Power Apps low-code od Microsoft i Robot RPA.

Cykl edukacyjnych spotkań Skills Up, organizowany przez PIRXON, rozprawia się z mitami dotyczącymi automatyzacji i pokazuje, jak wykorzystać ją w sposób mądry, sprytny i przede wszystkim – przystępny cenowo. Chcesz wiedzieć, jak Twoja firma może zautomatyzować codzienne zadania bez rozbijania banku? 

Ósme spotkanie z cyklu Skills Up było poświęcone tematowi wybranemu przez widzów podczas wcześniejszego spotkania: połączeniu technologii low-code, a konkretnie Power Apps, z robotami RPA. 

Ten temat doskonale wpisuje się w ideę cyklu, koncentrując się na inteligentnym kupowaniu, implementowaniu, rozwijaniu i utrzymywaniu rozwiązań z zakresu automatyzacji. 

Prowadzący: Andrzej Kubiak (z wieloletnim doświadczeniem w hiperautomatyzacji i robotyzacji w PIRXON) oraz Bartosz Sobolewski (szef deweloperów, ekspert od automatyzacji każdego procesu), zaprezentowali, jak za pomocą powszechnie dostępnych narzędzi, takich jak pakiet Microsoft 365 (w tym Power Apps), można zautomatyzować procesy, które w tradycyjny sposób generowałyby znaczące koszty i pochłaniałyby wiele czasu.

Artykuł powstał na podstawie webinaru. Jeśli wolisz obejrzeć, niż czytać – kliknij. 

Czym są spotkania Skills Up i dlaczego warto w nich uczestniczyć?

Formuła spotkań Skills Up zazwyczaj obejmuje połączenie teorii i praktyki danego zagadnienia. PIRXON chętnie dzieli się swoim praktycznym doświadczeniem. 

Spotkania te są adresowane do każdej firmy, niezależnie od jej wielkości – od mikroprzedsiębiorstw, przez średnie firmy, aż po duże korporacje. Głównym celem jest pokazanie, jak robić automatyzację mądrze, dobrze i tanio, czerpiąc z doświadczeń zarówno globalnych gigantów, jak i mniejszych podmiotów.

Organizatorzy aktywnie zachęcają uczestników do kreowania tematyki przyszłych spotkań, co świadczy o zorientowaniu cyklu na realne potrzeby i zainteresowania odbiorców.

Przypomnienie podstaw: robotyzacja (RPA) i hiperautomatyzacja

Przed przejściem do głównego tematu spotkania prowadzący przypomnieli najważniejsze definicje, ważne dla zrozumienia prezentowanego rozwiązania:

• robotyzacja procesów (RPA) – to oprogramowanie, które naśladuje działania człowieka na komputerze, obsługując procesy i realizując zadania w różnorodnych systemach i aplikacjach. Robot działa jak wirtualny pracownik, wykonując powtarzalne czynności, takie jak klikanie, wpisywanie danych czy kopiowanie informacji,
• hiperautomatyzacja – to bardziej kompleksowe podejście, polegające na zastosowaniu kombinacji gotowych narzędzi IT, takich jak sztuczna inteligencja (AI), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), boty (RPA) czy Business Intelligence (BI), w celu maksymalizacji automatyzacji procesów przy jednoczesnej minimalizacji kosztów i czasu po stronie firmy. 

Wspólnym mianownikiem obu tych koncepcji, gdy są zaimplementowane w inteligentny sposób, jest bardzo wysoki zwrot z inwestycji (ROI).

Jak podkreślono, 80% klientów PIRXON osiąga 100% ROI ze zautomatyzowanych procesów już w pierwszym roku od implementacji. Kluczem do sukcesu i szybkiego ROI jest unikanie drogich rozwiązań, wysokich kosztów serwerów czy zatrudniania wielu osób do obsługi. 

Zastosowanie automatyzacji i hiperautomatyzacji ogranicza jedynie wyobraźnia – mogą wspierać procesy w księgowości, kadrach, zakupach, logistyce, obsłudze klienta, planowaniu produkcji, obejmując całe procesy (end-to-end) lub wybrane ich fragmenty.

Power Apps – funkcjonalne narzędzie w zasięgu ręki

Power Apps to narzędzie do tworzenia dowolnych aplikacji low-code, co oznacza, że pozwala budować funkcjonalne aplikacje z minimalnym użyciem kodowania i wykorzystaniem gotowych szablonów. Co ważne, Power Apps jest dostępne dla praktycznie każdego użytkownika pakietu Microsoft 365 posiadającego licencję od F3 wzwyż.

Power Apps jest idealnym narzędziem do szybkiego tworzenia niewielkich, interesujących aplikacji low code, odpowiadających na specyficzne wymagania biznesowe. Technicznie możliwe byłoby nawet zbudowanie w nim bardziej złożonych systemów workflow czy sklepów internetowych.

Siłą Power Apps jest możliwość szybkiego adresowania niszowych potrzeb, które wynikają ze specyficznego podejścia danej firmy do biznesu czy klienta.

Niezwykle ważną cechą Power Apps, kluczową z perspektywy automatyzacji, jest jego zdolność do integracji. Narzędzie to oferuje ponad 300 gotowych konektorów (API) dostarczanych przez Microsoft, umożliwiając łatwe połączenie z wieloma innymi aplikacjami. 

W przypadku systemów, które nie posiadają gotowego API, do integracji można wykorzystać roboty RPA. I właśnie takie połączenie – Power Apps z robotic process automation – zostało zademonstrowane na przykładzie konkretnego procesu.

Połączenie Power Apps z robotami na żywym przykładzie – automatyzacja POD

Temat połączenia Power Apps z robotami został zilustrowany szczegółowym case study: automatyzacją procesu pobierania Proof of Delivery (POD). Ten przykład idealnie pokazuje, jak dzięki sprytnemu wykorzystaniu dostępnych technologii i robotyzacji procesów biznesowych można rozwiązać powszechny problem biznesowy w sposób tani i efektywny.

Problem: ręczne pobieranie Proof of Delivery (POD)

W wielu firmach produkcyjnych i handlowych, które wysyłają towary do klientów za pośrednictwem firm logistycznych (takich jak GLS, UPS, DHL itp.), pojawia się potrzeba uzyskania dokumentu POD, czyli potwierdzenia doręczenia przesyłki. Dokument ten jest kluczowy dla rozliczeń finansowych i podatkowych, ponieważ data doręczenia często wyznacza moment, od którego można naliczać podatki.

Tradycyjnie, proces ten jest wykonywany ręcznie. Pracownicy działu logistyki lub finansów muszą:

1. wyszukać numer przesyłki w wewnętrznym systemie (ERP, CRM),
2. zalogować się na stronę internetową odpowiedniego przewoźnika,
3. wyszukać przesyłkę po numerze,
4. sprawdzić jej status (doręczona, w transporcie itp.) i ewentualnie pobrać dokument.

Jest to praca powtarzalna, czasochłonna (pochłaniająca nawet kilka godzin dziennie  jednemu pracownikowi), nielubiana i często odkładana na ostatnią chwilę. Ręczne wykonywanie tego procesu uniemożliwia bieżące, systematyczne śledzenie przesyłek oraz wyciąganie wniosków czy statystyk dotyczących dostaw.

Próba zautomatyzowania tego procesu w tradycyjny sposób, np. poprzez integrację API z przewoźnikami, byłaby bardzo kosztowna (sięgająca setek tysięcy złotych) i trudna w utrzymaniu.

Rozwiązanie: Power Apps jako interfejs i baza danych dla robota RPA

PIRXON zaproponował efektywne kosztowo rozwiązanie, wykorzystujące synergię Power Apps i robota RPA. Co ciekawe, koszt licencji niezbędnych do działania tego rozwiązania został określony na zaledwie 170 złotych miesięcznie, co stanowi ułamek kosztów tradycyjnej automatyzacji i czyni je atrakcyjnym krokiem w kierunku automatyzacji procesów.

Schemat działania rozwiązania prezentował się następująco:

1. Aplikacja w Power Apps jako „podręczna baza robota”:
   • ma przyjazny dla użytkownika biznesowego interfejs, zastępując tradycyjny arkusz Excel używany do śledzenia przesyłek,
   • pozwala na wprowadzanie numerów przesyłek, zarówno ręcznie przez pracownika, jak i automatycznie poprzez import z innych systemów (CRM, ERP) lub plików Excel za pomocą innego robota,
   • posiada ustrukturyzowaną bazę danych przechowującą kluczowe informacje o przesyłce, takie jak status, data wysyłki, nazwa klienta, waga, adresy czy data doręczenia,
   • umożliwia walidację danych już na etapie wprowadzania (np. sprawdzenie formatu numeru przewoźnika). Ta funkcja jest kluczowa, ponieważ redukuje błędy ludzkie i zwiększa stabilność pracy robota, który operuje na poprawnych i jednolitych danych. Jak podkreślono, wiele problemów z robotami wynika właśnie z pracy na niestrukturyzowanych lub zawierających błędy danych, często pobieranych np. z nieuporządkowanych arkuszy Excel,
   • działa jako stabilna i bezpieczna baza danych dla robota,
   • zapewnia jednoczesny dostęp i podgląd danych wielu użytkownikom, w przeciwieństwie do ograniczeń arkusza Excel,
   • rejestruje historię zmian, wskazując, czy dany rekord został zmieniony przez robota, czy człowieka,
   • pozwala monitorować pracę robota oraz tworzyć dashboardy i raporty dotyczące całego procesu wysyłek (np. liczba wysłanych/doręczonych paczek, średni czas dostawy, kluczowe wskaźniki KPI).
2. Robot RPA (Power Automate Desktop) jako wykonawca zadań:
   • jest uruchamiany automatycznie przez przepływ (Flow) w chmurze, triggerem może być np. dodanie nowego rekordu (przesyłki) w aplikacji Power Apps,
   • komunikuje się z chmurą, a następnie działa na komputerze (lokalnym lub wirtualnym),
   • wykonuje czynności naśladujące pracę człowieka: otwiera przeglądarkę (np. Edge), przechodzi na stronę przewoźnika, loguje się (jeśli jest to wymagane), wpisuje numer przesyłki, pobiera kluczowe informacje – status przesyłki (czy została doręczona, czy jest w transporcie) oraz datę doręczenia,
   • zwraca pobrane informacje z powrotem do przepływu w chmurze,
   • przepływ w chmurze, na podstawie danych od robota, aktualizuje status przesyłki w aplikacji Power Apps,
   • robot może również przekazywać informację o doręczeniu (np. datę) do innych systemów firmowych, takich jak CRM, ERP czy systemy księgowe,
   • co niezwykle istotne, robot automatycznie weryfikuje status przesyłek dodanych wcześniej, które nie zostały jeszcze dostarczone (np. wykonując cykliczne sprawdzenia raz dziennie), dzięki temu numer przesyłki wystarczy wprowadzić do systemu tylko raz,
   • system może zawierać „bezpieczniki”, np. informowanie opiekuna robota lub użytkownika o przesyłce, która mimo upływu długiego czasu (np. 14 dni) nie została doręczona. Takie przypadki wyjątkowe (ok. 1%) mogą wymagać interwencji człowieka i wyjaśnienia przyczyny, jednak większość (99%) przesyłek jest obsługiwana w pełni automatycznie.

Korzyści z zastosowania Power Apps w automatyzacji procesu POD

Połączenie Power Apps z robotem RPA w procesie pobierania POD przynosi szereg wymiernych korzyści:

• kompleksowy monitoring i raportowanie – Power Apps umożliwia tworzenie dashboardów i pulpitów nawigacyjnych, które pozwalają na bieżąco śledzić status wszystkich przesyłek i monitorować pracę robota. Dostęp do danych w czasie rzeczywistym umożliwia lepsze zarządzanie procesem wysyłek i podejmowanie decyzji w oparciu o dane,
• poprawa jakości danych i stabilność robota – wbudowane w Power Apps mechanizmy walidacji danych na wejściu minimalizują ryzyko wprowadzenia błędnych numerów przesyłek. Praca robota na ustrukturyzowanej, czystej i walidowanej bazie danych w Power Apps znacząco zwiększa jego stabilność i niezawodność, w przeciwieństwie do pracy z nieuporządkowanymi plikami Excel,
• dostępność i bezpieczeństwo danych – aplikacja w Power Apps umożliwia jednoczesny dostęp wielu użytkowników do danych, które są przechowywane w bezpiecznym środowisku,
• użyteczność i przyjazne środowisko pracy – Power Apps oferuje intuicyjne i przyjazne środowisko pracy dla użytkownika biznesowego, znacznie wygodniejsze niż manualne przeszukiwanie stron internetowych czy praca na surowym pliku Excel,
• szybkość i niższe koszty implementacji – zastosowanie gotowych narzędzi low-code, takich jak Power Apps, w połączeniu z robotyzacją, pozwala na szybszą realizację projektu automatyzacji w porównaniu do tradycyjnych metod, co bezpośrednio przekłada się na niższe koszty dla klienta,
• dobry wstęp do dalszej automatyzacji – rozpoczęcie przygody z automatyzacją od rozwiązania opartego na Power Apps i robotach w ramach ekosystemu Microsoft 365 jest dobrym punktem wyjścia do dalszego rozwoju i automatyzacji kolejnych procesów w organizacji. Ten ekosystem ułatwia integrację i dalsze doskonalenie,
• dostępność mobilna –  wspomniano również o możliwości korzystania z rozwiązań Power Apps na urządzeniach mobilnych, co dodatkowo zwiększa elastyczność dostępu do danych i monitorowania procesu.

Podsumowanie

Ósmy webinar z cyklu Skills Up pokazał, jak inteligentnie i tanio podejść do automatyzacji procesów biznesowych. 

Prezentacja praktycznego case study automatyzacji pobierania POD udowodniła, że połączenie dostępnych narzędzi low-code, takich jak Power Apps z robotami RPA może przynieść znaczące oszczędności czasu i kosztów, rozwiązać problem uciążliwej, powtarzalnej pracy, a także zapewnić lepszą jakość danych, stabilność procesów oraz monitoring w czasie rzeczywistym.

To rozwiązanie stanowi skuteczną i opłacalną alternatywę dla drogiej tradycyjnej automatyzacji opartej na integracji API oraz dla nieefektywnej i nielubianej przez pracowników pracy ręcznej. 

Jest to przykład hiperautomatyzacji w praktyce – wykorzystania kombinacji gotowych narzędzi do osiągnięcia maksymalnego efektu przy minimalnych nakładach.