W obliczu dynamicznego wzrostu i coraz większej skali operacji, TOYA stanęła przed wyzwaniem automatyzacji kluczowego procesu księgowego. Dzięki współpracy z PIRXON oraz wdrożeniu robota księgującego Stefana firma usprawniła codzienną pracę działu finansowego, znacząco ograniczyła błędy i zyskała fundament pod dalszą cyfryzację. Zobacz, jak przebiegło wdrożenie na żywym systemie – bez przerywania pracy zespołu.
Kim jest TOYA?
TOYA jest jedną z czołowych polskich spółek w branży narzędziowej. Działalność firmy obejmuje produkcję narzędzi ręcznych, elektronarzędzi, wyposażenia profesjonalnej gastronomii oraz sprzętów przydatnych w każdym domu. Grupa TOYA prowadzi dystrybucję poprzez sieć partnerów handlowych na rynku krajowym i zagranicznym, zapewniając dostępność produktów w ponad 100 krajach.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w TOYA
Ostatnich kilka lat to okres silnego i dynamicznego rozwoju TOYA, przekładający się na istotny wzrost obrotów, a ten z kolei na bardzo dużą skalę pracy i zadań. Należało więc poszukać rozwiązania, które ułatwi automatyzację pracy i przyczyni się do wzrostu jej efektywności. Dotychczasowe rozwiązania były niewystarczające. W przypadku TOYA to właśnie skala działań wymusiła znalezienie takiej technologii.
Dotąd w firmie pracowano jedynie na systemie ERP pokrywającym część procesów, począwszy od zaopatrzenia, przez sprzedaż aż po zintegrowane systemy satelitarne do obsługi klientów B2B. Jednak i one okazały się niewystarczające do sprostania nowej sytuacji w organizacji i uporania się z dotychczasowymi trudnościami. Rozpoczęto więc proces poszukiwania rozwiązania umożliwiającego zautomatyzowanie pracy i skuteczne realizowanie dużej ilości zadań.
Automatyzacja procesów back office funkcjonowała już z sukcesem w wielu obszarach rynkowej przestrzeni biznesowej, przekładając się na ogromne benefity dla firm i jej pracowników. To m.in. impuls z rynku wraz z rekomendacją wewnętrznego działu IT w porozumieniu z ekspertami PIRXON przyczynił się do zainteresowania technologią RPA (Robotic Process Automation) jako wsparcia w codziennej pracy w back office. W wyborze dostawcy technologii RPA w postaci globalnego giganta Microsoft pomogła firma PIRXON mająca ogromne doświadczenie i będąca liderem wdrożeń robotów RPA w Polsce. Decydujące w tej kwestii były zarówno względy ekonomiczne (niska bariera wejścia w technologię RPA), jak i systematyczny rozwój narzędzi Microsoft.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła firma TOYA
Dynamiczny rozwój TOYA oraz skala działań operacyjnych doprowadziły do punktu, w którym dotychczasowe narzędzia przestały nadążać za tempem biznesu. W miarę wzrostu liczby zadań pojawiła się konieczność analizy kluczowych obszarów i zidentyfikowania barier spowalniających codzienną pracę.
Brak możliwości dalszego skalowania systemów
System ERP wykorzystywany w TOYA obsługiwał jedynie część procesów, takich jak zaopatrzenie, sprzedaż czy obsługa klientów B2B. W obliczu rosnącej liczby operacji okazało się, że istniejąca infrastruktura nie jest w stanie sprostać rosnącym wymaganiom i konieczna jest integracja nowych technologii.
Ręczne księgowanie i złożoność procesów bankowych
Codzienne operacje związane z księgowaniem wyciągów bankowych wymagały logowania do systemów bankowych, pobierania danych i ręcznego przetwarzania przelewów według wielu różnych reguł. Przy dużej skali transakcji było to czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów.
Brak struktury analitycznej do wdrożeń RPA
W początkowej fazie wdrożenia RPA wyzwaniem była szczegółowa analiza procesów. Trudność sprawiało m.in. przypisanie odpowiednich kodów do operacji, odwzorowanie ścieżek decyzyjnych oraz opisanie wszystkich wyjątków występujących w praktyce – a to warunek skutecznej automatyzacji.
Praca na środowisku produkcyjnym
Robot księgujący był wdrażany bezpośrednio w środowisku produkcyjnym, a nie testowym. Oznaczało to konieczność precyzyjnego przygotowania każdego etapu oraz ścisłej współpracy między ekspertami technologicznymi a zespołem księgowości – niczym operacja na „otwartym sercu” organizacji.
Mimo złożoności projektu TOYA – dzięki zaangażowaniu wewnętrznych zespołów oraz współpracy z ekspertami PIRXON – zidentyfikowała kluczowe przeszkody i przekształciła je w konkretne cele technologiczne, otwierając tym samym drogę do dalszej digitalizacji.
Cele
Cele do zrealizowania
Celem wdrożenia automatyzacji w TOYA było zwiększenie wydajności operacyjnej działu księgowości poprzez uwolnienie pracowników od rutynowych zadań związanych z księgowaniem wyciągów bankowych. Istotne było również zminimalizowanie ryzyka błędów, usprawnienie obiegu informacji finansowych oraz skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie transakcji przy zachowaniu pełnej zgodności z obowiązującymi regułami księgowymi. Firma dążyła do wdrożenia takiego rozwiązania, które w sposób elastyczny zintegruje się z codzienną pracą zespołu, zapewni wysoką jakość danych oraz stanie się częścią szerszej strategii, jaką jest automatyzacja procesów biznesowych, otwierając przestrzeń na dalszą cyfryzację procesów wewnętrznych.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem klienta?
Aby skutecznie rozwiązać problem TOYA, rozpoczęto od precyzyjnej analizy rzeczywistych operacji księgowych i zidentyfikowania wszystkich reguł stosowanych przy księgowaniu wyciągów bankowych. Na tej podstawie zaprogramowano robota, który został wdrożony bezpośrednio w środowisku produkcyjnym.
Robot Stefan został przystosowany do obsługi trzech banków, w których rozlicza operacje według kilkunastu zróżnicowanych reguł, w tym także przelewy walutowe. Działa w trybie hybrydowym, wykonując większość czynności samodzielnie. Pracownik loguje się na konta ze względów bezpieczeństwa, a także weryfikuje końcowy raport i obsługuje wyjątki. Dzięki temu procesy back office zostały przyspieszone, uproszczone i zautomatyzowane bez konieczności zmiany infrastruktury IT.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Automatyzacja procesu księgowania wyciągów bankowych w TOYA przyniosła firmie znaczące usprawnienia operacyjne, skracając czas pracy zespołu i poprawiając jakość danych. Robot Stefan z powodzeniem realizuje zadania dotychczas wykonywane manualnie, dostarczając wymierne rezultaty już od pierwszych tygodni wdrożenia.
do 240 000
Kliknięć miesięcznie wykonywanych przez robota.
95%
Operacji obsługiwanych automatycznie w ciągu miesiąca.
8 000+
Pozycji (przelewów) rozliczanych miesięcznie.
3-4h dziennie
Zaoszczędzonego czasu pracy pracownika księgowości dziennie.
Zastosowanie robota księgującego umożliwiło TOYA realne odciążenie zespołu, znaczące zwiększenie efektywności oraz przygotowanie gruntu pod dalszą digitalizację procesów.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia dla TOYA
Wdrożenie robota księgującego wyciągi bankowe w TOYA okazało się trafną odpowiedzią na rosnące potrzeby organizacji w obszarze automatyzacji procesów finansowych. Dzięki ścisłej współpracy z zespołem PIRXON oraz zaangażowaniu działu księgowości możliwe było zbudowanie rozwiązania, które obsługuje nawet 95% operacji bankowych, rozliczając do 8 tysięcy przelewów miesięcznie.
Praca robota znacząco odciążyła pracowników, skracając czas ich zaangażowania z 7 do 3-4 godzin dziennie, przy jednoczesnym wzroście dokładności i przejrzystości danych. Cały projekt zrealizowano na środowisku produkcyjnym, nie testowym, co podkreśla wysoką jakość przygotowania i zaufanie do partnera wdrożeniowego. TOYA zyskała nie tylko sprawnie działające narzędzie, ale również fundament do dalszej cyfryzacji i rozwoju kompetencji wewnętrznych w obszarze robotyzacji w biznesie.