Dalpo zautomatyzowało proces tworzenia przesyłek, wdrażając robota RPA zaprojektowanego przez PIRXON w oparciu o Microsoft Power Automate.
Zamiast ręcznie dobierać opakowanie i osobno wprowadzać dane dla każdego zlecenia na platformie Allegro oraz InPost, firma powierzyła te zadania robotowi, pozostawiając po stronie pracownika jeden punkt kontroli.
W efekcie w ciągu 7 miesięcy robot obsłużył ponad 5 000 zleceń, z czego 62% przeszło całą ścieżkę bez ingerencji człowieka poza jednym kliknięciem zatwierdzającym. Rozwiązanie obsługuje dwie platformy, kilku przewoźników, dwa magazyny, a 93,4% uruchomień robota kończy się bez awarii technicznej.
To przykład podejścia, w którym automatyzacja nie zastępuje pracownika, tylko przejmuje powtarzalną część procesu, zostawiając ludziom decyzje, które rzeczywiście tego wymagają.
Kim jest Dalpo?
Dalpo to polski producent materiałów samoprzylepnych, który od lat rozwija rozwiązania odpowiadające na potrzeby biznesu i przemysłu. Firma specjalizuje się w produkcji taśm i etykiet samoprzylepnych, stawiając na wysoką jakość, niezawodność oraz elastyczne podejście do oczekiwań klientów. Dzięki doświadczeniu, własnym kompetencjom produkcyjnym i konsekwentnemu rozwojowi Dalpo buduje swoją pozycję jako partner dla firm poszukujących profesjonalnych rozwiązań samoprzylepnych
Sytuacja początkowa
Sytuacja przed wdrożeniem
Przed wdrożeniem cały proces tworzenia przesyłek w Dalpo odbywał się ręcznie. Dla każdego zamówienia pracownik otwierał system magazynowy, odszukiwał zlecenie, na podstawie listy produktów dobierał odpowiedni rozmiar opakowania, logował się na platformę jednego z przewoźników, wprowadzał dane nadawcze, pobierał etykietę i podpinał ją do listu przewozowego. Przy rosnącej liczbie zamówień, pracy na dwóch platformach – każdy z własnymi przewoźnikami i własną logiką działania – proces był czasochłonny i podatny na błędy.
Wyzwania
Wyzwania przed jakimi stanąła firma
Zespół logistyki Dalpo działał pod presją rosnącego wolumenu zamówień. Ręczny dobór opakowania i wprowadzanie danych na platformach spowalniały pracę, zwiększały ryzyko błędów i utrudniały skalowanie bez powiększania zespołu. Do tego dochodziły codzienne realia: różne logiki działania przewoźników, dwa magazyny, dwa kanały sprzedaży i zlecenia, które nie zawsze poddawały się prostym regułom.
Ręczny dobór opakowania
Każde zlecenie wymagało samodzielnej analizy listy produktów i przeliczenia, jaki rozmiar opakowania – zwykłego lub zbiorczego – będzie odpowiedni, bez wsparcia jakichkolwiek reguł czy narzędzia.
Dwa magazyny, dwa kanały sprzedaży, różne logiki obsługi
Zlecenia napływały zarówno z marketplace, jak i sklepu własnego, a każdy z kanałów rządził się inną logiką wyboru przewoźnika. W zamówieniach z marketplace przewoźnika wskazywał kupujący, ale pracownik i tak musiał ręcznie dopasować działanie do warunków odbioru właściwych dla danego magazynu i przewoźnika. W sklepie własnym klient wybierał spośród dostępnych opcji dostawy, a część zleceń wymagała ręcznego zamówienia kuriera w osobnym systemie zintegrowanym z API przewoźnika.
Zróżnicowana trudność zleceń
Zamówienia jednorodne (jeden produkt) można było obsłużyć według prostych reguł, ale zlecenia wielopozycyjne – złożone z różnych produktów – wymagały każdorazowo indywidualnej oceny, bo nie zawsze pozwalały na użycie opakowań zbiorczych.
Ryzyko błędów przy wysyłkach masowych
Ręczne wprowadzanie danych nadawczych przy dużym wolumenie zwiększało ryzyko pomyłek, które przy wysyłkach kurierskich są często kosztowne.
Cele
Cele wdrożenia
Celem wdrożenia automatyzacji i robota RPA było odciążenie zespołu logistyki z powtarzalnej pracy przy zachowaniu pełnej kontroli nad decyzjami krytycznymi dla jakości wysyłki. Kluczowe założenia:
- Automatyzacja doboru opakowania na podstawie autorskiego algorytmu i mapy produktów.
- Automatyzacja zamawiania kuriera i pobierania dokumentów przewozowych po stronie przewoźników.
- Zachowanie punktu weryfikacji – pracownik potwierdza lub koryguje propozycję robota, zanim ten przejdzie do kolejnego etapu.
- Obsługa magazynów i różnych kanałów sprzedaży w ramach jednego, spójnego procesu.
Rozwiązanie
Robot RPA i autorski algorytm
PIRXON wdrożył robota RPA opartego na Microsoft Power Automate, który realizuje proces w dwóch etapach, z zachowanym krokiem kontrolnym pomiędzy nimi.
W pierwszym etapie robot pobiera nowe zlecenia bezpośrednio z systemu magazynowego i na podstawie mapy produktów oraz autorskiego algorytmu ustala rozmiar opakowania, zapisując wynik w systemie. To pracownik podejmuje ostateczną decyzję – potwierdza lub koryguje zaproponowany rozmiar. Nie jest to ograniczenie automatyzacji, tylko świadomie zachowany punkt kontroli tam, gdzie błąd byłby najbardziej kosztowny.
Po akceptacji rusza drugi etap: robot loguje się na platformę wskazanego przewoźnika, zamawia kuriera, pobiera dokumenty przewozowe i podpina je do zlecenia, bez dalszego udziału pracownika. Rozwiązanie obsługuje wszystkich przewoźników, oba magazyny oraz sprzedaż z marketplace i sklepu własnego w ramach jednego procesu.
Całością zarządza PIRXON Commander – aplikacja low-code oparta na Power Apps, która pełni rolę orkiestratora i panelu kontrolnego rozwiązania. To w niej zespół Dalpo widzi status każdego zlecenia, może filtrować i eksportować dane do Excela oraz na bieżąco monitorować skuteczność robota, bez potrzeby zaglądania w logi czy pytania działu IT o status.
Wyniki
Jakie wyniki zostały osiągnięte
5 000+
zleceń obsłużonych w okresie 7 miesięcy – ok. 700 miesięcznie
62%
zleceń przeprocesowanych end-to-end, bez ingerencji operatora poza jednym kliknięciem
93,4%
uruchomień robota zakończonych bez awarii technicznej
16–71 godz./mies.
odzyskanego czasu pracy zespołu logistyki, w zależności od przyjętych założeń
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia
Robot wdrożony przez PIRXON odciążył pracowników w procesie, który wcześniej w całości wykonywany był ręcznie – od dobrania opakowania po zamówienie kuriera i pobranie dokumentów przewozowych. Standaryzacja doboru opakowania według jednego algorytmu, niezależnie od tego, kto akurat obsługuje zlecenie, to efekt równie ważny jak same godziny oszczędzone na wprowadzaniu danych. Pracownik nadal decyduje w punkcie krytycznym – zatwierdza rozmiar opakowania, ale cała reszta procesu działa bez jego udziału.
Architektura rozwiązania pozwala dołączać kolejnych przewoźników bez przebudowy procesu, a każde zlecenie ma zarejestrowany status i czas realizacji, co daje pełną przejrzystość nawet w okresach wzmożonej sprzedaży.
Opinia