Jak używając Microsoft Power Platform, zautomatyzowaliśmy procesy sprzedażowe i logistyczne na poziomie 67% i osiągnęliśmy zwrot z inwestycji w mniej niż 3 lata dla Jungheinrich?

Jungheinrich, lider w dziedzinie intralogistyki, stanął przed wyzwaniem usprawnienia złożonych i rozproszonych procesów – od sprzedaży, przez logistykę, aż po fakturowanie. Dzięki wdrożeniu rozwiązania Power Order, opartego na Microsoft Power Platform, zrealizowanego przez PIRXON, firma zyskała kompleksową automatyzację pięciu kluczowych obszarów biznesowych. W efekcie zautomatyzowano 67% procesów, wyeliminowano arkusze Excel, zredukowano błędy ludzkie i czas realizacji zamówień. Wdrożenie zajęło 11 miesięcy i przebiegło w sposób płynny, bez znaczącego obciążenia działu IT. To modelowa transformacja, która zapewniła wyższy poziom satysfakcji klientów i efektywność operacyjną na skalę całej organizacji.

Kim jest Jungheinrich? 

Jungheinrich to globalny lider w dziedzinie intralogistyki, oferujący innowacyjne rozwiązania w zakresie magazynowania, transportu i zarządzania towarami. Firma, założona w 1953 roku w Niemczech, specjalizuje się w produkcji wózków widłowych, systemów regałowych oraz zaawansowanych technologii automatyzacji magazynów.

Jungheinrich dostarcza kompleksowe rozwiązania, które pomagają firmom na całym świecie optymalizować procesy logistyczne, zwiększać wydajność i minimalizować koszty operacyjne, dbając jednocześnie o zrównoważony rozwój i innowacyjność. Na polskim rynku Jungheinrich jest obecny od ponad 30 lat.

Sytuacja początkowa

Sytuacja zastana w Jungheinrich

Przed rozpoczęciem współpracy z PIRXON, Jungheinrich Polska Sp. z o.o. zarządzał zamówieniami za pomocą rozbudowanych arkuszy Excel, komunikacji mailowej oraz szeregu innych narzędzi. Brakowało jednego, spójnego systemu, który integrowałby wszystkie etapy procesu. W praktyce oznaczało to:

1. Pracę w wielu narzędziach, systemach i dokumentach – jedno zamówienie wymagało stworzenia od 5 do 15 formularzy na podstawie Excela
2. Dublowanie zadań i informacji – przyczyna błędów oraz „rozmycia” odpowiedzialności
3. Czasochłonne manualne czynności – ręczna weryfikacja danych wiązała się z wysokim ryzykiem błędów i dodatkowym obciążeniem pracowników.

Pracownicy na co dzień mierzyli się z poczuciem zwiększonej odpowiedzialności, zdając sobie sprawę, że konsekwencje potencjalnych pomyłek mogą być znaczące, niezależnie od ich skali. Etapy – od przygotowania oferty, przez przyjęcie zamówienia i monitorowanie realizacji, aż po dostawę i wystawienie faktury – działały w rozproszeniu, narażając firmę na pomyłki i obniżoną efektywność.

Wyzwanie

Wyzwania, przed jakimi stanęła firma Jungheinrich

Firma Jungheinrich mierzyła się z coraz większym obciążeniem operacyjnym wynikającym z ręcznego przetwarzania danych, rozproszonych narzędzi i braku centralizacji informacji. Kilka obszarów kluczowych dla realizacji zamówień wymagało pilnej optymalizacji – zarówno pod kątem czasu, jak i jakości procesów.

Silosowość danych i brak automatyzacji procesów nie tylko spowalniały realizację zamówień, ale również narażały organizację na błędy, niezadowolenie klientów i utratę efektywności. W tej sytuacji niezbędna okazała się automatyzacja procesów biznesowych, która pozwoliła na odzyskanie kontroli nad kluczowymi obszarami operacyjnymi i rozpoczęcie faktycznej transformacji. 

Cele

Cele do zrealizowania

Celem Jungheinrich było kompleksowe usprawnienie procesów operacyjnych poprzez ograniczenie ręcznej pracy i eliminację błędów wynikających z rozproszenia danych. Firma dążyła do przyspieszenia realizacji zamówień, zwiększenia dostępności i spójności informacji oraz wprowadzenia jednolitych standardów w procesach i dokumentacji.

Zależało jej również na zautomatyzowanej kontroli finansowania i rozliczeń, a także na możliwości automatycznego archiwizowania dokumentów. Wszystkie te działania miały prowadzić do wzrostu satysfakcji zarówno wśród pracowników, jak i klientów, tworząc solidne fundamenty pod dalszy rozwój i cyfryzację firmy.

Rozwiązanie

Jak rozwiązaliśmy problem klienta?

PIRXON, bazując na bogatym doświadczeniu w inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych w środowisku Microsoft, wdrożył kompleksowe rozwiązanie Power Order, oparte na Microsoft Power Platform. Dodatkowo Power Automate Desktop został wykorzystany do robotyzacji procesów w SAP i CRM, co zapewniło automatyczną synchronizację danych oraz bieżące monitorowanie statusów zamówień. To przykład skutecznego podejścia, w którym inteligentna automatyzacja wspiera kluczowe obszary działalności operacyjnej.

W ramach wdrożenia firma Jungheinrich zyskała zestaw konkretnych, zintegrowanych narzędzi, które automatyzują i porządkują procesy end-to-end. Kluczowym elementem była aplikacja model-driven oparta na Power Apps, która stała się centralnym miejscem zarządzania zamówieniami, całkowicie eliminując potrzebę pracy w Excelu. Cała dokumentacja znalazła się w jednym, zintegrowanym narzędziu, co zwiększa przejrzystość i usprawnia przepływ informacji. 

Automatyczne generowanie dokumentów – takich jak zamówienia, faktury proforma czy zgłoszenia UDT – pozwoliło ujednolicić formaty dokumentów, co poprawiło spójność komunikacji z klientami i dostawcami. Dzięki zastosowaniu robotyzacji w SAP i CRM dane są pobierane automatycznie, a statusy produkcji śledzone bez udziału pracowników.

Wprowadzono także inteligentne monitorowanie zamówień – roboty natychmiast wykrywają rozbieżności i sygnalizują je odpowiednim osobom. Kalkulator dat umożliwia precyzyjne planowanie terminów i eliminuje pomyłki w harmonogramach, a chatbot AI umożliwia klientom samodzielne sprawdzanie statusu zamówienia online, odciążając tym samym działy sprzedaży i obsługi. 

Wyniki

Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota

Wdrożenie rozwiązania Power Order przyniosło firmie Jungheinrich wymierne efekty, zarówno operacyjne, jak i finansowe. Dzięki automatyzacji przepływu informacji między sprzedażą i logistyką poprawiła się współpraca między działami. Standaryzacja procesów objęła ponad 100 osób w całej organizacji, ujednolicone zostały aż 23 wzory dokumentów i maili. Obecnie komunikacja z klientami i dostawcami jest spójna, a monitorowanie statusu zamówień w czasie rzeczywistym, zarówno przez pracowników, jak i klientów, zapewnia pełną przejrzystość operacji. 

Efektem wdrożenia było nie tylko usprawnienie procesów i lepsza współpraca między działami, ale także wyższa satysfakcja klientów i pracowników. Firma zyskała transparentność, spójność danych i elastyczną platformę do dalszego skalowania cyfrowych rozwiązań.

Podsumowanie

Podsumowanie wdrożenia dla Jungheinrich

Projekt inteligentnej automatyzacji i cyfryzacji w Jungheinrich to mocny dowód na to, jak dobrze zaprojektowane rozwiązanie informatyczne może przyspieszyć procesy, poprawić komunikację między działami, a przede wszystkim – podnieść satysfakcję klientów. Zastosowanie Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate) dało możliwość szybkiego wdrożenia, przy minimalnym zaangażowaniu działu IT, a jednocześnie zapewniło skalowalność i niezawodność w codziennym użytkowaniu.

Największa wartość? Holistyczna automatyzacja – od digitalizacji danych, przez integrację z SAP i CRM, aż po transparentność dla klientów i narzędzia przyjazne pracownikom na wszystkich szczeblach organizacji. Istotna jest również możliwość dalszej rozbudowy o kolejne funkcjonalności oraz połączenie z innymi narzędziami w przyszłości.

Obejrzyj video case study

Jak wyglądała codzienność firmy przed wdrożeniem automatyzacji? Pracownicy Jungheinrich Polska opowiadają, z czym mierzyli się na co dzień i jak automatyzacja zmieniła ich podejście do pracy. Poznaj głosy zespołu, który dzięki technologii Microsoft i rozwiązaniu wdrożonemu przez PIRXON zyskał pełną kontrolę nad kluczowymi procesami w firmie, eliminując potrzebę korzystania z Excela.