KIRCHHOFF Automotive, globalny producent komponentów do nadwozi samochodowych, mierzył się z narastającymi opóźnieniami w procesie księgowania faktur. Problemem była manualna weryfikacja danych z dokumentów zakupowych spływających z wielu oddziałów. Dzięki wdrożeniu cyfrowego pracownika PirxonRobot, firma nie tylko wyeliminowała opóźnienia i błędy w księgowaniu, ale również uzyskała pełen zwrot z inwestycji w zaledwie pół roku. Co więcej, polski oddział stał się przykładem innowacji dla innych jednostek grupy KIRCHHOFF na świecie.
Kim jest KIRCHHOFF Automotive?
KIRCHHOFF Automotive jest partnerem w rozwoju branży motoryzacyjnej, produkującym metalowe i hybrydowe złożone zespoły szkieletów strukturalnych nadwozi i podwozi z uwzględnieniem nowoczesnych systemów zabezpieczeń przed skutkami kolizji. Jest największym podmiotem w obrębie Grupy KIRCHHOFF, zatrudniającym 9 000 pracowników w około 30 zakładach produkcyjnych w 11 krajach. Jako globalny gracz oferuje klientom złożone zespoły nadwozi samochodowych, działając na trzech kontynentach: w Europie, Azji i Ameryce Północnej.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w KIRCHHOFF Automotive
Przed wdrożeniem rozwiązania PIRXON, proces księgowania faktur w KIRCHHOFF Automotive był całkowicie manualny i angażował pięcioosobowy zespół. Cztery osoby odpowiadały za opis zamówień, a piąta za księgowanie faktur. Każdy dokument musiał zostać porównany z zamówieniem oraz dokumentem przyjęcia PZ, co w praktyce oznaczało powtarzalną, czasochłonną i podatną na błędy pracę.
Wzrost liczby faktur – napływających z kilku oddziałów zagranicznych – pogłębiał problem. Zespół nie był w stanie na bieżąco obsłużyć rosnącej liczby dokumentów, co skutkowało opóźnieniami, spiętrzeniem pracy i presją operacyjną. Manualna weryfikacja danych generowała również ryzyko błędów, które mogły prowadzić do niezgodności w księgowaniu oraz utraty kontroli nad procesem.
Firma potrzebowała rozwiązania, które nie tylko uporządkuje i przyspieszy proces, ale również zapewni skalowalność – bez konieczności zwiększania zatrudnienia. Kluczowa stała się więc automatyzacja faktur, pozwalająca odciążyć zespół i przywrócić płynność operacyjną.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła firma KIRCHHOFF Automotive
Przed zautomatyzowaniem procesu księgowania, w jego obsługę zaangażowanych było 5 pracowników. Każda faktura musiała zostać zweryfikowana w odniesieniu do zamówienia oraz dokumentu przyjęcia PZ.
Brak automatyzacji weryfikacji danych
Manualne porównywanie informacji z faktury, zamówienia i dokumentu PZ zabierało dużo czasu i obarczone było ryzykiem błędów.
Nieefektywne wykorzystanie zasobów ludzkich
Proces angażował pełnoetatowy zespół, mimo że składał się z powtarzalnych, rutynowych czynności.
Opóźnienia spowodowane skalą operacyjną
Faktury napływały z kilku krajów, co przy braku automatyzacji prowadziło do zatorów i wydłużenia czasu księgowania.
Brak możliwości skalowania bez kosztów
Wzrost liczby faktur wymuszałby zatrudnianie dodatkowych osób. Proces nie był wiec skalowalny w obecnej formie.
Międzydziałowy proces księgowania faktur wymagał dużego nakładu pracy, był nieefektywny i podatny na błędy. W obliczu rosnącej liczby dokumentów i oczekiwań centrali KIRCHHOFF potrzebował rozwiązania, które pozwoliło na automatyzację procesu bez reorganizacji całego działu. Automatyzacja ta była kluczowa dla usprawnienia procesów back office, które wcześniej wymagały dużego zaangażowania operacyjnego.
Cele
Cele do zrealizowania
Celem wdrożenia cyfrowego pracownika w KIRCHHOFF Automotive było usprawnienie procesu księgowania faktur poprzez eliminację ręcznych czynności i zminimalizowanie ryzyka błędów. Najważniejszym założeniem było zastąpienie żmudnych operacji powtarzalnych zautomatyzowanym rozwiązaniem, które mogłoby działać w trybie ciągłym, bez angażowania dodatkowych zasobów kadrowych. Takie wdrożenie RPA pozwala na szybkie osiągnięcie efektów operacyjnych przy minimalnym wpływie na strukturę organizacyjną.
Z perspektywy jakościowej projekt miał doprowadzić do zwiększenia precyzji operacyjnej, poprawy spójności danych oraz podniesienia komfortu pracy zespołu księgowego poprzez odciążenie go z rutynowych zadań.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem klienta?
W odpowiedzi na wyzwania związane z ręcznym księgowaniem faktur wdrożyliśmy w firmie KIRCHHOFF cyfrowego pracownika – robota PirxonRobot – który w pełni zautomatyzował proces weryfikacji i księgowania dokumentów w systemie SAP. To przykład skutecznej implementacji, jaką zapewnia RPA automatyzacja – technologia, która eliminuje manualne błędy i znacząco skraca czas przetwarzania danych.
Robot codziennie loguje się do systemu i pobiera faktury. Następnie automatycznie sprawdza, czy do każdej z nich przypisany jest dokument przyjęcia PZ, a także porównuje pozycje z faktury i dokumentu przyjęcia. Jeśli kwoty się zgadzają, robot zapisuje dokument i generuje raport. W przypadku niezgodności – podejmuje próbę ich korekty lub przekazuje sprawę do ponownej weryfikacji przez pracownika lub system Workflow.
Cały proces działa w pełni autonomicznie, 24/7, bez konieczności angażowania pracowników w rutynowe zadania. Robot codziennie raportuje status operacji, wskazując, ile faktur zostało zaksięgowanych poprawnie, ile wymagało korekty, a ile skierowano do ponownej analizy. Dzięki temu zespół księgowy zyskał nie tylko czas, ale i pełną kontrolę nad procesem – bez zbędnych opóźnień i ryzyka błędów.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Dzięki wdrożeniu cyfrowego pracownika KIRCHHOFF nie tylko zautomatyzował czasochłonny proces księgowania faktur, ale również znacząco poprawił efektywność operacyjną całego działu finansowego. Efekty były widoczne już po kilku tygodniach pracy robota.
1 etat
Uwolniony – zmniejszenie kosztów obsługi procesu.
6 miesięcy
Czas potrzebny na osiągnięcie pełnego zwrotu z inwestycji.
38%
Zaległych faktur udało się nadrobić już w pierwszym miesiącu działania robota.
3 miesiące
Od pomysłu do wdrożenia cyfrowego pracownika.
Robot całkowicie wyeliminował błędy wynikające z ręcznej interpretacji danych, usprawnił procesy raportowe i podniósł jakość obsługi dokumentów. Co istotne – wdrożenie stało się wzorem innowacji dla pozostałych oddziałów firmy w Europie.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia dla KIRCHOFF
Wdrożenie cyfrowego pracownika w firmie KIRCHHOFF przyniosło szybkie i mierzalne rezultaty – zarówno operacyjne, jak i biznesowe. Głównym efektem było całkowite wyeliminowanie opóźnień w procesie księgowania faktur, przy jednoczesnej redukcji kosztów i wzroście efektywności. Poprawie uległo również zarządzanie należnościami, dzięki sprawnemu przepływowi danych i eliminacji błędów, które mogły wpływać na terminowość i zgodność rozliczeń.
Automatyzacja wyeliminowała ryzyko błędów wynikających z nieprawidłowej interpretacji danych i pozwoliła księgować większą liczbę faktur bez potrzeby zwiększania zatrudnienia. Zespół zyskał na czasie, jakości pracy i satysfakcji z wykonywanych obowiązków.
Polski oddział KIRCHHOFF nie tylko uporządkował proces, ale stał się też wzorem dla innych oddziałów grupy w Europie. Całe wdrożenie – od pomysłu do realizacji – zamknęło się w 3 miesiącach, a pełen zwrot z inwestycji osiągnięto już po pół roku.
To przykład, jak z pozornie lokalnego usprawnienia można zbudować realną przewagę dla całej organizacji.