Dynamiczny wzrost zamówień i obrotów w Helukabel Polska oznaczał lawinowy przyrost zadań w dziale zakupów i konieczność większego zaangażowania zespołu. Z pomocą przyszły roboty RPA. Zidentyfikowaliśmy dwa najbardziej czasochłonne procesy – aktualizację zapasów i archiwizację zamówień – i poddaliśmy je automatyzacji. Dzięki temu firma nie tylko uniknęła dodatkowych kosztów kadrowych, ale też zyskała precyzyjną analizę zapasów, klarowny obraz statusu zamówień i znaczącą poprawę wskaźników operacyjnych i finansowych. To początek większej transformacji cyfrowej, która obejmuje kolejne działy i procesy w organizacji.
Kim jest Helukabel?
Helukabel to globalna marka z ponad 40-letnią tradycją, kompleksowy dostawca kabli, przewodów oraz osprzętu kablowego dla rozwiązań standardowych, jak również przygotowanych na indywidualne zamówienia Klientów. Misją firmy jest dostarczanie wyrobów i świadczenie usług wysokiej jakości związanych z dodatkową identyfikacją kabli i przewodów, zgodnych z ich wymaganiami i oczekiwaniami w oparciu o najlepsze technologie.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w Helukabel
Helukabel Polska – lider w dystrybucji kabli, przewodów i osprzętu – dynamicznie rozwijał działalność, co naturalnie przekładało się na wzrost liczby zamówień i zadań operacyjnych. Szczególnie intensywnie obciążony był dział zakupów, który musiał ręcznie przetwarzać stale rosnącą liczbę danych i dokumentów. Procesy, takie jak archiwizacja pozycji zamówień oraz aktualizacja zapasów w systemie MRP, były wykonywane ręcznie, co wiązało się z ryzykiem błędów, dużym nakładem czasu i rosnącymi kosztami operacyjnymi.
Zwiększone obciążenie zespołu wiązało się z wizją konieczności rozbudowy kadry, ale także trudnościami w utrzymaniu wysokiej efektywności operacyjnej i kontroli nad kluczowymi danymi zakupowymi. Informacje niezbędne do podejmowania decyzji były rozproszone w wielu narzędziach, co utrudniało ich analizę i wpływało negatywnie na terminowość dostaw oraz zarządzanie zapasami.
W obliczu tych wyzwań Helukabel Polska rozpoczął poszukiwania skutecznego sposobu na odciążenie zespołów operacyjnych, usprawnienie pracy oraz podniesienie jakości i precyzji obsługi danych – bez konieczności kosztownej rozbudowy kadry. Wybór padł na robotyzację procesów z pomocą technologii RPA oraz doświadczonego partnera wdrożeniowego PIRXON. Był to świadomy krok w stronę robotyzacji w biznesie, który otworzył firmę na dalszą automatyzację i cyfrowy rozwój.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła firma Helukabel
Dynamiczny rozwój Helukabel Polska oznaczał nie tylko większą liczbę zamówień, ale też rosnącą złożoność operacyjną. Zespół IT oraz dział zakupów stanęli przed koniecznością zmierzenia się z kilkoma równoległymi problemami, które zaczęły wpływać na efektywność organizacji i jakość obsługi wewnętrznej.
Skalowanie bez kosztów osobowych
Wzrost liczby zamówień wiązał się z koniecznością realizacji większej liczby powtarzalnych zadań. Zespół zakupowy musiałby zostać rozbudowany, co oznaczałoby znaczne koszty rekrutacji i wdrożenia.
Brak szybkiego dostępu do danych
Dane o stanach magazynowych i zapasach były rozproszone w różnych narzędziach. To spowalniało podejmowanie decyzji zakupowych i utrudniało planowanie dalszych działań.
Niska przejrzystość procesu zamówień
Brak aktualizacji statusów zamówień powodował niejasności, błędne interpretacje i frustrację w zespołach sprzedaży i obsługi klienta. Informacje były przetwarzane ręcznie, co wiązało się z ryzykiem błędów.
Ograniczone zasoby IT
Firma nie dysponowała specjalistami RPA ani zasobami do samodzielnego wdrożenia. Potrzebne było szybkie i skuteczne rozwiązanie realizowane przez zewnętrznego partnera.
Sytuacja wymagała przemyślanego podejścia i wyboru odpowiednich procesów do automatyzacji – takich, które przyniosą szybki efekt, odciążą pracowników i podniosą jakość zarządzania danymi. Najważniejszym kierunkiem stała się automatyzacja procesów biznesowych, która mogła rozwiązać wiele z tych wyzwań. W tym właśnie miejscu zaczyna się historia współpracy Helukabel z PIRXON.
Cele
Cele do zrealizowania
Głównym celem Helukabel Polska było ograniczenie rosnących kosztów operacyjnych bez zwiększania zatrudnienia. Firma dążyła do zautomatyzowania powtarzalnych procesów w dziale zakupów, takich jak archiwizacja zamówień i aktualizacja zapasów w systemie MRP, aby odciążyć zespół i skrócić czas realizacji zadań. W szczególności zależało jej na usprawnieniu procesów back office, które generowały największe obciążenie operacyjne.
Kluczowe było także zapewnienie pracownikom dostępu do aktualnych danych i ujednolicenie informacji o statusach zamówień, co miało usprawnić komunikację między działami i przyspieszyć podejmowanie decyzji. Z racji braku wewnętrznych zasobów technologicznych, istotnym elementem było znalezienie partnera, który kompleksowo wdroży RPA i utrzyma rozwiązanie, wspierając cyfrową transformację firmy.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem klienta?
Pierwszym krokiem było zidentyfikowanie procesów o największym wpływie na codzienne funkcjonowanie firmy i jej koszty operacyjne. Wspólnie z Helukabel Polska wybraliśmy dwa obszary do automatyzacji: archiwizację zamówień oraz aktualizację zapasów w systemie MRP. Oba procesy były powtarzalne, czasochłonne i wymagały wielu manualnych kliknięć – nawet do 6 milionów rocznie – co generowało istotne koszty i angażowało pracowników w zadania bez wartości dodanej.
Kluczowym elementem wdrożenia była pogłębiona analiza przedwdrożeniowa, przeprowadzona przez naszych ekspertów z zespołem klienta. Pozwoliła ona precyzyjnie zmapować procesy, zrozumieć logikę biznesową oraz zaprojektować algorytmy działania robotów w taki sposób, by integracja z istniejącym systemem ERP przebiegła sprawnie i bez zakłóceń.
Automatyzacja RPA została zaplanowana tak, aby roboty mogły działać poza godzinami operacyjnymi – głównie w weekendy – nie obciążając systemu i dostarczając zespołom aktualne dane na początku tygodnia. W obszarze zamówień robot weryfikuje ich statusy, porządkuje dokumentację i generuje raporty, eliminując niejasności w komunikacji. W obszarze zapasów robot zbiera dane z różnych źródeł, przelicza średnią miesięczną sprzedaż i aktualizuje wartości w systemie, co znacząco poprawia jakość planowania zakupów i wykorzystania zasobów.
Efektem wdrożenia było m.in. zaoszczędzenie ponad 3 600 roboczogodzin rocznie, pełna przejrzystość danych zakupowych i magazynowych, poprawa wskaźników operacyjnych oraz odciążenie kilkudziesięciu pracowników z kilku działów – od zakupów po sprzedaż i administrację.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Automatyzacja procesów w Helukabel Polska przyniosła wymierne i szybko zauważalne rezultaty. Dzięki wdrożeniu robotów RPA firma znacząco zwiększyła efektywność operacyjną, poprawiła dostępność danych i zoptymalizowała wykorzystanie zasobów wewnętrznych.
3 200 h
Czasu zaoszczędzonego rocznie dzięki automatyzacji archiwizacji zamówień.
450 h
Czasu zaoszczędzonego rocznie w procesie aktualizacji zapasów.
6 mln+
Kliknięć wykonywanych przez roboty rocznie zamiast pracowników.
30+
Osób z różnych działów odciążonych dzięki wdrożeniu RPA.
Efekty wdrożenia miały wpływ nie tylko na dział zakupów, ale także na sprzedaż, administrację, księgowość i obsługę klienta. Automatyzacja stała się solidnym fundamentem dalszej transformacji cyfrowej w organizacji.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia dla Helukabel
Wdrożenie automatyzacji w Helukabel Polska objęło dwa kluczowe procesy: archiwizację zamówień oraz aktualizację zapasów w systemie MRP. Dzięki dokładnej analizie przedwdrożeniowej i etapowemu podejściu, roboty RPA zostały precyzyjnie dopasowane do logiki działania firmy i wdrożone bez zakłóceń dla bieżących operacji. Ich praca – realizowana głównie poza godzinami pracy zespołu – zapewnia aktualne dane i większą przejrzystość procesów na początku każdego tygodnia.
Efekty wdrożenia to m.in. ponad 3 600 godzin rocznie odzyskanych dla pracowników, eliminacja błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych, poprawa komunikacji między działami oraz wzrost jakości obsługi klienta. Automatyzacja objęła już kilkadziesiąt osób w firmie i ma realny wpływ na wyniki operacyjne i finansowe organizacji.
Dzięki współpracy z zewnętrznym partnerem Helukabel zrealizował projekt szybciej i efektywniej niż byłoby to możliwe przy wykorzystaniu własnych zasobów. Wdrożenie RPA stało się nie tylko rozwiązaniem operacyjnym, ale także ważnym krokiem w kierunku cyfrowej transformacji firmy.