Po wytłumaczeniu naszym klientom jak działa robot, jakie efekty można z jego pracy uzyskać stajemy przed wyborem procesu którym zajmiemy się w pierwszej kolejności. Jak najlepiej wybrać proces do robotyzacji? Jakie kryteria powinien on spełniać? Co zrobić, aby osiągnąć jak najlepszą optymalizację procesów biznesowych? Podpowiadamy na jakie pytania warto sobie odpowiedzieć.
Jak wybrać proces do robotyzacji – 5 prostych pytań!
1. Czy proces jest powtarzalny?
Proces przeznaczony do robotyzacji musi być oparty na pewnych regułach. Powinien zawierać jak najmniej wyjątków i konieczności podejmowania decyzji przez człowieka. Musi być to proces odtwórczy, nie wymagający myślenia i podejmowania decyzji. Powinien być, w miarę możliwości, wykonywany za każdym razem, dokładnie w taki sam sposób tak, aby robot mógł powtarzać to działanie.
2. Czy Twoi pracownicy ucieszą się ze zdjęcia z nich konieczności wykonywania tego zadania?
To bardzo ważne pytanie. Warto robotyzować takie procesy, które są żmudne dla człowieka. W każdej firmie są takie zadania, które wykonać trzeba, ale nikt nie lubi tego robić, np. comiesięczne wystawianie faktur usługodawcom zawsze na takie same kwoty, przepisywanie danych z jednego systemu księgowego do innego, wpisywanie rozliczeń, przygotowywanie comiesięcznych raportów. Są to procesy konieczne dla istnienia przedsiębiorstwa, ale nudne i niewdzięczne przez co dodatkowo obarczone sporą ilością błędów. Dlatego warto zacząć robotyzować właśnie od nich. Zapewni to po pierwsze pozytywne nastawienie pracowników do robotyzacji – znamy przypadki kiedy to pracownicy przynieśli czekoladki deweloperowi robota za to, że zdjął z nich obowiązek wykonywania procesu, po drugie procesy, które do tej pory były wykonywane z opóźnieniem teraz będą wykonywane terminowo (robot nie ma gorszych dni i bez problemu przygotuje nam np. codzienny raport z obszernej ilości danych).
3. Czy proces jest stały?
Warto robotyzować takie procesy, które są względnie stałe i mało zmienne. Jeśli już ustawimy robota na konkretnie działanie to zróbmy to tak, aby był on w stanie pracować przez dłuższy czas bez naszej ingerencji. Niech będzie to proces który zawsze wykonujemy w ten sam sposób. Na początek warto wybrać coś mało skomplikowanego jak wspominane wyżej przepisywanie danych z jednego systemu do drugiego. Dane pobieramy zawsze z programu A i przepisujemy je zawsze do programu B.
4. Czy proces posiada wiele wyjątków?
Dobry do zrobotyzowania proces powinien być oparty na stałych regułach z małą ilością wyjątków. Jeśli proces wymaga podejmowania decyzji na jakimkolwiek etapie robot ich nie podejmie. Można oczywiście ustawić robotowi kilka warunków („if”), ale ich zbyt duża ilość mija się z celem ustawiania robota dla takiego procesu.
5. Posiadasz już instrukcję procesu?
Jeśli nie to warto ją napisać. Po pierwsze dlatego, że warto, aby proces do robotyzacji był jak najbardziej usprawniony bez zbędnych procedur. Przed zrobotywowaniem warto usiąść z cały zespołem i zająć się mapowaniem procesu, a potem jego usprawnieniem. Spraw, aby robotyzacja była przyczyną dobrych zmian w Twojej firmie. Dodatkowo taka instrukcja jest potrzebna developerowi robota. Dzięki niej będzie on mógł samodzielnie napisać robota nawet zdalnie bez konieczności przepytywania Twoich pracowników o szczegóły procesu.
6. Może to nie ten?
Jeśli Twój proces posiada wiele wyjątków, często się zmienia, nie jest oparty na regułach i nie jest powtarzalny, dodatkowo Twoi pracownicy nie narzekają to może nie wybrałeś właściwie. Warto porozmawiać z doświadczonymi wdrożeniowcami, którzy pomogą Ci wybrać jak najlepiej.
To oczywiście tylko niektóre z kryteriów i pytań które warto wziąć pod uwagę zanim zaczniemy robotyzować procesy w naszych firmach. Podziel się w komentarzach swoimi spostrzeżeniami. Dowiedz się więcej o robotyzacji i potencjale tej technologii w biznesie.