Firma Invena, działająca w branży instalacyjno-sanitarnej i grzewczej, stanęła przed wyzwaniami związanymi z ręczną rejestracją setek dokumentów księgowych trafiających codziennie do działu finansów. Dzięki wdrożeniu cyfrowych asystentów AI i robotów RPA opartych na Microsoft Power Platform udało się w pełni zautomatyzować proces – od pobierania i klasyfikacji dokumentów ze skrzynki e-mail, przez ekstrakcję danych i konwersję plików, po ich zapis do systemu ERP TETA. W efekcie firma odzyskała 45 dni roboczych rocznie, osiągnęła 100% poziom automatyzacji rejestracji danych, ograniczyła błędy ludzkie i zyskała ponad 21 tys. zł oszczędności. A co ciekawe – wdrożenie rozwiązania zajęło niespełna 2 miesiące.
Sytuacja początkowa
Sytuacja przed wdrożeniem
Mniej ręcznie, za to mądrzej. Taki był cel zespołu finansów w Invenie, który poprosił nas o wsparcie w przebudowie procesu wstępnej rejestracji dokumentów. Efekt? Odzyskane dziesiątki dni pracy, szybszy przepływ pracy, mniej błędów i gotowość na skalowanie bez dodatkowych etatów. Wszystko dzięki asystentom AI i robotom RPA opartym na Microsoft Power Platform.
Od ręcznego działania do automatyzacji end-to-end.
Przed zmianą wszystkie faktury, paragony i delegacje trafiały na jedną, wspólną skrzynkę odbiorczą w Invenie. Do obowiązków pracownika należało otwieranie archiwów ZIP, konwertowanie załączników do PDF, kompletowanie pakietów i ręczne wprowadzanie danych do systemu ERP TETA.
Wyzwania
Wyzwania przed jakimi stanęła Invena
Zespół finansowy działał pod presją rosnącego wolumenu i oczekiwań „tu i teraz”. Ręczne kompletowanie, zapisywanie i konwertowanie dokumentów z e-maili spowalniało pracę, zwiększało ryzyko popełnienia błędów i utrudniało skalowanie. Do tego dochodziły realia dnia codziennego: różne formaty plików, zabezpieczone PDF-y oraz konieczność przypisania dokumentu do właściwej osoby (np. po NIP czy numerze rejestracyjnym).
W skrócie – zespół zmagał się z:
Obsługą różnych formatów plików
Archiwa ZIP i miks formatów (DOCX, XLSX, ODS, CSV) wymagały ręcznego rozpakowywania i konwersji do PDF‑ów.
Brakiem ustrukturyzowanej klasyfikacji dokumentów
Nie było systemu, który automatycznie rozpoznałby typ dokumentu (faktura krajowa, zagraniczna, delegacja itp.) – wszystko wymagało decyzji pracownika.
Ręczną walidacją i przetwarzaniem danych
Pracownicy musieli sprawdzać kompletność, poprawność i wprowadzać dane do ERP TETA bez wsparcia automatycznych reguł.
Potrzebą kontekstowego przypisywania dokumentów
Każdy dokument należało ręcznie przyporządkować do właściwej osoby czy działu (np. na podstawie NIP, numeru rejestracyjnego).
Obsługą faktur PDF zabezpieczonych hasłem
Skanowane lub zaszyfrowane pliki wymagały dodatkowych, manualnych działań, zanim można je było przetworzyć.
Cele
Cele wdrożenia
Ambicją było przejście od ręcznego procesu do „AI-assisted, RPA-driven” – tak, aby ludzie zajmowali się wyjątkami i decyzjami, a nie przepisywaniem danych. Cel biznesowy: przeniesienie pracy z ręcznego przepisywania na inteligentną automatyzację. Cel operacyjny: zaprojektować przepływ procesu „od e-maila do ERP” w sposób szybki, odporny na niuanse plików i łatwy do skalowania. Kluczowe cele:
- Automatyzacja procesu wstępnej rejestracji dokumentów end-to-end,
- Wykorzystanie AI do klasyfikacji i ekstrakcji danych,
- Ograniczenie błędów, skrócenie czasu i odciążenie zespołu finansowego,
- Uruchomienie rozwiązania szybko, z niską barierą wejścia po stronie IT i gotowością do dalszej rozbudowy.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem czyli cyfrowi asystenci AI i robot RPA
Dziś, „rękoma” procesu jest Power Automate (Cloud & Desktop), który co 15 minut monitoruje program Outlook, pobiera i porządkuje wiadomości z załącznikami, wstępnie je weryfikuje i przygotowuje do rejestracji.
„Mózgiem” procesu są autorscy asystenci AI (API OpenAI), którzy klasyfikują typ dokumentu (np. delegacja, faktura krajowa/zagraniczna) i wyodrębniają dane, zwracając ustrukturyzowany JSON (JavaScript Object Notation), wykorzystywany następnie do rejestracji w ERP TETA.
Trudne przypadki? Power Automate Desktop rozpakowuje pliki ZIP i ujednolica formaty dokumentów, a Tesseract OCR zintegrowany z Pythonem dodaje warstwę tekstową do skanów i umożliwia przetwarzanie PDF-ów zabezpieczonych hasłem.
Reguły w Power Automate walidują kompletność i spójność danych; w razie wyjątków (np. „brak informacji”, błędny format, nieczytelny dokument) zadanie jest automatycznie kierowane do ręcznej weryfikacji (human-in-the-loop), bez blokowania strumienia. W efekcie cały łańcuch – od pobrania e-maila, przez analizę i klasyfikację, po zapis do TETA – działa jako spójny, end-to-end robot RPA.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu AI i robota
45 dni
Czas odzyskany dzięki eliminacji manualnego wprowadzania danych.
21 600 zł
Roczne oszczędności wynikające z automatyzacji.
100%
Procent automatyzacji procesu – pracownik włącza się tylko przy wyjątkach.
100%
Pełna gotowość do skalowania.
Technologie
Technologie wykorzystane w projekcie
Aby osiągnąć szybki efekt przy niskiej barierze wejścia, Invena postawiła na ekosystem Microsoft i sprawdzone komponenty open-source. Power Platform pełni rolę „silnika przepływu pracy”, a AI dostarcza „logiki” do zrozumienia treści dokumentów. Wokół tego działają skrypty i OCR, które umożliwiają przetwarzanie różnorodnych, niestandardowych plików biurowych.
- Microsoft Power Automate (Cloud & Desktop)
- Outlook
- Python (rozpakowanie/konwersje)
- Tesseract OCR (open source, do wyodrębniania tekstu z obrazów)
- OpenAI (asystent AI do klasyfikacji i ekstrakcji)
- ERP TETA
Ciekawostki
Ciekawostki i wyróżniki wdrożenia
Oto kilka elementów, które sprawiły, że to wdrożenie można uznać za unikatowe:
- Klarowny podział ról RPA/AI – prosta metafora „ręce i mózg” rozwiązania,
- Odpytywanie skrzynki pocztowej co 15 min – szybkie wychwytywanie nowych dokumentów,
- Automatyczna obsługa „trudnych przypadków”: ZIP-y, hasła, skany,
- Human-in-the-loop tylko dla wyjątków (człowiek wkracza tylko w wyjątkowych sytuacjach) – cały pozostały proces przebiega automatycznie,
- Niska bariera wejścia: gotowe modele AI + Power Platform, bez trenowania własnych modeli.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia AI i robota RPA
PIRXON stworzył dla Invena inteligentne rozwiązanie, które działa w oparciu o infrastrukturę Microsoft i automatyzuje żmudny proces rejestracji dokumentów. Dzięki połączeniu RPA i AI, zespół został odciążony z ręcznego przetwarzania – Power Automate to „ręce”, AI to „mózg” procesu. System pobiera e-maile, klasyfikuje i rejestruje dane, a człowiek wchodzi do procesu tylko w wyjątkowych przypadkach.
Dlaczego to wdrożenie zmienia reguły gry?
• Bez AI automatyzacja tego procesu byłaby nierealna.
• Gotowe modele i Power Platform to szybki start, bez potrzeby trenowania własnych modeli,
• Czas do efektu: ~1 miesiąc budowy + 2 miesiące testów.
To przykład, jak w krótkim czasie przejść od manualnej pracy do zautomatyzowanego procesu z realnym, mierzalnym zwrotem.
Chcesz zobaczyć inne case study z wykorzystaniem AI? Zajrzyj tutaj.
Przeczytaj także „Agent AI – co to jest? Przewodnik dla CTO (i nie tylko)” oraz „Agenci AI w organizacjach – wyzwania, zaufanie i etyka w implementacji”.