Grupa 3W, lider sprzedaży materiałów budowlanych dla klientów profesjonalnych, stanęła przed wyzwaniem usprawnienia procesu zarządzania należnościami. Mimo stosowania nowoczesnych systemów ERP manualna obsługa windykacji była czasochłonna i nieefektywna. Dzięki wdrożeniu inteligentnego systemu SmartReactor możliwe było zautomatyzowanie 80% codziennych zadań, ograniczenie pracy manualnej o połowę już w pierwszym miesiącu, pełna centralizacja informacji z 12 źródeł oraz zapewnienie bieżącego dostępu do aktualnych danych na każdym etapie obsługi należności. W efekcie firma odciążyła pracowników zadań administracyjnych, poprawiła jakość należności, usprawniła komunikację wewnętrzną i zewnętrzną oraz znacząco zwiększyła płynność finansową bez konieczności rozbudowy zespołu.
Kim jest Grupa 3W?
Grupa 3W jest liderem na rynku sprzedaży materiałów budowlanych do klienta profesjonalnego w Polsce. Zajmuje się kompleksową obsługą małych, średnich oraz generalnych wykonawców i deweloperów. Realizuje inwestycje w całej Polsce, oferując i doradzając najlepsze rozwiązania dla budownictwa.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w Grupa 3W
Procesy zarządzania należnościami w Grupie 3W były realizowane w sposób rozproszony i w dużej mierze manualny, mimo używania zaawansowanych systemów ERP. Pracownicy działu windykacji musieli korzystać z wielu źródeł danych, takich jak CRM, Excel, systemy ubezpieczeniowe, aplikacje wywiadowni gospodarczych (KRD, ERIF), co wymuszało czasochłonne zbieranie i scalanie informacji potrzebnych do realizacji jednego zadania. Średnio potrzebnych było aż 60-120 kliknięć, by zakończyć pojedynczą czynność, a utworzenie zadania windykacyjnego do jednej faktury wymagało średnio 80 kliknięć.
Brak centralizacji danych znacząco utrudniał ocenę sytuacji klientów, identyfikację ryzyk i skuteczne planowanie działań. Proces windykacyjny – choć częściowo wystandaryzowany – nie był zdigitalizowany, co prowadziło do dużego obciążenia zespołu administracyjnymi obowiązkami i ograniczało czas, który mógł być poświęcony na pracę z klientem oraz działania wspierające sprzedaż. Firma borykała się także z problemem opóźnień w płatnościach oraz koniecznością przekazywania spraw do windykacji zewnętrznej czy ubezpieczycieli, co wpływało na rentowność i płynność finansową.
W tej sytuacji Grupa 3W potrzebowała narzędzia, które zautomatyzuje procesy, scentralizuje dane o należnościach i pozwoli działać szybciej, skuteczniej i w oparciu o zawsze aktualne informacje.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła firma Grupa 3W
Przed wdrożeniem SmartReactor Grupa 3W zmagała się z licznymi trudnościami w zakresie obsługi należności. Procesy były czasochłonne, rozproszone i wymagały dużego zaangażowania administracyjnego, co negatywnie wpływało na efektywność, płynność finansową i jakość współpracy z klientami.
Nadmiar pracy manualnej
Zmniejszenie manualnej obsługi procesu zarządzania należnościami – pracownicy musieli wykonywać nawet do 120 kliknięć, aby zrealizować jedno zadanie, a każde działanie wymagało ręcznego przeszukiwania wielu źródeł danych.
Rozproszenie danych i systemów
Informacje były przechowywane w różnych systemach (ERP, CRM, Excel, wywiadownie gospodarcze, ubezpieczyciele, faktorzy), co powodowało duże obciążenie pracowników i trudności w analizie sytuacji.
Brak cyfryzacji procesu windykacji
Mimo standaryzacji procedur, ich realizacja odbywała się manualnie i z użyciem wielu narzędzi, co wpływało na skuteczność działań oraz utrudniało kontrolę i raportowanie.
Utrata kontroli nad płynnością
Częste opóźnienia płatności skutkowały koniecznością przekazywania spraw do zewnętrznej windykacji i ubezpieczycieli, co wpływało negatywnie na rentowność i relacje z klientami.
Dopiero wdrożenie zintegrowanego systemu SmartReactor umożliwiło firmie 3W przełamanie tych barier i usprawnienie całego procesu odzyskiwania należności z faktur.
Cele
Cele do zrealizowania
Przed wdrożeniem systemu SmartReactor Grupa 3W jasno zdefiniowała cele, których realizacja miała na celu usprawnienie procesów zarządzania należnościami, zwiększenie efektywności operacyjnej i poprawę płynności finansowej. Kluczowym założeniem było ograniczenie pracy manualnej wykonywanej przez pracowników działu windykacji poprzez automatyzację codziennych zadań oraz automatyzację faktur, a także wyeliminowanie konieczności pozyskiwania danych z wielu rozproszonych źródeł.
Grupa 3W dążyła do pełnej centralizacji informacji o należnościach w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Jednocześnie istotnym celem było utrzymanie procesów windykacyjnych w strukturach wewnętrznych firmy, by zachować pełną kontrolę nad ich jakością i przebiegiem, a także zapewnić zgodność działań z przyjętymi standardami obsługi klienta.
Firma chciała także usprawnić przepływ informacji pomiędzy wszystkimi działami zaangażowanymi w obszar należności – od windykacji, przez księgowość i sprzedaż, aż po zarząd, zapewniając każdemu interesariuszowi dostęp do aktualnych danych. Ostatecznym celem było stworzenie elastycznego, skalowalnego systemu, który nie tylko zwiększy skuteczność odzyskiwania należności, ale też umożliwi bieżącą kontrolę realizacji planów, monitoring wskaźników KPI oraz poprawę ogólnej płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem klienta?
Aby skutecznie odpowiedzieć na wyzwania, z którymi mierzyła się Grupa 3W, wdrożyliśmy system SmartReactor – kompleksowe narzędzie do inteligentnego zarządzania należnościami. Kluczowym założeniem było scentralizowanie wszystkich danych o klientach i należnościach w jednej przestrzeni cyfrowej oraz pełna automatyzacja procesów, które wcześniej były realizowane ręcznie. W tym obszarze szczególnie istotna okazała się RPA automatyzacja, która pozwoliła na eliminację wielu powtarzalnych zadań i znaczne zwiększenie efektywności operacyjnej.
System został zaprojektowany tak, by wspierać każdy etap życia należności – od scoringu i monitoringu płatności, przez windykację i ubezpieczenie, aż po działania prawne i komornicze. Dzięki temu pracownicy zyskali dostęp do pełnych, aktualnych informacji o klientach i należnościach w czasie rzeczywistym, a zadania zaczęły być generowane automatycznie w oparciu o zapisane scenariusze.
SmartReactor usprawnił komunikację między działami – handlowcy, księgowość, windykacja i zarząd korzystają z tej samej platformy i mogą działać na tych samych danych bez potrzeby przekazywania informacji między systemami. System automatycznie przypomina klientom o zaległościach, monitoruje zagrożenia, wpisy do KRD i obsługuje nawet niestandardowe procesy, takie jak odbiory czy odzyskiwanie kaucji.
SmartReactor pozwala edytować scenariusze działań w zależności od polityki firmy lub zmian rynkowych, co daje dużą elastyczność i skalowalność rozwiązania. Efektem wdrożenia jest znaczne odciążenie pracowników, poprawa jakości obsługi klienta oraz przyspieszenie spływu należności, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad procesami windykacyjnymi wewnątrz organizacji.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Wdrożenie systemu SmartReactor w Grupie 3W przyniosło wymierne i szybko zauważalne efekty zarówno w skali operacyjnej, jak i finansowej. Automatyzacja procesów, centralizacja danych i lepszy przepływ informacji znacząco usprawniły codzienną pracę zespołów oraz poprawiły płynność finansową firmy.
50%
Redukcja zadań manualnych już w pierwszym miesiącu.
80%
Codziennych zadań tworzonych automatycznie przez system.
60%+
Zadań w pełni realizowanych przez system bez udziału pracowników.
100%
Dostępności danych w czasie rzeczywistym i standaryzacja obsługi klienta.
Dzięki wdrożeniu SmartReactor firma 3W uzyskała pełną kontrolę nad procesami należnościowymi, odciążyła pracowników od zadań administracyjnych i znacząco poprawiła jakość oraz skuteczność działań windykacyjnych.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia dla Grupy 3W
Wdrożenie systemu SmartReactor w Grupie 3W całkowicie odmieniło sposób zarządzania należnościami w organizacji. Zespół porzucił czasochłonne, ręczne procesy na rzecz zautomatyzowanego, inteligentnego systemu, który każdego dnia generuje 80% zadań, a ponad 60% z nich realizuje samodzielnie – bez udziału człowieka. Centralizacja danych z 12 różnych źródeł i bieżący dostęp do aktualnych informacji o każdej należności pozwoliły usprawnić współpracę pomiędzy działami i skrócić czas reakcji na zagrożenia finansowe.
SmartReactor nie tylko odciążył pracowników windykacji, ale również dostarczył narzędzie do codziennego zarządzania dla działów sprzedaży, księgowości, controllingu i zarządu – każdy z nich zyskał dostęp do danych dopasowanych do swoich potrzeb. Firma ograniczyła liczbę spraw trafiających do windykacji zewnętrznej i ubezpieczycieli, poprawiając tym samym jakość należności i warunki współpracy z instytucjami finansowymi. Co istotne, wdrożenie systemu nie wymagało zwiększenia zatrudnienia – wręcz przeciwnie, pozwoliło lepiej wykorzystać zasoby już istniejące w firmie.
Dzięki wdrożeniu SmartReactor Grupa 3W zyskała nowoczesne, elastyczne i skalowalne rozwiązanie, które nie tylko porządkuje i automatyzuje procesy, ale realnie wspiera cele biznesowe organizacji – od poprawy płynności finansowej, przez wyższą jakość obsługi klienta, aż po zwiększenie efektywności całej organizacji.