Właśnie tego, jak inteligentnie identyfikować procesy do robotyzacji i hiperautomatyzacji, dotyczył piąty odcinek Ligi Mistrzów HiperAutomatyzacji, skupiając się na niezwykle ciekawym narzędziu: Microsoft Process Advisor.
Webinar zorganizowany przez firmę PIRXON, dostarczył wielu praktycznych wskazówek i szczegółową demonstrację działania narzędzia, które jest często dostępne w ramach pakietu Microsoft 365.
Spotkanie poprowadzili doświadczeni eksperci PIRXON: Andrzej Kubiak związany z hiperautomatyzacją w firmie, oraz Piotr Kaczmarek – analityk, współzałożyciel PIRXON i programista.
Artykuł powstał na podstawie webinaru. Jeśli wolisz obejrzeć, niż czytać – kliknij.
Czym jest robotyzacja i hiperautomatyzacja? Definicje w pigułce
Zanim zagłębiono się w narzędzia do analizy procesów, Piotr i Andrzej przypomnieli kluczowe definicje. Czym więc są te pojęcia, które słyszymy coraz częściej?
Robotyzacja w biznesie, w najprostszym ujęciu, to budowanie botów, które wykonują na komputerach te same czynności, co ludzie. Wyobraźmy sobie proste akcje: uruchomienie aplikacji przez dwukrotne kliknięcie, zalogowanie się do systemu przez wpisanie loginu i hasła. Jeśli połączymy takie proste czynności w logiczny ciąg, możemy stworzyć bota, który potrafi zrealizować bardzo skomplikowany proces, na przykład księgowanie faktury w systemie finansowo-księgowym. Robot potrafi naśladować ruchy człowieka na klawiaturze i „przeklikać” to, co robiłby człowiek.
Hiperautomatyzacja idzie o krok dalej. Jest to rozszerzenie robotyzacji o dodatkowe narzędzia. Mówimy tu o technologiach takich jak OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) czy sztuczna inteligencja. Hiperautomatyzacja to miks robotów z innymi technologiami, który umożliwia automatyzację większej liczby procesów i zadań. Chodzi o połączenie różnych narzędzi, które współpracując ze sobą, obsługują proces w sposób bardziej kompleksowy niż sama robotyzacja.
Gdzie roboty znajdą zatrudnienie w firmie? Ogranicza nas tylko wyobraźnia
Często pojawia się pytanie, w jakich obszarach firmy roboty mogą pracować. Odpowiedź PIRXON, poparta doświadczeniem, jest jednoznaczna: wszędzie. Ogranicza nas tylko i wyłącznie nasza wyobraźnia. Jeśli jej brakuje, trudno będzie znaleźć obszary do automatyzacji.
Choć zdarzają się procesy powtarzalne, które często są pierwszymi kandydatami do robotyzacji (RPA) – jak choćby wspomniane księgowanie faktur od dostawców, które występuje praktycznie u każdego klienta – to doświadczenie pokazuje, że istnieje również bardzo dużo różnych, indywidualnych procesów, specyficznych dla konkretnych firm, które są z powodzeniem robotyzowane. Obsługa właśnie tych procesów jest przekazywana robotom.
Klucz do sukcesu – mądre identyfikowanie procesów z process miningiem
Skoro roboty mogą pracować wszędzie, jak wybrać te procesy, od których warto zacząć? Process mining jest niezwykle istotnym krokiem, który „ładnie zgrywa się” z robotyzacją, ponieważ pozwala identyfikować procesy do robotyzacji. Kluczem jest, aby nie przepłacić i nie przepalić czasu pracowników.
Process mining to pogłębiona analiza i eksploracja procesów realizowanych w firmie, często w systemach informatycznych. Polega na analizie dzienników zdarzeń, kroków i logów.
Tradycyjnie, process mining opierał się na analizie „śladu cyfrowego” w systemach IT. Wymagało to zidentyfikowania i zapisania każdego zdarzenia w bazie danych, co było długotrwałym procesem wdrożeniowym i analitycznym.
Jednak istnieje niskokosztowa metoda identyfikowania procesów. Polega ona na wykorzystaniu oprogramowania do process miningu, które bazuje na nagraniach czynności wykonywanych przez ludzi na komputerach. Ta metoda nie wymaga złożonego wdrożenia. Analizuje ogół czynności realizowanych na desktopie podczas wykonywania procesu przez człowieka. Właśnie na tej drugiej, opartej na oprogramowaniu i nagraniach metodzie, skupili się rozmówcy.
Na rynku dostawców narzędzi do process miningu faktycznie widać ten podział. Z jednej strony mamy narzędzia bazujące na śladzie cyfrowym, wymagające wdrożenia i głębokiej analizy systemów, co angażuje zespoły IT i wymaga gromadzenia danych przez pewien czas.
Z drugiej strony mamy narzędzia, które analizują nagrania z desktopu, co pozwala na analizę bez długotrwałego wdrożenia i bez angażowania się w skomplikowane analizy przedwdrożeniowe. To właśnie ta druga kategoria umożliwia niskokosztowe wykonanie process miningu.
Microsoft Process Advisor – niskokosztowa analiza w zasięgu ręki
Najważniejszą częścią webinaru była szczegółowa prezentacja Microsoft Process Advisor – narzędzia, które zdaniem prowadzących „rozwala system” swoją dostępnością i możliwościami.
Co sprawia, że Process Advisor jest tak interesujący? Po pierwsze, jest on częścią pakietu Microsoft 365, a co więcej, jest dostępny już od poziomu licencji E3, którą posiada ponad 80% firm w Polsce.
Oznacza to, że wiele przedsiębiorstw ma już dostęp do Process Advisor, nie ponosząc dodatkowych kosztów zakupu technologii. To czyni go bardzo lekkim, łatwym i przyjemnym w obsłudze narzędziem, które jest niskokosztowym rozwiązaniem w porównaniu do innych, droższych narzędzi process miningowych. Jest on zintegrowany z Power Automate, co jest logiczne, biorąc pod uwagę jego cel – przygotowanie do automatyzacji.
Celem Process Advisor jest właśnie przygotowanie do automatyzacji lub weryfikacja, czy procesy nadają się do automatyzacji. Narzędzie to pozwala na zaangażowanie operatorów procesów od samego początku, co jest dużym plusem – analityk nie tylko widzi dane, ale też „czuje” proces.
Demo: analiza procesu wystawiania faktur
Uczestnicy zaprezentowali praktyczne działanie Process Advisor, analizując prosty proces wystawiania faktur. Polegał on na weryfikacji zestawienia faktur do wystawienia, a następnie – jeśli była potrzeba – wystawieniu nowej faktury, co obejmowało przenoszenie danych (np. kopiuj/wklej). Całość była symulowana na online’owej wersji Excela.
Jak działa nagrywanie czynności?
Pierwszym krokiem w Process Advisor jest nagranie procesu. Jest to bardzo prosta obsługa. Użytkownik, który na co dzień wykonuje dany proces (może to być pracownik z księgowości, kadr, logistyki, a nawet produkcji czy customer service), uruchamia rejestrator czynności. Naciska „nagraj” na początku procesu i „zakończ nagranie” na końcu. Rejestrator pokazuje czerwoną ramkę, gdy wykryje aktywność użytkownika.
Narzędzie nagrywa czynności wykonywane na desktopie, co jest kluczowe. Nie ma znaczenia, czy użytkownik korzysta z aplikacji webowych, desktopowych zainstalowanych na komputerze, czy też ze stron internetowych. Process Advisor jest w stanie zidentyfikować, z jakiej aplikacji się korzysta w danym momencie procesu. Ta informacja jest później wykorzystywana w analizie. Proces ten to doskonały przykład zastosowania nagrania kroków użytkownika jako bazy do dalszej automatyzacji z wykorzystaniem robotic process automation. Cały proces nagrywania jest tak prosty, że niczym nie różni się od normalnej pracy, poza koniecznością naciśnięcia „nagraj” i „zakończ nagranie”.
Po zakończeniu nagrywania Process Advisor przygotowuje nagranie i wysyła je do chmury Microsoftu. To ważny element – nie ma potrzeby kupowania i utrzymywania własnych serwerów. Analiza odbywa się w chmurze, co jest niskokosztowym rozwiązaniem. Nie potrzeba angażować informatyków ani zespołów do powoływania serwerów.
Co więcej, nagrania mogą być wykonywane przez pracowników z różnych lokalizacji – innych miast, oddziałów, a nawet na innych kontynentach. Narzędzie jest gotowe do pracy globalnej. Możliwe jest również udostępnianie analiz i nagrań innym współpracownikom – można być współautorem analizy, co ułatwia pracę zespołową, nawet na skalę globalną.
Analiza nagrań i oznaczanie kroków
Po przesłaniu do chmury zebrane nagrania są dostępne do analizy. Analityk może przeglądać nagranie krok po kroku, widząc zrzuty ekranu dla każdej czynności. To pozwala dokładnie zobaczyć, co było kliknięte i co działo się na ekranie.
Kluczowym etapem jest oznaczanie i definiowanie kluczowych kroków procesu przez analityka. Narzędzie pokazuje czynności, które były wykonywane. Analityk przechodzi przez nagranie i identyfikuje poszczególne działania, np. „otworzenie zestawienia”, „otworzenie szablonu faktury”, „wprowadzanie danych”.
Co niezwykle cenne, Process Advisor pozwala na identyfikację i dodawanie niestandardowych kroków i wyjątków w procesie. Nawet jeśli analityk nie przewidział na początku, że w procesie mogą pojawić się pewne dodatkowe czynności (np. drukowanie faktury czy wysyłanie jej mailem), narzędzie pozwala je dostrzec w nagraniu i dodać jako elementy niestandardowe.
Dzięki temu analityk ma pełny wgląd i faktycznie „czuje” proces, widząc realne ścieżki jego przebiegu, w tym te mniej typowe, które mogłyby być niewidoczne przy analizie opartej wyłącznie na śladach cyfrowych w systemach.
Analiza i oznaczanie danych również odbywa się w chmurze. Analiza nagrań, nawet kilkunastominutowych, jest szybko przetwarzana i dostępna do przeanalizowania.
Dashboard analityczny – mapy procesów i statystyki
Po zakończeniu analizy nagrań, Process Advisor generuje dashboard z wynikami. To tutaj zebrane dane przekształcają się w cenne informacje o procesie. Dashboard jest interaktywny i dostosowuje się do rozdzielczości ekranu.
Na dashboardzie widoczne są najważniejsze informacje:
- liczba nagrań (ile razy proces był nagrywany),
- liczba wariantów procesu (ile różnych ścieżek przebiegu procesu zostało zarejestrowanych),
- czas realizacji procesu – dashboard pokazuje średni czas, jaki zajmuje wykonanie procesu. W demo procesu wystawiania faktur, mimo prostoty, zajmował on prawie 4 minuty,
- mapa procesu – wizualne przedstawienie przebiegu procesu pokazuje przejścia między krokami i różne warianty przebiegu, wskazując, które warianty są najczęstsze. Jest to kluczowe do zrozumienia, jak proces faktycznie wygląda w praktyce, a nie tylko jak jest teoretycznie opisany,
- statystyki dotyczące wariantów – szczegółowe dane o tym, jak często występują poszczególne ścieżki procesu,
- informacje o czasie zajmowanym przez poszczególne czynności – to pozwala zidentyfikować czynności, które trwają najdłużej i potencjalnie wymagają analizy, optymalizacji lub są najlepszymi kandydatami do automatyzacji,
- informacje o wykorzystywanych aplikacjach – dashboard pokazuje, z jakich aplikacji korzystano podczas procesu, jest w stanie zidentyfikować użycie zarówno aplikacji webowych, jak i desktopowych. Ta informacja pomaga ocenić, które pary aplikacji nadają się do robotyzacji i jak długo są wykorzystywane. Większość aktywności była w przeglądarce (Excel online), co było widoczne na dashboardzie. Gdyby używane były inne systemy (np. ERP, system GUS, strony internetowe), wszystkie byłyby tam widoczne. To umożliwia analizę zależności między aplikacjami i ocenę opłacalności automatyzacji danych przejść.
Dashboard pozwala zidentyfikować nie tylko standardowe przebiegi, ale także wspomniane wcześniej niestandardowe kroki i wyjątki, pokazując, w których wariantach się pojawiają.
Podsumowanie korzyści – dlaczego Process Advisor „rozwala system”?
Process Advisor to narzędzie bardzo lekkie, łatwe i przyjemne w obsłudze. Dostarcza kompleksowe narzędzia w ramach pakietu Microsoft 365, który wiele firm już posiada. Dzięki temu stanowi niskokosztowe rozwiązanie do process miningu, znacząco tańsze niż wiele innych narzędzi dostępnych na rynku.
Jego działanie oparte na nagrywaniu czynności użytkownika sprawia, że nie wymaga złożonego wdrożenia IT. Analiza odbywa się w chmurze Microsoftu, co eliminuje potrzebę posiadania własnej infrastruktury serwerowej. Prostota nagrywania sprawia, że każdy pracownik wykonujący proces może łatwo dostarczyć dane do analizy.
Narzędzie umożliwia szczegółową analizę realnego przebiegu procesów, w tym identyfikację wariantów i wyjątków, co jest kluczowe dla mądrego podejmowania decyzji o robotyzacji.
Process Advisor ułatwia podjęcie decyzji o robotyzacji i przyspiesza cały proces identyfikacji procesów. Jest również gotowe do pracy globalnej, umożliwiając udostępnianie analiz i nagrań.
Porównując jego dostępność (często w istniejącej licencji M365 E3) i możliwości analityczne do kosztów innych narzędzi process miningowych, które mogą kosztować setki tysięcy, korzyści są oczywiste. Jeśli Power Automate (którego Process Advisor jest częścią) jest wystarczający dla globalnych firm jak Coca-Cola, rezygnujących z dotychczasowych liderów rynku automatyzacji na jego rzecz, to trudno wskazać firmę, dla której byłby niewystarczający.