Dział finansowy polskiego oddziału Lumileds stał przed wyzwaniem ręcznego przetwarzania tysięcy faktur – procesu czasochłonnego i monotonnego. W odpowiedzi na rosnącą frustrację pracownika odpowiedzialnego za to zadanie i potrzebę optymalizacji firma zdecydowała się wdrożyć cyfrowego pracownika – robota Honoratę, opartego na technologii PirxonRobot. Efekt? Redukcja kosztów procesu o 80%, niemal dwukrotnie szybsze księgowanie dokumentów i zwrot z inwestycji już po 3 miesiącach. Przekonaj się, jak inteligentna automatyzacja usprawniła codzienną pracę w Lumileds.
Kim jest Lumileds?
Lumileds to światowy lider w technologii LED oraz w zakresie oświetlenia samochodowego. Od ponad 100 lat projektuje, produkuje i dostarcza przełomowe rozwiązania oświetleniowe, które wyznaczają nowe standardy, a klientom pomagają zdobyć i utrzymać przewagę konkurencyjną. Jako wynalazca technologii Xenon, pionier w oświetleniu halogenowym i lider w dziedzinie wydajnych diod LED, Lumileds buduje innowacje we wszystkim, co robi.
Polski oddział w Pabianicach zatrudnia 850 pracowników i zajmuje się produkcją innowacyjnego oświetlenia samochodowego w technologii konwencjonalnej i halogenowej.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w Lumileds
Dział finansowy Lumileds w Polsce borykał się z poważnym wyzwaniem związanym z ręcznym przetwarzaniem faktur. Jeden z dostawców dostarczał aż 2000 dokumentów. Każde takie działanie zajmowało pracownikowi średnio 10 minut, co oznaczało, że w ciągu jednego dnia możliwe było zaksięgowanie maksymalnie 60 dokumentów.
Pracownik wydelegowany do tego zadania, pracujący na pełen etat, nie radził sobie z wykonaniem go. Obsłużenie kompletnego pakietu 2000 faktur oznaczałoby aż 330 godzin pracy. Czynność ta była wyjątkowo monotonna i nie pozwalała się rozwijać specjaliście, na którego w dziale finansowym czekały inne, bardziej wartościowe zadania.
Sytuacja wymagała interwencji – takiej, która nie tylko usprawniłaby procesy, ale również zwiększyła satysfakcję i efektywność pracownika. W naturalny sposób nasuwało się rozwiązanie w postaci automatyzacji faktur, które mogło odciążyć zespół i przyspieszyć realizację zadań.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła firma Lumileds
Dział finansowy Lumileds stał przed koniecznością obsługi tysięcy faktur wymagających ręcznego zaksięgowania w systemie SAP. Proces ten był czasochłonny, mało efektywny i obciążający dla zespołu.
Przeciążenie operacyjne
Jeden pracownik, pracując w pełnym wymiarze godzin, nie był w stanie przetworzyć wszystkich dokumentów. Przy 10 minutach potrzebnych na jedną fakturę, zaksięgowanie 2000 sztuk wymagałoby aż 330 godzin pracy, co skutkowało narastającymi zaległościami.
Niewykorzystany potencjał zespołu
Monotonne przepisywanie danych odciągało specjalistę od rozwojowych zadań w dziale finansowym, wpływając negatywnie na jego motywację i satysfakcję z pracy.
Ograniczona wydajność procesu
Manualne wprowadzanie danych pozwalało na zaksięgowanie maksymalnie 60 faktur dziennie, co było niewystarczające wobec rosnących potrzeb organizacji.
Rosnące ryzyko błędów i kosztów
Ręczna obsługa dokumentów zwiększała prawdopodobieństwo pomyłek i opóźnień, co mogło wpływać na jakość i terminowość rozliczeń, a także generować dodatkowe koszty.
Te wyzwania uświadomiły firmie konieczność wprowadzenia automatyzacji – rozwiązania, które usprawni procesy, odciąży zespół i przyczyni się do poprawy efektywności całej organizacji. Decyzja o wdrożeniu automatyzacji procesów biznesowych była więc naturalnym krokiem w stronę optymalizacji.
Cele
Cele do zrealizowania
Firma Lumileds, mierząc się z narastającymi zaległościami w procesie księgowania faktur oraz przeciążeniem pracownika działu finansowego, postawiła sobie za cel wdrożenie RPA, które znacząco zwiększy wydajność i efektywność operacyjną. Priorytetem było skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie dokumentów poprzez automatyzację rutynowych działań.
Automatyzacja miała przełożyć się na znaczącą redukcję kosztów operacyjnych i uwolnienie potencjału specjalisty. Wybór rozwiązania został podyktowany także oczekiwaniem szybkiego zwrotu z inwestycji.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem klienta?
Aby usprawnić proces księgowania faktur, wdrożyliśmy u klienta robota software’owego PirxonRobot, nazwanego Honorata. Został on zaprogramowany do automatycznego pobierania faktur z poczty, odczytywania danych i wprowadzania ich do systemu SAP. Robot działa samodzielnie, przez całą dobę, eliminując potrzebę ręcznej pracy. Dzięki temu już w dwa tygodnie nadrobił trzymiesięczne zaległości, a pełny zwrot z inwestycji firma osiągnęła po trzech miesiącach.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Wdrożenie robota księgującego faktury przyniosło firmie Lumileds wymierne korzyści zarówno operacyjne, jak i finansowe. Automatyzacja pozwoliła skrócić czas przetwarzania dokumentów, znacząco obniżyć koszty i odzyskać kontrolę nad procesem.
80%
Redukcja kosztów obsługi procesu.
98%
Przyspieszenie księgowania faktur.
3 miesiące
Czas uzyskania pełnego ROI.
2 tygodnie
Potrzebne na nadrobienie 3 miesięcy zaległości
Wyniki te potwierdzają skuteczność automatyzacji back office w praktyce. Robot pracuje bez przerw i błędów, a zespół finansowy może w pełni skupić się na zadaniach wymagających ludzkiego potencjału.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia dla Lumileds
Wdrożenie robota księgującego faktury w firmie Lumileds pokazało, jak duży potencjał tkwi w automatyzacji prostych, ale czasochłonnych procesów back office. Dzięki wykorzystaniu technologii RPA możliwe było nie tylko znaczne przyspieszenie pracy i ograniczenie kosztów, ale także odciążenie pracownika, który odzyskał czas na realizację bardziej wymagających zadań.
Rozwiązanie okazało się szybkie we wdrożeniu, bezinwazyjne technologicznie i opłacalne biznesowo – ROI osiągnięto już po trzech miesiącach. Automatyzacja stała się dla Lumileds realnym wsparciem w budowaniu nowoczesnego, elastycznego zaplecza operacyjnego. Podobne rozwiązania z powodzeniem wspierają także firmy w takich obszarach jak odzyskiwanie należności z faktur, oferując skalowalne i powtarzalne procesy o wysokiej skuteczności.
Obejrzyj video case study
W powyższym case study opisaliśmy wdrożenie pierwszego robota – Honoraty, odpowiedzialnej za księgowanie faktur. W praktyce współpraca Lumileds i PIRXON trwa już od kilku lat i obejmuje szerszy zakres automatyzacji.
W poniższej rozmowie Sebastian Schyck opowiada o doświadczeniach z wdrożeniem 10 robotów RPA oraz o tym, jak robotyzacja zmieniła sposób pracy w organizacji.
Transkrypcja wideo: Robotyzacja w praktyce – szersza perspektywa współpracy Lumileds i PIRXON
Plansza: Krótka rozmowa o RPA. Sebastian Schyck i Piotr Kaczmarek
Piotr Kaczmarek, Bussines Development Director, PIRXON: Cześć Sebastianie. Współpracujemy już prawie trzy lata. W tym czasie wdrożyliśmy w Twojej organizacji 10 robotów RPA. Byłeś jednym z naszych pierwszych klientów, dlatego chciałbym zapytać Cię o Twoją perspektywę. Czym dla Ciebie jest robotyzacja RPA?
Sebastian Schyck, Head of Center of Expertise, Lumileds: Robotyzacja to dla mnie połączenie dwóch rzeczy: fascynacji nową technologią oraz realnej optymalizacji procesów biznesowych.
Z jednej strony jest to satysfakcja z budowania czegoś nowego, z drugiej – bardzo konkretne wsparcie organizacji. Dzięki robotom możemy wykonywać więcej działań w tym samym czasie, bez proporcjonalnego zwiększania zaangażowania ludzi.
Piotr Kaczmarek, Bussines Development Director, PIRXON: A który projekt uważasz za największy sukces naszej współpracy?
Sebastian Schyck, Head of Center of Expertise, Lumileds: Największym sukcesem był nasz pierwszy robot – Honorata. To rozwiązanie, które w praktyce pokazało, że RPA może działać stabilnie i długofalowo.
Honorata księguje faktury transportowe i robi to nieprzerwanie od września 2017 roku, przy minimalnym wsparciu utrzymaniowym. Przez ten czas zmieniali się operatorzy, zmieniały się okoliczności biznesowe, a robot działał nieprzerwanie.
To był dla nas przełom – moment, w którym zobaczyliśmy, że robotyzacja to nie eksperyment, ale trwałe rozwiązanie.
Drugim istotnym krokiem był robot tłumaczący, który zintegrował wcześniej wdrożone procesy. Pokazał nam, że roboty można budować modułowo i łączyć je ze sobą jak klocki – tworząc coraz bardziej zaawansowany ekosystem automatyzacji.
Piotr Kaczmarek, Bussines Development Director, PIRXON: Często mówi się, że projekt RPA powinien zwrócić się w ciągu roku. Jak to wyglądało u Was? Jak patrzysz na ROI robotów?
Sebastian Schyck, Head of Center of Expertise, Lumileds: W przypadku Honoraty ROI osiągnęliśmy w 30 dni.
Po miesiącu robot się spłacił, a od tego momentu generuje oszczędności. Można powiedzieć, że ten jeden robot w dużej mierze sfinansował dalszą robotyzację w naszej firmie.
Uważam, że perspektywa liczenia ROI powinna być indywidualna, ale jeśli dobrze wybierze się proces, zwrot może być bardzo szybki.
Piotr Kaczmarek, Bussines Development Director, PIRXON: Jak Twoim zdaniem ta technologia będzie się rozwijać w przyszłości?
Sebastian Schyck, Head of Center of Expertise, Lumileds: Technologia będzie ewoluować.
Obecnie roboty są wrażliwe na zmiany – nawet drobne modyfikacje w systemach czy procesach wymagają dostosowania. To coś, z czym człowiek radzi sobie intuicyjnie, a robot – znacznie trudniej.
Rozwój uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji będzie adresował te ograniczenia. Roboty staną się bardziej elastyczne i odporne na zmiany.
Jedno się jednak nie zmieni – roboty będą współpracować z ludźmi. To nie jest zastępowanie człowieka, lecz integracja człowieka i technologii.
Robot przejmuje mozolne, powtarzalne czynności. Człowiek koncentruje się na analizie, decyzjach i odpowiedzialności biznesowej.
W przyszłości bardzo ważną kompetencją będzie umiejętność współpracy z maszynami – zarówno fizycznymi, jak i programowymi.
Piotr Kaczmarek, Bussines Development Director, PIRXON: A jak Twój zespół zareagował na robotyzację? To często budzi obawy.
Sebastian Schyck, Head of Center of Expertise, Lumileds: Postawiliśmy na automatyzację obszarów, których pracownicy najmniej lubili wykonywać – najbardziej mozolnych i powtarzalnych czynności.
Robot bardzo szybko stał się odciążeniem, a nie zagrożeniem. Nikt nie stracił pracy w wyniku robotyzacji. Wręcz przeciwnie – pojawiła się przestrzeń na bardziej odpowiedzialne i interesujące zadania.
Powtarzalne, monotonne działania zostały przekazane robotom, a ludzie mogli skupić się na pracy o większej wartości.
Piotr Kaczmarek, Bussines Development Director, PIRXON
Dziękuję Ci za rozmowę.