Drugi odcinek cyklicznego spotkania edukacyjnego na temat hiperautomatyzacji procesów biznesowych rzuca światło na te zagadnienia. Eksperci dzielą się praktyczną wiedzą zdobywaną przez lata wdrożeń technologii RPA i hiperautomatyzacji.
Webinar skupił się głównie na process discovery, czyli identyfikacji procesów do hiperautomatyzacji. W pierwszej części omówiono model identyfikacji i oceny procesów, a w drugiej zaprezentowano konsolę Power Automate dostępną w ramach pakietu Microsoft 365.
Artykuł powstał na podstawie webinaru. Jeśli wolisz obejrzeć, niż czytać – kliknij.
Część 1. Jak identyfikować procesy do hiperautomatyzacji w back office i jej „nie zabić” w firmie?
Celem inteligentnego wdrażania hiperautomatyzacji jest dostarczanie rozwiązań sprytnych – czyli takich, które zapewniają maksymalne korzyści przy możliwie niskich nakładach finansowych i osobowych. Optymalne rozwiązania pozwalają osiągnąć zwrot z inwestycji (ROI) często poniżej roku.
Jest to szczególnie ważne w obecnych czasach, gdy firmy mierzą się z wyzwaniami, z którymi nie miały do czynienia w przeszłości, a inteligentne zarządzanie kosztami działań pozwala sterować zyskiem przedsiębiorstw.
Temat identyfikacji procesów jest niezwykle ważny. Znane są przypadki firm, które poniosły wysokie koszty – rzędu setek tysięcy złotych – nie wdrażając ostatecznie żadnego robota, ponieważ wybrały złą drogę. Aby działać inteligentnie i efektywnie, kluczowe jest odpowiednie rozpoczęcie procesu.
Piotr Kaczmarek, dyrektor do spraw rozwoju w firmie PIRXON, ekspert w identyfikacji obszarów działalności i procesów do usprawnienia, przedstawił model identyfikacji i oceny procesów, który składa się z kilku kroków.
Od czego w ogóle zacząć identyfikację procesów do hiperautomatyzacji?
Pierwszym krokiem w inteligentnym podejściu do hiperautomatyzacji jest identyfikacja procesów, które są dobrymi kandydatami do automatyzacji. Model zaproponowany na spotkaniu składa się z kilku etapów.
Krok 1. Przeskanowanie i stworzenie wstępnej listy procesów
Najlepiej rozpocząć od przeskanowania procesów realizowanych w organizacji i stworzenia wstępnej listy tych, które już dziś generują zauważalne obciążenie czasowe dla pracowników.
Na tym wczesnym etapie nie należy myśleć o ograniczeniach technologicznych ani o możliwościach samej technologii hiperautomatyzacji. Celem jest zebranie wszystkich istotnych procesów, które mają wpływ na organizację. Taka wstępna analiza procesów biznesowych to więc punkt wyjścia do dalszych, rozsądnych działań.
Chodzi o zebranie listy wszystkich aktywności, które pracownicy wykonują w biurze. Można również zweryfikować procesy związane z otwartymi rekrutacjami czy zamkniętymi projektami IT.
Ważne jest, aby zrobić to inteligentnie i nie poświęcić na to nadmiernej ilości czasu, którego zazwyczaj brakuje. Nie chodzi o szukanie procesów „pod robotyzację”, ale o przygotowanie listy procesów, które są realizowane w organizacji.
Krok 2. Przygotowanie obszernej listy procesów
Kolejnym etapem jest przygotowanie bardziej szczegółowej listy procesów. Identyfikacja około 10 procesów to już dobry początek, jednak obszerniejsza lista ułatwia późniejszy wybór tych właściwych i zmniejsza prawdopodobieństwo przeoczenia czegoś istotnego.
Należy skupić się na procesach, które są widoczne i stanowią podstawę dla biznesu. Nie chodzi o spędzenie na tym etapie miesiąca czasu – proces ma być sprytny i inteligentny.
Krok 3. Zaangażowanie kluczowych pracowników i działów
W przygotowanie listy procesów powinni być zaangażowani pracownicy operacyjni wraz z szefami działów. Mogą to być księgowi, logistycy, menadżerowie, handlowcy czy pracownicy e-commerce. Technologia hiperautomatyzacji nie ma ograniczeń co do działu, w którym może pracować.
Podkreślone zostało kluczowe znaczenie zespołu zaangażowanego w projekt. Doświadczenie wskazuje, że źle dobrane i przygotowane osoby potrafią „zabić” projekt już na wczesnym etapie.
Rozmówcy podkreślili również, że projekt identyfikacji procesów powinien być realizowany siłami wewnętrznymi. Pracownicy firmy mają w końcu najlepszą wiedzę o organizacji i jej sposobie działania.
Przywołano przykład klienta i jego sytuację, w której spotkanie z 30-osobową grupą, której przedstawiono technologię automatyzacji w odpowiedni sposób, zaowocowało pojawieniem się świetnych pomysłów na kandydatów do robotyzacji już na spotkaniu.
Kluczowe jest nie tylko posiadanie kompetencji przez pracowników, ale także ich nastawienie. Muszą oni zrozumieć, w jaki sposób wdraża się hiperautomatyzację, czemu ona służy i jak może im pomóc, aby nie postrzegali jej jako „wroga”.
Krok 4. Przygotowanie charakterystyki procesów
Kiedy jest już lista procesów, które potencjalnie mogą być zautomatyzowane, następnym krokiem jest przygotowanie ich charakterystyki. Powinna ona objąć w szczególności cztery kluczowe aspekty:
- powtarzalność – określa poziom standaryzacji każdego przebiegu procesu,
- poziom cyfryzacji – mierzy ilość danych cyfrowych i niecyfrowych w ramach procesu,
- stabilność – definiuje cykl życia procesu,
- pracochłonność/wolumen – dotyczy ilości wystąpień procesu w czasie oraz czasu jego realizacji.
Wskazano, że hiperautomatyzacja, dzięki możliwości angażowania człowieka w cykl pracy robota, zniwelowała wiele ograniczeń znanych z wcześniejszych wdrożeń robotyzacji (RPA).
Krok 5. Oszacowanie kosztów procesu
Mając charakterystykę procesów, należy oszacować ich koszty. Choć wycena kosztów może być tematem odrębnego, szczegółowego spotkania, na tym etapie, w celu oszczędzenia czasu, warto skupić się na trzech podstawowych aspektach:
- czas brutto – czas poświęcany na realizację procesu, uwzględniający przerwy, „wrzutki” (nieplanowane zadania); innymi słowy, jest to koszt brutto pracy w danym procesie,
- koszt błędów – należy uwzględnić koszt ewentualnych błędów, ich wpływ na resztę organizacji oraz to, czy stanowią wąskie gardło lub czy powielają błędy do kolejnych procesów. Trzeba pamiętać, że każdy błąd to duży koszt finansowy, ale może też być kosztem wizerunkowym,
- koszt responsywności i dostępu do danych rzeczywistych – należy uwzględnić koszty związane z szybkością reakcji organizacji oraz dostępem do rzeczywistych danych, na których pracują pracownicy. Może to być bardzo duży koszt lub, przeciwnie, bardzo duża wartość w przypadku sprawnego dostępu.
Krok 6. Przygotowanie priorytetyzacji procesów
Informacje zebrane w poprzednich krokach – charakterystyka procesów oraz oszacowane koszty/wartość – pozwalają na przygotowanie priorytetyzacji.
Na podstawie tej analizy można wybrać kandydatów do robotyzacji, zawężając listę do procesów, które zostaną poddane szczegółowej analizie.
Priorytetyzacja może opierać się wyłącznie na zebranych danych, ale może również wykraczać poza nie, zwłaszcza gdy proces jest realizowany siłami wewnętrznymi, a zespół ma szerszy pogląd na procesy w organizacji. Ponownie podkreślono, że realizacja tych etapów siłami wewnętrznymi ma bardzo dużą wartość dla organizacji.
Krok 7. Przygotowanie szczegółowego opisu procesu
Dla wybranych, priorytetowych kandydatów do automatyzacji, należy przygotować szczegółowy opis procesu. Na tym etapie poświęca się czas na dogłębną analizę i określenie wszystkich czynności realizowanych krok po kroku.
Ma to na celu zweryfikowanie wcześniej założonej charakterystyki procesu i potwierdzenie wykonywanych w nim czynności.
Poziom szczegółowości opisu powinien pokrywać tzw. Happy Path (podstawowe czynności). Na tym etapie nie trzeba opisywać wszystkich wyjątków ani próbować projektować robota.
Opis powinien być na tyle jasny, by taki proces był w stanie realizować stażysta. Warto wzbogacić opis o print screeny z aplikacji, które mają być automatyzowane, aby ułatwić zrozumienie dla osoby, która nie zna procesu. Taki szczegółowy opis jest istotny pod względem późniejszej wyceny pracy deweloperskiej.
Krok 8. Wycena i ocena ROI
Ostatnim krokiem w modelu identyfikacji i oceny procesów jest poddanie tak przygotowanych i zweryfikowanych procesów wycenie. Wyceny dokonują twórcy robotów (specjaliści od hiperautomatyzacji) lub dostawcy systemów (jeśli automatyzacja ma być częścią modyfikacji istniejącego systemu).
Celem jest oszacowanie kosztu realizacji automatyzacji. Koszt wyceny jest kluczowym elementem do oszacowania zwrotu z inwestycji (ROI).
Podsumowanie – rola technologii na etapie identyfikacji
Co warte podkreślenia, żaden z wymienionych kroków w procesie identyfikacji nie dotyczył znajomości technologii ani doboru konkretnego rozwiązania. Zdaniem ekspertów, na tym etapie nie jest to zupełnie istotne.
Technologia hiperautomatyzacji jest obecnie bardzo dojrzała u wielu dostawców. Dopiero znając wartość i charakterystykę procesów, można pokusić się o określenie, która technologia zapewni najszybszy zwrot z inwestycji.
Zwrócono uwagę, że dobór technologii i zapoznanie się z jej cenami na zbyt wczesnym etapie może „zabić” automatyzację w zarodku. Na początku najważniejsze jest zrozumienie, czym jest proces – jaka jest jego rola w organizacji, jak wygląda jego przebieg i jakie realne problemy rozwiązuje.
Część 2: Warsztat – omówienie konsoli Power Automate
Druga część webinaru poświęcona była konsoli Power Automate, która jest dostępna bezpłatnie w ramach pakietu Microsoft 365. Pokazano możliwości tego narzędzia, nawiązując do stworzenia darmowego robota na licencji Office 365 w siedem minut podczas poprzedniego spotkania. Prezentacji dokonał prezes PIRXON – Bartosz Sobolewski, niekwestionowany autorytet i praktyk RPA oraz hiperautomatyzacji.
Konsola Power Automate jest potężnym narzędziem, które ma wiele funkcjonalności w jednym miejscu.
Ekran startowy i baza szablonów
Każda aplikacja ma ekran startowy. W Power Automate oferuje on dużo gotowych szablonów oraz informacji o tym, jak korzystać z usługi.
Są to gotowe „roboty” usprawniające codzienną pracę. Szablony te są proste, np. do przesyłania załączników, automatycznej analizy danych w Power BI, czy wysyłania powiadomień mobilnych o zdarzeniach. Można je szybko uruchomić, podając dane logowania do usługi i ewentualnie kilka opcji konfiguracyjnych.
Rejestrator/orkiestrator (przepływy)
W ramach konsoli Power Automate dostępny jest Rejestrator, nazywany w branży Orkiestratorem. Microsoft nazywa zautomatyzowane procesy „przepływami”, ale w branży najczęściej używa się terminu „robot”.
Orkiestrator to cały panel do zarządzania tymi „przepływami”. Pozwala na monitoring ich przebiegów, uruchomień, zarządzanie dostępem i właściwościami. Z tego miejsca można również uruchamiać i udostępniać utworzone roboty innym użytkownikom w firmie. Panel ten pozwala sterować wszystkim, co dotyczy zarządzania robotami.
Studio i Power Automate Desktop
Konsola zawiera również Studio do tworzenia przepływów w chmurze. Dodatkowo, do automatyzacji na pulpicie służy osobna aplikacja: Power Automate Desktop.
Power Automate Desktop działa na komputerze lokalnym i umożliwia automatyzację aplikacji „windowsowych”, systemów ERP (takich jak SAP czy Theta) oraz stron internetowych za pomocą przeglądarki, nawet tych, które nie mają publicznego API. Dużo rzeczy można jednak zautomatyzować już w samej chmurze.
Łączniki (API) i integracje
Power Automate oferuje bardzo dużo gotowych „łączników”, które w branży popularnie nazywane są API. Są to gotowe funkcje do wykorzystania od ręki. Przede wszystkim konsola umożliwia pełną integrację z pakietem Office. Co istotne dla użytkowników pakietu Office, wiele z tych funkcji jest dostępnych bez dodatkowych opłat. Można automatyzować komunikację z Outlookiem, SharePointem, Power BI, czy notatkami.
Dostępne są także łączniki do integracji z usługami Google (Kalendarz, Gmail, Drive), Facebooka, czy do wysyłania powiadomień na urządzenia mobilne. Te, które nie mają nalepki Premium, są dostępne od ręki dla użytkowników pakietu Office 365.
Istnieją również łączniki Premium, dostępne w płatnych pakietach. Ceny zaczynają się od 15 dolarów za wersję chmurową. Wersja pozwalająca na używanie rozwiązań na pulpicie (Power Automate Desktop) kosztuje standardowo 40 dolarów.
Podkreślono, że za niewielką kwotę otrzymuje się bardzo potężną „maszynę” z dużą ilością łączników (API), pozwalającą zrealizować większość procesów, które chciałoby się zautomatyzować.
To, czego nie da się zautomatyzować za pomocą łączników chmurowych (często dlatego, że aplikacje nie są chmurowe lub nie udostępniają API), można obsłużyć za pomocą Power Automate Desktop i automatyzacji na pulpicie, obejmującej systemy ERP i aplikacje desktopowe.
Monitoring działań
Po utworzeniu procesów konsola oferuje pełny monitoring ich działania. Dostępne są informacje o wszystkich przepływach – zarówno tych chmurowych, jak i uruchamianych na pulpicie w aplikacji Power Automate Desktop.
Monitoring pokazuje informacje o błędach, które wystąpiły podczas uruchamiania, oraz o tych, które zakończyły się powodzeniem. Dostępny jest podgląd tego, co robi robot na komputerze lokalnym. Wszystkie te informacje są dostępne w konsoli Power Automate.
Integracja z usługami sztucznej inteligencji
Konsola Power Automate jest również miejscem wejścia do usług związanych ze sztuczną inteligencją. Przykładem jest AI Builder, który służy np. do analizy dokumentów. Wspomniano także o nowej funkcji Process Advisor (Task Mining), która jest od niedawna dostępna w wersji zapoznawczej do testów dla pierwszych użytkowników. Te rozwiązania bazujące na sztucznej inteligencji znajdują się w konsoli Power Automate.
Power Automate: potężne narzędzie w zasięgu ręki
Podsumowując, konsola Power Automate to wielofunkcyjne rozwiązanie, które oferuje orkiestrację, studio do budowania „robotów” (przepływów), gotowe szablony i łączniki (poprzez API).
Jest to de facto cała konsola zarządzania robotami w jednym miejscu. Zintegrowana ze środowiskiem Office 365, z którego korzysta bardzo wiele firm, stanowi narzędzie, które zdecydowanie warto eksplorować.
Wdrożenie hiperautomatyzacji w sposób inteligentny, rozpoczynając od rzetelnej identyfikacji procesów i wykorzystując potencjał narzędzi takich jak Power Automate, pozwala firmom optymalizować działania, generować zyski i efektywnie stawiać czoła wyzwaniom rynkowym.