PIRXON to polska firma programistyczna, która wdraża roboty RPA w Polsce od 2017 roku. Według danych z otwartych zestawień PIRXON ma najwięcej wdrożeń robotów na technologii Microsoft Power Automate w Polsce.
TD SYNNEX, dawniej znana jako Tech Data, to amerykańska korporacja, największy na świecie dystrybutor rozwiązań IT, zatrudniający globalnie blisko 27 tysięcy osób. Jest największym partnerem Microsoft w kanale dystrybucyjnym i zdobywcą nagród od Microsoft.
Pierwszy webinar z tego cyklu, który odbył się tydzień wcześniej, dotyczył wprowadzenia do technologii RPA i prezentował wybrane case studies. Trzecie spotkanie będzie koncentrować się na narzędziu Automation Kit, służącym do zarządzania automatyzacjami zbudowanym na technologii Microsoft Power Apps (low-code).
Artykuł powstał na podstawie webinaru. Jeśli wolisz obejrzeć, niż czytać – kliknij.
Microsoft Power Automate – technologia obniżająca barierę wejścia
Jednym z kluczowych tematów poruszonych na webinarze była rola technologii Microsoft Power Automate w upowszechnieniu robotyzacji. Podkreślono, że Microsoft Power Automation znacząco wpłynął na używanie technologii RPA przez biznes, skutecznie obniżając barierę wejścia. Już jakiś czas temu Microsoft udostępnił darmowe roboty Power Automate Desktop wszystkim użytkownikom Windowsa 10 i nowszych systemów operacyjnych.
Dostęp do komercyjnych rozwiązań Power Automate jest możliwy w ramach pakietu Microsoft 365, a dodatkowo dzięki niemu firmy mają łatwy i często darmowy dostęp do innych technologii wspierających robotyzację, takich jak AI Builder (wykorzystywany do OCR i machine learning) czy Power Apps (technologia low-code).
Konkluzja jest jednoznaczna: Microsoft udostępnił wszystkie najważniejsze technologie w przystępnych cenach i na standardowych warunkach umownych, co umożliwia firmom zwiększanie konkurencyjności.
Gotowy ekosystem Microsoftu zapewnia środowisko, zabezpieczenia, kolejkowanie i orkiestrację, co stanowi znaczącą przewagę nad samodzielnym tworzeniem automatyzacji w językach takich jak PowerShell czy Python. Całe to rozwiązanie jest dostępne „w komplecie”.
Czym jest robot RPA? Definicja i możliwości
Przedstawiono kilka definicji robota RPA. W najprostszym ujęciu jest to oprogramowanie, które potrafi imitować trzy podstawowe czynności wykonywane przez człowieka przy komputerze:
- odczytywanie informacji z ekranu
- używanie myszki
- używanie klawiatury.
Aby robot mógł pracować, tak jak człowiek, musi mieć dostęp do aplikacji, które obsługuje, odpowiednie uprawnienia, login i hasło, a w razie potrzeby także pakiet Office (np. Word, Excel), jeśli proces tego wymaga.
Technologia robotic process automation w swoim podstawowym założeniu wykorzystuje graficzny interfejs użytkownika aplikacji. Oznacza to, że robot wchodzi w interakcję z programami w ten sam sposób, co człowiek – klika przyciski, wpisuje dane, czyta informacje z ekranu.
Jednakże robot jako oprogramowanie może również korzystać z API (interfejsów programowania aplikacji), hurtowni danych czy innych narzędzi informatycznych, co pozwala na jeszcze szybszą i efektywniejszą obsługę procesów.
Ważnym zastrzeżeniem jest fakt, że roboty doskonale sprawdzają się w powtarzalnych, opartych na regułach zadaniach. Tam, gdzie wymagane jest twórcze myślenie, człowiek jest nadal potrzebny.
Kamienie milowe wdrożenia robotyzacji – metodyka kluczem do sukcesu
Na spotkaniu poruszono również temat „kamieni milowych wdrożenia robotyzacji”, odpowiadając na częste zastrzeżenia, że robotyzacja „nie działa tak, jak wszyscy tego oczekujemy”.
Problem ten nie leży jedynie na etapie tworzenia robota, ale także na etapie utrzymania, które obejmuje nie tylko kod, ale także dokumentację i prawidłową identyfikację procesu. Wskazano pięć głównych etapów, które można dalej uszczegóławiać:
- identyfikacja procesu – to pierwszy i najważniejszy krok, od którego należy zacząć. Proces do robotyzacji może już istnieć w organizacji, lub może ujawnić się dopiero w trakcie analizy. Wybór procesu powinien być zgodny ze strategią firmy. Jeśli celem jest szybkie pokazanie sukcesu i zainspirowanie pracowników, wybiera się inny proces niż w przypadku, gdy firma ma już doświadczenie i kompetencje i chce zrobotyzować większy obszar,
- analiza procesu – to etap krytycznie ważny, ponieważ źle przeprowadzona analiza skutkuje konsekwencjami do samego końca projektu. Należy bardzo dokładnie opisać proces i przyjrzeć się wszystkim dającym się zidentyfikować wyjątkom. Oprócz szczegółowej analizy krok po kroku kluczowe jest spojrzenie na proces z szerszej perspektywy, aby upewnić się, że robotyzacja nie wpłynie negatywnie na inne obszary w firmie lub systemy informatyczne (np. nie „zapcha” kolejek w innych działach, nie obciąży serwerów). W analizie powinni uczestniczyć: sponsor projektu, osoby merytoryczne znające proces na co dzień („biznes”) oraz przedstawiciele IT (odpowiedzialni głównie za bezpieczeństwo, stabilność i ciągłość działania). Cennym źródłem wiedzy o wyjątkach mogą być osoby przeciwne robotyzacji – ich uwagi często ujawniają problemy, o których inni użytkownicy nie wspominają, skupiając się na „szczęśliwej ścieżce” procesu. Analiza nawet złożonych procesów (jak np. obsługa klienta czy proces zakupowy obejmujący kilka działów) może trwać maksymalnie jeden dzień z udziałem około 10 osób,
- dokumentacja robota – posiadanie dokumentacji jest kluczowe dla bezpieczeństwa firmy i ułatwia późniejsze odebranie robota oraz jego utrzymanie. Zaleca się posiadanie: instrukcji użytkownika procesu lub systemu, który będzie robotyzowany, szczegółowego opisu procesu „as is” (jak wygląda obecnie) oraz opisu procesu „to be” (jak będzie realizowany przez robota). Ważna jest także dokumentacja związana z zarządzaniem ryzykiem, określająca, co zrobić w przypadku awarii i jak przywrócić robota do działania. Nazwy tych dokumentów mogą się różnić (np. projekt funkcjonalny robota, PDD, SDD). PIRXON często tworzy opisy procesu „as is” od zera, gdy firma ich nie posiada, co pokazuje powszechność braku formalnej dokumentacji procesów,
- wytwarzanie robota – na tym etapie tworzy się robota zgodnie z wytworzoną dokumentacją. To nie jest moment na zastanawianie się, w jaki sposób robot powinien działać – to powinno być ustalone wcześniej na etapie analizy i ujęte w dokumentacji. Należy trzymać się standardów wypracowanych w projekcie i pisać robota modułowo, tak aby awaria jednej części lub elementu nie powodowała awarii całego robota lub procesu. Kod robota powinien być uporządkowany. Ułatwia to późniejsze utrzymanie i szybkie naprawy, zwłaszcza gdy programista wraca do kodu po dłuższym czasie (np. po pół roku) i ma na to ograniczony czas. Nawet proste czynności dla człowieka (np. 3 kliknięcia w programie Word) mogą wymagać kilkunastu linii kodu robota (np. 15 linii), co ilustruje poziom szczegółowości pracy robota. Może on składać się z bardzo dużej liczby akcji i warunków, w detalach nawet do 6000 akcji,
- utrzymanie robota – wdrażając roboty, zakłada się pewne cele, które trzeba monitorować. Konieczne jest nadzorowanie pracy robota w sposób ciągły. Należy posiadać mechanizmy postępowania na wypadek ewentualnej awarii robota, w tym plan przywrócenia go do działania. W firmie powinny być co najmniej dwie osoby znające technologię robota: jedna od strony merytorycznej (procesowej), druga od strony technicznej, aby zapewnić ciągłość obsługi nawet w przypadku nieobecności jednej z nich. Nawet nie znając wcześniej robotyzacji, można nauczyć się utrzymania robota w ciągu kilku dni. Wdrożone roboty, takie jak w przypadku logistyki, są ciągle rozwijane i modyfikowane, co podkreśla znaczenie tego etapu.
Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla udanego projektu robotyzacji i zapewnia, że roboty będą działać niezawodnie, łatwiej je będzie utrzymywać, a wdrożenie przyniesie oczekiwane korzyści w obszarach back office. Microsoft Power Automate, dzięki swojemu gotowemu ekosystemowi zapewniającemu środowisko, zabezpieczenia i kolejkowanie, stanowi platformę wspierającą realizację tych projektów zgodnie z przedstawionymi kamieniami milowymi.
Opisany przebieg projektu doskonale obrazuje, jak zorganizowana i metodyczna robotyzacja procesów biznesowych może przełożyć się na realne usprawnienia operacyjne i większą przewidywalność działania organizacji.
Studia przypadków – robotyzacja procesów back office w praktyce
W kolejnej części spotkania szczegółowo omówiono przykłady konkretnych procesów back office, które można robotyzować przy użyciu Microsoft Power Automate, prezentując ich budowę, realizowane zadania, liczbę beneficjentów oraz osiągane korzyści.
Omówione procesy dotyczyły obszarów logistyki, compliance, zakupów i obsługi klienta. Wspomniano także o robotyzacji w finansach (w tym kadry i płace), planowaniu produkcji, w obszarze jakości oraz e-commerce/omnichannel.
Przykłady te ilustrują praktyczne zastosowanie omówionych wcześniej kamieni milowych wdrożenia.
1. Compliance – proces Know Your Customer (KYC) / New York Customer
Problem: weryfikacja kontrahentów pod kątem przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w tym sprawdzanie na listach sankcyjnych. Przed robotyzacją u jednego z klientów elementy tego procesu były realizowane, ale nie były ubrane w proces, brakowało standaryzacji, a realizacja manualna była kosztowna i nie miała bezpośredniego ROI, choć mitygowała ryzyka. Brakowało kompleksowych narzędzi IT do ciągłego monitoringu.
Działanie robota: standaryzuje ten proces, który wcześniej nie istniał w formalnej formie. Odbiera zadanie (np. mail z numerem NIP). Ustala nazwę podmiotu (np. w GUS/KRS). Wyszukuje podmiot i powiązane osoby (np. beneficjentów) na aktualnych listach sankcyjnych, korzystając z wielu otwartych źródeł danych (PIRXON oprogramował ponad 50 baz). Przygotowuje raport ze statusem weryfikacji (szaro/zielono – brak znalezienia, czerwono – trafienie) i wysyła go do osoby zlecającej. Robot umożliwia ciągłe monitorowanie partnerów, np. cykliczne sprawdzanie całej bazy raz w miesiącu. W webinarze pokazano film z pracy takiego robota na żywo.
Korzyści: standaryzacja procesu, który wcześniej nie istniał. Mitygowanie gigantycznych ryzyk (kary finansowe, reputacyjne czy nawet karne dla zarządu). Robot pracuje w tle i wspiera dużą liczbę użytkowników (np. 40 osób z różnych działów). Wartość robota polega przede wszystkim na ograniczaniu ryzyka, a nie na bezpośrednim ROI. Ten przykład pokazuje strategiczną identyfikację procesu mitygującego ryzyka.
2. Logistyka – weryfikacja deklaracji kontenerowych
Problem: weryfikacja zgodności danych dostarczonych w deklaracji (np. liczba paczek, waga, numer listu/statku) z danymi w systemach wewnętrznych i zewnętrznych, wykonywana manualnie.
Działanie robota: pobiera dane o kontenerze z systemu wewnętrznego, weryfikuje je w systemach zewnętrznych i ustala warianty w zależności od zgodności danych. Podkreślono, że ten proces jest ciągle rozwijany, warianty pojawiają się i zmieniają, robot „żyje” i jest modyfikowany od wdrożenia rok temu. Choć na schemacie proces może wyglądać na prosty, pod spodem kryje się gigantyczna liczba akcji i warunków, znacznie przewyższająca prosty widok (setki kliknięć, dziesiątki warunków, potencjalnie do 6000 akcji w detalach). Ten przykład ilustruje złożoność etapu wytwarzania i znaczenie etapu utrzymania.
Korzyści: szybki zwrot z inwestycji (ROI): 2-3 miesiące u klienta, generalnie 3-24 miesiące dla podobnych procesów. Czas realizacji projektu: 45 dni roboczych. Robot wspiera dużą grupę użytkowników (ponad 15 opiekunów klienta/spedytorów oraz 30 osób z innych działów). Przyczynił się do znaczącego wzrostu punktualności transportu, minimalizacji strat finansowych i nadgodzin.
3. Zakupy – proces Procure-to-Pay (częściowo omówiony)
Problem: cały proces zakupowy, od zapotrzebowania do rozliczenia faktury. Obejmował m.in. przyjmowanie zapotrzebowań, ustalanie sposobu pozyskania towaru, tworzenie zapytań ofertowych, analizę ofert, generowanie zamówień i rozliczanie faktur. Wcześniej część weryfikacji danych w zapotrzebowaniach była ignorowana przez pracowników. Tradycyjna automatyzacja tak złożonego procesu byłaby gigantycznie kosztowna (setki tysięcy złotych).
Działanie robota: obsługuje kompletny proces Procure-to-Pay w zależności od „eventu” (pojawienia się zapotrzebowania, oferty, zadania czy faktury). Na podstawie indeksu asortymentu ustala, jak pozyskać towar. Sprawdza zapotrzebowanie, weryfikuje poprawność danych (co wcześniej ludzie ignorowali), ustala potencjalnych dostawców, grupując zapytania ofertowe. Tworzy zapytania ofertowe, zbiera i analizuje spływające oferty, generuje zamówienia i równolegle rozlicza faktury. Zautomatyzowanie tego procesu, który brzmi „nie do robotyzacji”, jest możliwe przy bardzo precyzyjnej analizie procesów. Ten przykład pokazuje znaczenie szerokiej analizy procesu („widok z lotu ptaka”), złożoność wytwarzania, rolę dokumentacji, a także jak robot ujawnia i uszczelnia nieprawidłowości, które ludzie wcześniej ignorowali.
Korzyści: czas realizacji projektu – 30 dni roboczych. Robotyzacja jest wielokrotnie tańsza i szybsza niż tradycyjne metody. Pracownicy mogą obsłużyć większą liczbę zapotrzebowań i skupić się na negocjacjach z dostawcami.
4. Zakupy – archiwizacja zamówień
Problem: zamówienia często nie były do końca zamykane w systemie (np. z powodu drobnych różnic ilościowych w dostawach). Te niezamknięte „końcówki” przeszkadzały zakupowcom w codziennej pracy, utrudniając np. ustalanie stanów magazynowych czy planowanie nowych zamówień.
Działanie robota: weryfikuje, czy dane zamówienie nadaje się do archiwizacji i dokonuje jej w systemie. Pokazano, że robot ten obsługuje m.in. system napisany specjalnie pod klienta, co świadczy o wszechstronności technologii RPA. Ten przykład podkreśla rolę analizy i wytwarzania w kontekście systemów niestandardowych.
Korzyści: szybki czas realizacji: 20 dni roboczych. ROI w obszarze zakupów mieści się w zakresie 3-36 miesięcy, a robot wprowadza stały koszt obsługi procesu. Kluczowi beneficjenci to dział handlowy i zakupów, którzy otrzymują „czystą” bazę zamówień. Korzyści odnosi także administracja i księgowość.
5. Obsługa klienta – weryfikacja dostarczenia przesyłki dla faktur z zamówień internetowych
Problem: przyspieszenie obsługi klienta poprzez szybkie dostarczanie faktur po odebraniu przesyłki.
Działanie robota: sprawdza w systemie ERP listę faktur powiązanych z przesyłkami. Pobiera numer listu przewozowego i sprawdza status przesyłki na portalach różnych kurierów. Jeśli przesyłka została dostarczona, robot uzupełnia na fakturze datę dostarczenia, akceptuje ją, wysyła mailem do klienta i przekazuje do wydruku. Ten przykład pokazuje, jak robot może integrować dane z różnych systemów (ERP, portale kurierskie) bez złożonych integracji API, wpływając na szybkość i koszt wytwarzania.
Korzyści: szybki czas automatyzacji – 18 dni roboczych. Automatyzacja jest znacznie tańsza i szybsza niż metody tradycyjne. Robot wspiera pracowników działu obsługi klienta (np. 4 osoby), wykonując dużą ilość pracy i eliminując potrzebę zatrudniania dodatkowych osób. Zapewnia pracownikom (w tym handlowcom w terenie) bez przerwy aktualną informację o należnościach i limitach kredytowych, co zapobiega blokowaniu zamówień i stratom czasu. Szybki ROI: poniżej 12 miesięcy.
Podsumowanie
Webinar „Robotyzacja procesów back office z Microsoft Power Automate” dostarczył szczegółowych, praktycznych informacji o potencjale automatyzacji zadań back office przy użyciu technologii Microsoft Power Automate. Omówienie pięciu kluczowych etapów wdrożenia podkreśliło znaczenie metodycznego podejścia – od starannej identyfikacji i analizy procesu, przez szczegółową dokumentację, modułowe wytwarzanie zgodne ze standardami, po zaplanowane utrzymanie i monitoring.
Przedstawione studia przypadków z obszarów compliance, logistyki i zakupów, obsługi klienta pokazały realne zastosowania i wymierne korzyści, takie jak zwiększona wydajność, redukcja kosztów i ryzyk, standaryzacja oraz uwolnienie pracowników od monotonnych zadań.
Robotyzacja back office z Power Automate jawi się jako strategiczne narzędzie do transformacji cyfrowej i zwiększania konkurencyjności firm.