Espersen, globalny lider w przetwórstwie ryb i owoców morza, stanął przed wyzwaniem przetłumaczenia tysięcy dokumentów jakościowych na pięć języków w ramach wdrożenia systemu D4. Tradycyjny sposób pracy był czasochłonny i kosztowny. Z pomocą przyszła technologia RPA i nasz bot – Olaf.
Zaprojektowany przez PIRXON robot znacznie usprawnił pracę w firmie. Przetłumaczenie jednego dokumentu zajmuje mu około 5 minut. Łącznie z weryfikacją tłumaczenia przez człowieka, cały proces zamyka się w 25 minutach. To średnio o 66% szybciej, niż w przypadku tłumaczenia od początku do końca tylko przez człowieka. Dzięki temu Espersen nie tylko zaoszczędził ponad 5000 godzin rocznie, ale także zyskał spójność dokumentacji, większą elastyczność i lepsze zarządzanie wiedzą w organizacji.
To przykład tego, jak nowoczesne technologie mogą realnie zmieniać codzienność międzynarodowych firm – szybko, bezpiecznie i bez kompromisów jakościowych.
Kim jest Espersen?
Espersen jest światowym liderem w przetwórstwie mrożonych filetów rybnych, specjalnych kawałków z owoców morza, a także producentem szerokiej gamy produktów panierowanych i luksusowych ciast francuskich. Firma posiada nowoczesne zakłady produkcyjne i spółki w Danii, Polsce, Rosji, Wietnamie, Wielkiej Brytanii, Niemczech, Szwecji, Hong Kongu, Malezji oraz na Litwie.
Jest międzynarodowym dostawcą wysokiej jakości produktów, zaspokajających najwyższe wymagania jakościowe swoich klientów z Europy i USA. Wśród klientów Espersen znajdują się największe międzynarodowe korporacje spożywcze na świecie, zaś większość produkcji to szyte na miarę produkty marek własnych klientów.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w Espersen
Firma Espersen wdrożyła system D4 (D4info®net) do zarządzania dokumentacją jakościową w swoich międzynarodowych strukturach. Wraz z tym pojawiła się potrzeba tłumaczenia ogromnej liczby dokumentów (specyfikacji produktów) na pięć języków: polski, litewski, duński, rosyjski i wietnamski. W ciągu jednego roku było to ponad 1000 dokumentów, co przekładało się na przeszło 5000 tłumaczeń.
Proces odbywał się ręcznie i wymagał dużego nakładu pracy zespołu. To przekładało się na tysiące godzin pracy rocznie, wysokie koszty i ryzyko opóźnień, szczególnie przy aktualizacji dokumentów w wielu wersjach językowych. Firma potrzebowała rozwiązania, które zautomatyzuje ten proces, bez utraty kontroli nad jakością treści. Zdecydowano się na automatyzację procesów biznesowych, aby znacząco odciążyć zespół i zminimalizować ryzyko błędów.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła firma Espersen
Po wdrożeniu systemu zarządzania dokumentacją D4info®net (D4) w firmie Espersen, dział jakości stanął przed koniecznością tłumaczenia ogromnej liczby dokumentów na wiele języków.
Nadmierne obciążenie zespołu
Każdy dokument musiał być przetłumaczony ręcznie na pięć języków, co oznaczało tysiące godzin pracy i ryzyko opóźnień.
Rosnąca liczba dokumentów
Duża dynamika zmian w specyfikacjach produktów generowała nieustannie nowe dokumenty wymagające tłumaczenia, co utrudniało zachowanie spójności.
Złożoność językowa i branżowa
Dokumenty zawierały specjalistyczną terminologię, co wymagało precyzyjnych i spójnych tłumaczeń dostosowanych do specyfiki branży spożywczej.
Brak automatyzacji
Proces tłumaczenia był w pełni manualny, przez co mało efektywny i trudny do skalowania, szczególnie przy tak dużym wolumenie dokumentów.
W tej sytuacji Espersen potrzebował rozwiązania, które nie tylko przyspieszy proces, ale również zagwarantuje spójność i jakość tłumaczeń w skali całej organizacji. Poszukiwania doprowadziły do wdrożenia RPA jako odpowiedzi na te konkretne wyzwania.
Cele
Cele do zrealizowania
Celem wdrożenia rozwiązania było zoptymalizowanie i zastąpienie ręcznej pracy w procesach administracyjnych działu jakości, zwłaszcza w zakresie tłumaczeń dokumentów. Espersen dążył do znaczącego skrócenia nakładu pracy ludzkiej zarówno w ujęciu ogólnym, jak i na poziomie pojedynczego dokumentu. Kluczowe było również zapewnienie spójnych, jednolitych specyfikacji produktów w różnych wersjach językowych, odpowiadających wymaganiom zakładów produkcyjnych zlokalizowanych w wielu krajach.
Jednym z istotnych założeń było przyspieszenie aktualizacji dokumentacji we wszystkich językach, przy jednoczesnym zachowaniu specjalistycznego, branżowego języka. Wdrożenie miało także na celu wprowadzenie nowej, usprawnionej procedury tłumaczenia dokumentów, zintegrowanej z funkcjonującym już systemem zarządzania jakością w firmie.
Nowy model pracy oparty został na podejściu, jakie oferuje RPA automatyzacja, pozwalając na szybkie, spójne i w pełni zautomatyzowane zarządzanie tłumaczeniami w zgodzie z istniejącymi procedurami jakościowymi.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem klienta?
Wśród innych rozwiązań, Espersen zdecydował się na technologię RPA, ponieważ oferuje ona najwięcej możliwości w połączeniu z systemem sztucznej inteligencji, Google Translatorem, wykorzystywanym w procesie tłumaczeń. Klient wybrał jako dostawcę PIRXONa ze względu na jego doświadczenie, fachowość i wyjątkowe podejście do klienta.
Co robi robot?
- Robot – Olaf – startuje po otrzymaniu dyspozycji tłumaczenia od człowieka w systemie D4 (wysłana do Olafa mailem).
- Olaf pobiera zawartość i właściwości dokumentu źródłowego z systemu D4.
- Następnie tłumaczy dokument w Google Translatorze, bezpłatnej usłudze wykorzystującej sztuczną inteligencję. Olaf tłumaczy w Translatorze poszczególne elementy dokumentu.
- Po przetłumaczeniu tworzy nowy dokument lub nową wersję dokumentu w odpowiednim układzie i w odpowiednie miejsca wprowadza przetłumaczone treści.
- Olaf zapisuje dokument i przesyła do weryfikacji przez człowieka.
Dzięki temu rozwiązaniu firma zautomatyzowała jeden z najbardziej obciążających procesów back office, zwiększając efektywność operacyjną i skracając czas realizacji tłumaczeń.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Zastosowanie robota tłumaczącego Olaf umożliwiło znaczące przyspieszenie procesu tłumaczeń dokumentów w firmie Espersen. Dzięki automatyzacji zadań udało się zredukować czas i koszty, a także zwiększyć dostępność danych i komfort pracy zespołu.
66%
Redukcja czasu i kosztów pracy nad tłumaczeniami.
5 min
Czas tłumaczenia jednego dokumentu przez robota Olafa.
5000+
Dokumentów rocznie przetłumaczonych automatycznie.
5
Języków obsługiwanych jednocześnie przez system.
Wdrożenie rozwiązania pozwoliło nie tylko na poprawę efektywności, ale również na lepszą organizację procesów w międzynarodowym środowisku operacyjnym. Pracownicy zyskali czas na realizację bardziej wymagających zadań, a firma – przewidywalność i skalowalność procesu tłumaczeń. To realna zmiana jakościowa, wspierająca rozwój Espersen.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia dla Espersen
Wdrożenie robota tłumaczącego Olaf w firmie Espersen to przykład skutecznego połączenia technologii RPA i sztucznej inteligencji z realnymi potrzebami operacyjnymi międzynarodowej organizacji. Dzięki automatyzacji procesu tłumaczeń firma zyskała wymierne oszczędności – czasowe i finansowe – a także zwiększyła efektywność pracy zespołu jakości.
Usprawniono tłumaczenie ponad 5000 dokumentów rocznie na pięć języków, skracając czas pracy nad jednym plikiem aż o 66%. Jednocześnie zapewniono spójność dokumentacji, możliwość szybkich aktualizacji i łatwiejszy obieg danych w systemie D4. Kluczowym elementem sukcesu była także elastyczna współpraca z dostawcą rozwiązania, firmą PIRXON, oraz wsparcie szkoleniowe i serwisowe.
To wdrożenie pokazuje, jak przemyślana automatyzacja może odciążyć zespoły, zwiększyć jakość operacyjną i przyspieszyć rozwój nawet w tak wymagającej branży, jak przetwórstwo spożywcze.