów.

Przykładem skutecznego wdrożenia RPA jest Energa SA, która wykorzystała roboty do kompleksowej weryfikacji kontrahentów i analizy list sankcyjnych. Wcześniej proces ten wymagał ręcznego pozyskiwania danych z ponad 20 różnych źródeł, co było czasochłonne i podatne na błędy. Po wdrożeniu RPA efektywność pracy analityków wzrosła dwukrotnie, a czasochłonne zadania manualne zostały wyeliminowane. Więcej dowiesz się tutaj.

 

AI (Sztuczna inteligencja) – inteligentna automatyzacja

AI rozszerza możliwości automatyzacji, umożliwiając analizę dużych zbiorów danych, rozpoznawanie wzorców i podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym.

Przykładem zastosowania AI w Polsce jest Alsendo, które zmagało się z czasochłonną obsługą zgłoszeń dotyczących przekierowania i potwierdzenia doręczenia paczek. Wcześniej wymagało to ręcznego logowania do wielu systemów przewoźników, co wydłużało czas reakcji i zwiększało ryzyko popełnienia błędów. Wdrożenie robota RPA opartego na AI pozwoliło na automatyczne selekcjonowanie i przetwarzanie zgłoszeń, co skróciło czas obsługi o 84%, a 98% zgłoszeń dotyczących przeadresowania realizowanych jest bez udziału człowieka. Więcej dowiesz się tutaj.

 

Low-code – intuicyjna automatyzacja dla każdego 

Low-code to technologia umożliwiająca automatyzację procesów biznesowych przy użyciu intuicyjnych narzędzi graficznych. Oprogramowanie tego typu pozwala na tworzenie automatyzacji bez konieczności zaawansowanego kodowania, dzięki czemu mogą z niego korzystać nie tylko programiści.

Przykładem takiego rozwiązania jest Microsoft Power Automate, który pozwala na łatwe projektowanie przepływów pracy, integrację z innymi aplikacjami oraz automatyzację powtarzalnych czynności. Dzięki podejściu low-code firmy mogą szybciej wdrażać rozwiązania automatyzacyjne, ograniczając czas i koszty związane z tworzeniem oprogramowania.

Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od specyfiki procesu i potrzeb organizacji. 

 

Jak identyfikować procesy odpowiednie do automatyzacji?

Automatyzacja może znacznie usprawnić działanie organizacji, ale jak już wspomniano, nie każdy proces nadaje się do tego choćby ze względu na analizę ROI (zwrot z inwestycji). Kluczem do sukcesu jest właściwa identyfikacja tych obszarów, w których automatyzacja przyniesie największe korzyści – zarówno w zakresie oszczędności czasu, jak i redukcji błędów czy zwiększenia efektywności. Jak więc rozpoznać procesy, które warto zautomatyzować? Istnieje kilka kluczowych kryteriów, które pomagają ocenić potencjał automatyzacji i określić, gdzie technologia może zastąpić manualne działania, usprawniając codzienną pracę.

Najważniejsze kryteria wyboru procesów do automatyzacji:

• Powtarzalność
  Najlepiej automatyzować procesy, które wymagają wielokrotnego wykonywania tych samych czynności. Jeśli dany proces jest realizowany setki czy tysiące razy w miesiącu, jego automatyzacja może przynieść ogromne oszczędności czasu i zasobów.
• Reguły i przewidywalność
  Procesy nadające się do automatyzacji powinny mieć jasne reguły i określoną sekwencję działań. Jeśli każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny człowieka, automatyzacja może być bardziej skomplikowana lub wymagać zastosowania AI.
• Czasochłonność
  Procesy, które pochłaniają znaczną liczbę godzin pracy, to idealne cele dla automatyzacji. Jeśli zadanie wymaga manualnej weryfikacji dokumentów, wprowadzania danych do systemu lub wielokrotnego kopiowania informacji, automatyzacja pozwoli uwolnić cenny czas pracowników.
• Podatność na błędy
  Im więcej błędów pojawia się w danym procesie, tym większy potencjał automatyzacji. Automaty mogą działać zgodnie z zaprogramowanymi regułami, eliminując pomyłki ludzkie, wynikające np. ze zmęczenia czy nieuwagi.
• Obciążenie pracowników rutynowymi zadaniami
  Jeśli zespół spędza większość czasu na wykonywaniu mechanicznych czynności, zamiast na działaniach strategicznych, to znak, że warto rozważyć automatyzację. Uwolnienie pracowników od monotonnych zadań może poprawić ich satysfakcję i efektywność.
• Wielostopniowość i skomplikowane przepływy informacji
  Procesy wymagające przekazywania danych między wieloma systemami, wielokrotnej weryfikacji czy zatwierdzania przez kilka osób, często generują opóźnienia. Automatyzacja może przyspieszyć te działania i zapewnić ich większą spójność.
• Skalowalność
  Procesy, które stają się coraz bardziej czasochłonne w miarę wzrostu firmy, warto zautomatyzować jak najwcześniej. Jeśli z każdym nowym klientem czy transakcją rośnie obciążenie operacyjne, automatyzacja pozwoli zachować płynność działania bez konieczności zwiększania zatrudnienia.

 

Obszary, w których automatyzacja ma największy wpływ na usprawnienie codziennych procesów biznesowych.

Finanse i księgowość

• Przetwarzanie faktur
• Obsługa płatności i uzgadnianie rozrachunków
• Generowanie raportów finansowych
• Audyt wewnętrzny i zgodność z regulacjami
  

HR i kadry:

• Proces onboardingu nowych pracowników
• Obsługa wniosków urlopowych
• Generowanie i archiwizacja dokumentów kadrowych
• Automatyczne przypomnienia o szkoleniach i ocenach pracowniczych

Obsługa klienta i sprzedaż:

• Automatyczna odpowiedź na zapytania klientów
• Obsługa zgłoszeń reklamacyjnych
• Generowanie ofert i umów
• Monitorowanie i analiza opinii klientów

Logistyka i łańcuch dostaw:

• Automatyczne zamawianie zapasów
• Optymalizacja tras dostaw
• Obsługa zgłoszeń o zagubionych paczkach

IT i administracja:

• Automatyczne resetowanie haseł
• Tworzenie zgłoszeń serwisowych
• Monitorowanie dostępności systemów
• Obsługa i aktualizacja baz danych

 

Jak podejść do analizy i wyboru procesów do automatyzacji?

Jak już wspomniano, automatyzacja może znacząco zwiększyć efektywność firmy, ale kluczowym wyzwaniem jest wybór odpowiednich procesów do wdrożenia technologii. Nie wszystkie zadania wymagają automatyzacji, a niewłaściwie dobrane procesy mogą prowadzić do niepotrzebnych kosztów i komplikacji. Jak więc podejść do analizy i wyboru tych, które rzeczywiście przyniosą wymierne korzyści? Istnieje kilka sprawdzonych metod, które pomagają firmom zidentyfikować obszary o największym potencjale do optymalizacji.

• Mapa procesów biznesowych – przed wdrożeniem automatyzacji warto zmapować obecne procesy, zidentyfikować ich wąskie gardła i określić, które czynności są najczęściej powtarzane.
• Warsztaty z pracownikami – pracownicy często najlepiej wiedzą, które procesy są najbardziej uciążliwe i gdzie automatyzacja przyniosłaby największe korzyści.
• Analiza ROI (zwrotu z inwestycji) – automatyzacja powinna przynosić realne oszczędności i zwiększać efektywność. Warto przeanalizować, czy koszt wdrożenia nie przewyższy potencjalnych korzyści.
• Pilotażowe wdrożenia – zanim firma zdecyduje się na automatyzację na szeroką skalę, warto przeprowadzić testowe wdrożenie na jednym procesie i ocenić jego efektywność.

 

Jak uniknąć błędów przy wyborze procesów do automatyzacji?

Automatyzacja niewłaściwie zaplanowana może skończyć się kosztownymi błędami i frustracją zespołu. Wiele firm wpada w pułapkę automatyzacji „na siłę” lub pomija kluczowe aspekty, takie jak integracja z istniejącymi systemami czy zaangażowanie pracowników. Jak więc upewnić się, że proces automatyzacji przebiegnie sprawnie i rzeczywiście usprawni działanie firmy? Warto znać najczęstsze błędy i nauczyć się ich unikać już na etapie planowania.

• Automatyzacja na siłę – nie wszystkie procesy warto automatyzować. Jeśli dany proces jest nieregularny, wymaga kreatywności lub częstych modyfikacji, automatyzacja może przynieść więcej problemów niż korzyści.
• Pomijanie integracji z istniejącymi systemami – automatyzacja powinna współpracować z obecnymi narzędziami IT – jeśli firma wdraża nowe rozwiązania bez integracji z kluczowymi systemami, może doprowadzić to do chaosu.
• Brak zaangażowania pracowników – pracownicy, którzy obawiają się automatyzacji, mogą sabotować jej wdrożenie lub nie wykorzystywać nowych narzędzi w pełni. Ważna jest komunikacja i szkolenia, aby zespół czuł się częścią tej zmiany.

Podsumowując. Nie każdy proces nadaje się do automatyzacji – kluczem do sukcesu jest umiejętna identyfikacja tych, które przynoszą największe oszczędności, eliminują błędy i poprawiają efektywność pracy. Firmy, które mądrze wdrażają automatyzację, mogą zredukować koszty, zwiększyć skalę działania i poprawić jakość obsługi klientów.

 

Automatyzacja – zagrożenie czy szansa?

Automatyzacja może budzić kontrowersje – z jednej strony przynosi oszczędności i poprawia jakość pracy, z drugiej pojawiają się obawy o wpływ na zatrudnienie i morale zespołów. Wg danych Accenture 76% czynności wykonywanych przez pracowników może zostać zautomatyzowanych do 2030 roku. Czy oznacza to masowe zwolnienia? Niekoniecznie. Najlepsze organizacje wykorzystują automatyzację do tego, by uwolnić potencjał pracowników i skierować ich do bardziej wartościowych działań, zamiast zastępować ich maszynami. Kluczem jest strategiczne podejście do wdrożenia.