RPA i Power Automate bez tajemnic. Odpowiadamy na najczęstsze pytania

RPA (Robotic Process Automation) to oprogramowanie, które wykonuje powtarzalne zadania na komputerze dokładnie tak, jak robi to człowiek – klika, kopiuje dane, loguje się, wypełnia formularze, przełącza się między systemami. Działa na warstwie interfejsu użytkownika, więc nie wymaga przebudowy istniejących systemów.

W praktyce: bot przejmuje to, co dziś zajmuje pracownikom kilka godzin dziennie – i robi to szybciej, bez błędów, bez przerw.

Power Automate to narzędzie Microsoftu do automatyzacji procesów – zarówno prostych (powiadomienia, automatyczne przesyłanie danych i powiadomień między aplikacjami Microsoft 365), jak i złożonych (RPA, integracje systemów, obsługa dokumentów). Działa w ekosystemie Microsoft 365, co oznacza, że automatyzacja trafia w środowisko, które Twoja firma już zna i kontroluje.

PIRXON wdraża automatyzację w oparciu o Microsoft Power Platform – w tym Power Automate, Power Apps, AI Builder i Power Automate Desktop.

RPA (Robotic Process Automation) wykonuje zadania według ustalonych reguł – jest przewidywalne i precyzyjne. AI analizuje, interpretuje i podejmuje decyzje w oparciu o dane. W praktyce działają razem: RPA obsługuje proces, AI rozpoznaje dokumenty, klasyfikuje dane lub ocenia wyjątki. PIRXON łączy obie technologie w ramach jednego wdrożenia. Zobacz przykład wdrożenia dla Alsendo, gdzie robot RPA wspierany przez AI zautomatyzował 88% obsługi zgłoszeń logistycznych.

Nie. Nowoczesne narzędzia do automatyzacji działają w modelu low-code – procesy konfiguruje się wizualnie, bez pisania kodu. Programowanie jest potrzebne przy bardziej złożonych przypadkach, ale standardowe wdrożenia są dostępne dla zespołów bez zaplecza deweloperskiego. PIRXON dobiera narzędzie do potrzeb klienta – w tym Power Automate, który umożliwia budowanie automatyzacji bez znajomości programowania

Nie. RPA przejmuje zadania powtarzalne i schematyczne. Ludzie zostają przy tym, co wymaga oceny, decyzji i relacji. Zobacz przykład projektu automatyzacji dla Balticon, gdzie robot RPA przejął zadania angażujące wcześniej 15 osób – żadna z nich nie straciła pracy, a zespół zyskał czas na zadania wymagające ludzkiego osądu.

Najlepiej sprawdzają się procesy powtarzalne, oparte na regułach i wykonywane na komputerze. W praktyce wdrożeń PIRXON najczęściej automatyzowane obszary to:

– Księgowanie i obieg faktur: Fakturownia zautomatyzowała rozliczenia PayU w Symfonii, odzyskując 500+ godzin pracy rocznie, a KIRCHHOFF Automotive zautomatyzował obsługę faktur zakupowych w SAP z kilku europejskich oddziałów, osiągając zwrot z inwestycji w 6 miesięcy.

– Obsługa zamówień i logistyka: Jungheinrich Polska połączył zarządzanie zamówieniami między SAP a CRM, obsługując dziś 600+ dokumentów miesięcznie, a Unitrailer zautomatyzował obsługę zamówień e-commerce, weryfikację VAT i komunikację z klientem – łącznie 93% procesu.

– Operacje wokół systemu ERP: ELPLAST wdrożył serię robotów RPA i aplikację low-code, które automatyzują dziesiątki tysięcy operacji rocznie bez ingerencji w system ERP.

– Obsługa zgłoszeń i reklamacji: Alsendo zautomatyzowało przeadresowania paczek i potwierdzenia doręczenia, osiągając 88% automatyzacji procesu.

– Weryfikacja kontrahentów i compliance: Energa zautomatyzowała analizę danych AML z ponad 20 źródeł, podwajając efektywność analityków.

  PIRXON specjalizuje się w automatyzacji procesów operacyjnych realizowanych pomiędzy systemami ERP, CRM, platformami logistycznymi oraz aplikacjami biznesowymi.

RPA przestało być domeną wyłącznie korporacji. Średnie i duże firmy niezależnie od branży wdrażają automatyzację wszędzie tam, gdzie mają powtarzalne procesy. Przykłady wdrożeń PIRXON:

– Motoryzacja: KIRCHHOFF Automotive zautomatyzował obsługę faktur zakupowych w SAP z kilku europejskich oddziałów, osiągając zwrot z inwestycji w 6 miesięcy.

– Intralogistyka: Jungheinrich Polska połączył zarządzanie zamówieniami między SAP a CRM, obsługując dziś 600+ dokumentów miesięcznie.

– Energetyka: Energa zautomatyzowała analizę danych AML z ponad 20 źródeł, podwajając efektywność analityków.

– Logistyka: Alsendo zautomatyzowało przeadresowania paczek i potwierdzenia doręczenia, osiągając 88% automatyzacji procesu.

– Produkcja: ELPLAST automatyzuje dziesiątki tysięcy operacji rocznie wokół systemu ERP, bez ingerencji w sam system.

– E-commerce: Unitrailer zautomatyzował obsługę zamówień, weryfikację VAT i komunikację z klientem – łącznie 93% procesu.

Koszt zależy od liczby i złożoności automatyzowanych procesów. Proste wdrożenie jednego procesu to inwestycja rzędu kilkunastu tysięcy złotych. Bardziej rozbudowane projekty obejmujące wiele procesów i integracji to budżety zaczynające się od kilkudziesięciu do nawet setek tysięcy. PIRXON działa w modelu fixed-price – koszt jest znany przed startem projektu, nie po.

Pierwsze wdrożenie można uruchomić w ciągu 2–6 tygodni. Przykłady z praktyki PIRXON:

– Alsendo uruchomiło automatyzację obsługi zgłoszeń kurierskich w ciągu 6 tygodni.

– KIRCHHOFF Automotive zamknął pełne wdrożenie automatyzacji księgowania faktur w SAP w ciągu 3 miesięcy.

–  Czas zaprogramowania robota RPA dla Fakturowni do rozliczeń PayU wyniósł 3 tygodnie.

Większe projekty realizowane są iteracyjnie. Każda kolejna automatyzacja jest szybsza, bo korzystamy już z przygotowanej infrastruktury i rozumiemy procesy klienta.

Od jednego, dobrze wybranego procesu – powtarzalnego, opartego na regułach, z mierzalnym efektem. Nie od strategii na 50 botów. Proof of Concept pozwala sprawdzić technologię na realnym procesie zanim firma zdecyduje się na szersze wdrożenie. To standardowy punkt startowy we współpracy z PIRXON. Oto checklista pomagająca ocenić czy proces nadaje się do automatyzacji.

Tak – i to jest jedna z największych przewag RPA. Bot działa na warstwie interfejsu użytkownika, więc nie potrzebuje API ani modyfikacji kodu źródłowego. Przykład z praktyki: ELPLAST zautomatyzował dziesiątki tysięcy operacji wokół swojego systemu ERP – bez żadnej ingerencji w jego kod i bez API. Dotyczy to również starszych systemów informatycznych (tzw. legacy) – aplikacji, które nie były projektowane z myślą o integracji z nowoczesnymi narzędziami i nie udostępniają nowoczesnych interfejsów integracyjnych.

PIRXON realizuje projekty również w środowiskach, które nie udostępniają API i nie pozwalają na klasyczną integrację systemową.

Tak, ale w ograniczonym zakresie. IT jest potrzebne przy konfiguracji środowiska i nadaniu uprawnień. Sam projekt prowadzi PIRXON we współpracy np. z biznesem – analiza procesów, budowa botów, testy i uruchomienie. Dział IT nie musi przejmować projektu ani zarządzać nim na co dzień.

Power Automate działa w infrastrukturze Microsoft, objętej certyfikatami bezpieczeństwa (ISO 27001, SOC 2, RODO). Bot ma dokładnie te same uprawnienia co pracownik, którego „zastępuje” – nie więcej. Każda akcja jest logowana, co oznacza pełną audytowalność procesu.

To nie jest wybór albo-albo. API jest lepsze tam, gdzie systemy je udostępniają i gdzie wymagana jest duża szybkość wymiany danych. RPA sprawdza się wszędzie tam, gdzie API nie ma, gdzie systemy są legacy lub gdzie integracja przez API byłaby zbyt kosztowna. W praktyce oba podejścia często działają razem.

To realna kwestia. Jeśli aplikacja zmienia układ ekranu lub interfejs, bot wymaga aktualizacji. Dlatego ważne jest objęcie wdrożenia supportem – PIRXON oferuje opiekę powdrożeniową, która obejmuje właśnie takie sytuacje. Dobrze zaprojektowany bot jest też budowany z myślą o odporności na drobne zmiany interfejsu.

Zależy od procesu, skali organizacji i poziomu skomplikowania wdrożenia, ale typowy zwrot z inwestycji następuje w ciągu 6–36 miesięcy. W projektach automatyzacji procesów realizowanych przez PIRXON pełny ROI osiągnięto m.in. po 6 miesiącach w KIRCHHOFF Automotive, gdzie zautomatyzowano proces księgowania faktur w SAP. W przypadku Jungheinrich Polska szacowany zwrot z inwestycji dla projektu obejmującego integrację i automatyzację procesów sprzedażowych, logistycznych i księgowych wyniósł mniej niż 3 lata.

Przed wdrożeniem mierzymy czas wykonania procesu, liczbę błędów i zaangażowanie FTE. Po wdrożeniu te same wskaźniki pokazują dokładną różnicę. Przykład: Alsendo przed wdrożeniem RPA obsługiwało 438 działań tygodniowo ręcznie, po wdrożeniu liczba ta spadła do 84, a czas obsługi skrócił się z 13 do 2 godzin tygodniowo. PIRXON dostarcza raportowanie pozwalające śledzić pracę botów w czasie rzeczywistym.

  PIRXON wspiera klientów w mierzeniu efektów automatyzacji – od analizy przed wdrożeniem, przez uruchomienie, po monitoring w czasie rzeczywistym.

Branża nie ma znaczenia – liczy się charakter procesu. RPA sprawdza się tam, gdzie proces:

– jest powtarzalny i oparty na jasnych regułach (jeśli X, to Y),

– korzysta z ustandaryzowanych danych wejściowych – dokumentów, formularzy, systemów,

– jest wykonywany w interfejsie komputera,

– generuje ograniczoną liczbę wyjątków wymagających ludzkiej oceny.

Dlatego RPA działa równie dobrze w sektorach, które na pierwszy rzut oka nie mają ze sobą nic wspólnego. Energa zautomatyzowała analizę danych AML z ponad 20 źródeł, podwajając efektywność analityków – to compliance w energetyce. ELPLAST automatyzuje dziesiątki tysięcy operacji rocznie wokół systemu ERP, bez ingerencji w sam system – to produkcja. Wspólny mianownik to nie sektor, tylko powtarzalność procesu.

Kilka rzeczy odróżnia PIRXON od większości dostawców na rynku.

Model fixed-price – znasz koszt przed startem projektu, nie po. Specjalizacja w ekosystemie Microsoft – Power Automate, Power Platform, AI Builder. I coś, czego nie oferuje większość konkurencji: głęboka specjalizacja w automatyzacji back-office w środowiskach bez API.

Wiele firm działa na systemach legacy, które nie udostępniają interfejsów integracyjnych. PIRXON ma udokumentowane doświadczenie w automatyzacji właśnie takich środowisk: ELPLAST automatyzuje dziesiątki tysięcy operacji rocznie wokół systemu ERP, bez ingerencji w jego kod.

Największa przewaga jest jednak jedna: liczba polskich wdrożeń referencyjnych w kategorii automatyzacji procesów biznesowych. Żaden z porównywalnych dostawców nie ma tak skoncentrowanego portfolio polskich case’ów w tej specjalizacji – od energetyki i motoryzacji, przez logistykę i produkcję, po e-commerce i technologię.

PIRXON działa wyłącznie w ekosystemie Microsoft, wykorzystując m.in. Power Automate, Power Apps, AI Builder i Power Automate Desktop.

PIRXON oferuje opiekę powdrożeniową obejmującą monitoring, aktualizacje i wsparcie przy zmianach procesów lub systemów. Firmy mogą też budować wewnętrzne kompetencje – PIRXON prowadzi szkolenia dla zespołów IT i biznesowych, które chcą samodzielnie rozwijać automatyzację.

Pierwszy krok to bezpłatna konsultacja. Jeśli przychodzisz z konkretnym procesem – omawiamy go wstępnie i oceniamy, czy ma potencjał do automatyzacji. Jeśli nie wiesz jeszcze, co automatyzować – możemy przeprowadzić profesjonalną analizę procesów bezpośrednio w Twojej firmie, która pozwala zidentyfikować obszary z największym potencjałem i wybrać właściwy proces do wdrożenia.

Bezpłatna jest rozmowa. Analiza procesów to osobna, płatna usługa – ale to ona daje pewność, że automatyzujesz to, co naprawdę przyniesie efekt.