Spotkanie poprowadzili: Michał Wilczyński, zajmujący się hiperautomatyzacją od strony biznesowej, oraz Andrzej Kubiak z firmy PIRXON.
Celem spotkań jest dzielenie się unikalną wiedzą zdobytą podczas lat praktycznych wdrożeń oraz pokazanie, jak inteligentnie podchodzić do kupowania, implementowania, rozwijania i utrzymywania rozwiązań z zakresu robotyzacji i hiperautomatyzacji w firmach. Organizatorzy webinarów chcą pokazać, że hiperautomatyzacja jest dla każdego, niezależnie od wielkości firmy czy branży, w jakiej działa.
Artykuł powstał na podstawie webinaru. Jeśli wolisz obejrzeć, niż czytać – kliknij.
Hiperautomatyzacja – czym jest?
Andrzej Kubiak definiuje hiperautomatyzację jako połączenie kilku technologii – takich jak robotyzacja procesów (RPA), sztuczna inteligencja (AI), OCR, machine learning, a nawet tłumacz Google – w celu osiągnięcia optymalnej automatyzacji procesów biznesowych.
Co sprawia, że hiperautomatyzacja przeżywa obecnie tak dynamiczny rozwój i zyskuje na popularności? Głównym powodem jest znaczące obniżenie bariery finansowej dostępu do narzędzi. W przeszłości licencje na roboty od wiodących producentów kosztowały co najmniej 30 tysięcy złotych rocznie za jedną licencję, co było znaczącym obciążeniem dla firm i blokowało robotyzację wielu procesów.
Punkt zwrotny na rynku robotyzacji wyznaczył Microsoft, który w 2020 roku wprowadził do pakietu Microsoft 365 bezpłatne narzędzia do automatyzacji, takie jak Power Automate (roboty RPA) i Power Apps (do tworzenia aplikacji). To sprawiło, że technologia ta stała się dostępna dla każdego.
Dostępność dla każdego biznesu
Niezwykle ważne jest to, że hiperautomatyzacja może być implementowana wszędzie. Przez PIRXON jest wdrażana w firmach usługowych, produkcyjnych, handlowych – zarówno dużych korporacjach, jak i małych czy nawet mikro-firmach zatrudniających zaledwie dwie, czy trzy osoby. To potwierdza, że hiperautomatyzacja jest faktycznie dla każdego, a darmowe roboty dostępne w ramach Microsoft 365 i Windows 10 to nie żadna „ściema”.
Microsoft Power Platform – ekosystem hiperautomatyzacji
Nie byłoby mowy o obecnej dostępności hiperautomatyzacji bez wspomnianej Power Platform od Microsoftu. To potężny ekosystem składający się z wielu technologii, które są dostępne w ramach pakietu Microsoft 365 (dawniej Office 365).
Komponenty i model płatności
Co ciekawe, część narzędzi w ramach Power Platform jest całkowicie bezpłatna. Należą do nich właśnie roboty RPA Power Automate oraz narzędzie do budowania aplikacji Power Apps. Oczywiście, platforma zawiera również narzędzia płatne, takie jak AI Builder do rozpoznawania obrazu i rozwiązań opartych na Machine Learningu, Business Intelligence (BI), czy Virtual Agent (chatboty).
Kluczową zaletą jest model płatności – mikropłatności – bez konieczności podpisywania długoterminowych umów. Zasady rezygnacji są jasne – nie używasz, nie płacisz.
Chmura, szybkość i zwinność
Wszystkie narzędzia w ramach Power Platform działają w chmurze. Oznacza to, że firmy nie muszą ponosić kosztów związanych z zakupem serwerów, procesowaniem dużych inwestycji IT czy skomplikowanymi wdrożeniami. Po prostu uruchamiają usługi, a one już pracują.
To właśnie chmurowy model i elastyczne płatności sprawiają, że Power Platform jest narzędziem szybkim, zwinnym i tanim. Hiperautomatyzacja powinna charakteryzować się właśnie tymi cechami.
Warto wspomnieć, że według danych Microsoftu, ponad 97% firm z listy Fortune 500 korzysta z wybranych elementów Power Platform. To pokazuje skalę i potencjał tego rozwiązania, a fakt, że jest ono dostępne tak tanio dla każdego, jest niesamowity.
Power Automate – robot dla każdego?
Power Automate to narzędzie do robotyzacji procesów (RPA). Jego fundamentalne zadanie polega na naśladowaniu pracy człowieka. Oprogramowanie to pracuje dokładnie tak, jak ludzie, obsługując procesy realizowane na komputerze. Robot „przeklikuje” procesy w różnych systemach informatycznych w sposób, w jaki robilibyśmy to sami. Aby tego dokonać, trzeba jednak robota „nauczyć” tych kliknięć, podobnie jak uczy się stażystę. Uruchamiając robota, można mieć wrażenie, że ktoś inny obsługuje komputer w innym pomieszczeniu.
Jak wspomniano, Power Automate zrobił spore zamieszanie na rynku RPA w maju 2020 roku, stając się dostępny dla szerokiego grona użytkowników.
Dodatkowo Microsoft poszedł dalej i udostępnił bezpłatne narzędzie do robotyzacji dla każdego użytkownika Windows 10. Można pobrać dodatek RPA do Windows 10 i zacząć tworzyć roboty. Dzięki takim działaniom technologicznym sztuczna inteligencja Microsoft staje się coraz bardziej dostępna i praktyczna w codziennej automatyzacji zadań.
Darmowe vs. płatne licencje Power Automate
Darmowe licencje Power Automate (w ramach M365/Windows 10) służą głównie do automatyzacji zadań, czyli mikro-automatyzacji. Dotyczą one głównie aplikacji wchodzących w skład pakietu Microsoft 365, takich jak Teams, makra w Excelu, Outlook czy SharePoint.
Jeśli jednak chce się automatyzować pełne procesy biznesowe o większym wolumenie transakcji, wymagające na przykład interpretacji dokumentów, trzeba wykupić licencję płatną. Jej koszt to około 170 złotych miesięcznie, co daje około 2000 złotych rocznie. Dla porównania – licencje wielu wiodących dostawców zaczynają się od minimum 30 tysięcy złotych rocznie.
Różnica cenowa jest więc gigantyczna, a jakość narzędzia Microsoftu jest, w ocenie uczestników spotkania, praktycznie taka sama. To właśnie to sprawia, że Power Automate jest absolutnym game changerem i czyni robotyzację dostępną dla każdego.
Case study Coca-Coli
Potwierdzeniem tego, że świetne narzędzia do automatyzacji procesów back-office nie muszą kosztować setek tysięcy złotych, jest głośne case study Coca-Coli. Ta ogromna firma, która wcześniej miała procesy zrobotyzowane na platformie Blue Prism, w 2022 roku przepisała je do Microsoft Power Automate.
Jedną z głównych przyczyn tej migracji było gigantyczne obniżenie kosztów utrzymania licencji. Porównując oficjalne cenniki, koszty utrzymania licencji Blue Prism były wyższe o około 2000% rocznie. Oczywiście, Coca-Cola zyskała więcej korzyści z tej migracji, a samo case study jest dostępne na stronach Microsoftu. PIRXON również przepisuje roboty z innych technologii na Power Automate.
Funkcjonalności licencji płatnej
Za wspomniane 170 zł miesięcznie użytkownicy otrzymują rozbudowane narzędzie:
- Walker – sam robot, który obsługuje proces,
- Studio – środowisko do tworzenia robotów,
- Orkiestrator – panel do zarządzania automatyzacjami, pozwalający monitorować pracę robotów, ich historię przebiegów i lokalizację w procesach,
- Process Advisor – narzędzie do identyfikacji procesów,
- setki gotowych konektorów – do różnych systemów,
- możliwość integracji – po API.
Jedna licencja płatnego robota może obsługiwać kilka procesów, podobnie jak człowiek. Robot jest jednak w stanie pracować dłużej – około 20 godzin na dobę jest absolutnie osiągalne. Można na przykład zaprogramować robota, by przez część dnia wprowadzał faktury do systemu ERP/FK, a przez resztę wprowadzał produkty do sklepu e-commerce.
Co „nie działa” w Power Automate?
Michał i Andrzej szczerze mówią o tym, co w Power Automate nie działa lub czego brakuje. Jest to głównie brak funkcji łatwego współdzielenia pewnych powtarzalnych elementów, np. kodu logowania do systemu.
Jeśli stworzymy funkcję logowania do SAP-a czy Allegro, a chcemy jej użyć w kilku różnych procesach robotyzowanych, musimy ten fragment kodu kopiować. Nie można go po prostu pobrać z centralnej biblioteki.
Jednakże jest to mało znaczący brak. Nawet w wielomilionowych systemach brakuje pewnych funkcji. Ten konkretny brak w Power Automate można łatwo obejść, planując zarządzanie takimi funkcjami.
Każdy doświadczony programista czy deweloper podejdzie do tego holistycznie i zorganizuje pracę tak, że ten brak nie będzie widoczny dla użytkowników. Uczestnicy webinaru wyrazili przekonanie, że Microsoft, wyprzedzający konkurencję zarówno cenowo, jak i pod względem szybkości dodawania nowych funkcji, wkrótce pokryje również ten brak.
Power Apps – tworzenie aplikacji low-code
Power Apps to kolejne narzędzie w ekosystemie Microsoftu, tym razem służące do tworzenia aplikacji. Jest to narzędzie typu low-code, co w założeniu oznacza, że nawet jednostki biznesowe mogą szybko „wyklikać” aplikacje. Idea jest taka, że nie potrzeba do tego informatyków.
Idea vs. rzeczywistość
Tutaj jednak pojawia się pewien rozdźwięk między założeniami marketingowymi a rzeczywistością. Nie jest to do końca takie proste. Tworzenie aplikacji wymaga zachowania żelaznych zasad projektowania i programowania. Niezbędna jest dogłębna analiza funkcjonalna i potrzeb, doskonałe zaprojektowanie aplikacji oraz jej odpowiednia dokumentacja.
Tylko w ten sposób aplikacja będzie długo służyła, będzie łatwa w utrzymaniu, zarządzaniu i rozwijaniu. Biznes często o tym zapomina, ale działy IT powinny zawsze o tym pamiętać. Do efektywnego używania Power Apps potrzebna jest zaawansowana wiedza programistyczna. Mimo że jest to narzędzie low-code, nie zastępuje w pełni potrzeby wiedzy deweloperskiej, zwłaszcza przy bardziej skomplikowanych rozwiązaniach.
Darmowe vs. płatne licencje Power Apps
Podobnie jak w przypadku Power Automate, Power Apps oferuje licencję bezpłatną. Za darmo można tworzyć aplikacje, które wykorzystują dane wyłącznie w obrębie pakietu Microsoft 365. Oznacza to, że można spiąć w jedną aplikację np. makra z Excela, Outlooka czy SharePointa, o ile pozostaje się w chmurze M365.
Jeśli jednak Power Apps ma korzystać z zewnętrznych źródeł danych – na przykład z danych ZUS, Allegro czy z wywiadowni gospodarczych – trzeba wykupić licencję płatną. Ceny zaczynają się od 40 złotych miesięcznie za użytkownika, ale ostateczna cena jest uzależniona od tego, jak zaawansowaną aplikację się tworzy.
Co „nie działa” w Power Apps?
Cennik Power Apps i zakres funkcjonalności dostępnych bezpłatnie nie jest tak jasny i klarowny, jak w przypadku Power Automate. Tworząc aplikację samodzielnie, co chwilę można natrafiać na informacje sugerujące, że dana funkcjonalność wymaga wersji płatnej. Przez to ciężko jest na etapie pomysłu na aplikację stwierdzić, czy uda się ją zrealizować w ramach wersji bezpłatnej i ile docelowo będzie kosztowała.
Co więcej, Power Apps nie nadaje się do tworzenia aplikacji działających w oparciu o strony internetowe, np. landing page, gdzie użytkownik wpisuje dane, dokonuje wyborów czy wypełnia formularze. Mimo że materiały marketingowe mogą sugerować, że jest to możliwe, w praktyce tak nie jest. Dlatego, jak podkreśla Andrzej Kubiak, należy uważać i mieć świadomość, że mimo marketingowych obietnic, do używania Power Apps potrzebna jest zaawansowana wiedza programistyczna.
Praktyczne „wyklikanie” robota w Power Automate
Po części teoretycznej przyszedł czas na praktykę. Michał Wilczyński, choć nie jest deweloperem, pokazał, jak w ciągu kilku minut stworzyć prostego robota, czyli mikro-automatyzację, za pomocą darmowego narzędzia Power Automate.
Celem demonstracji było stworzenie robota, który wyśle powiadomienie e-mail do członków zespołu, gdy nowy plik zostanie dodany do wskazanego folderu w SharePoint.
Rozpoczął od wejścia na stronę flow.microsoft.com. Środowisko Power Automate automatycznie podstawia dane logowania, jeśli korzysta się z pakietu Microsoft 365. Po lewej stronie panelu widoczna jest między innymi lista stworzonych przepływów (robotów). Pierwszym krokiem, który Michał Wilczyński poleca każdemu początkującemu, jest skorzystanie z dostępnych szablonów. To gotowe schematy automatyzacji, które znacznie ułatwiają rozpoczęcie pracy.
Michał wyszukał szablon o nazwie „wyślij dostosowaną wiadomość e-mail po dodaniu nowego pliku”. Klikając w niego, narzędzie automatycznie podstawiło potrzebne połączenia (konektory) do SharePointa i Outlooka. Za pierwszym razem użytkownik musi zaakceptować uprawnienia dla Power Automate do korzystania z tych usług.
Następnie, korzystając z gotowego szablonu, można przejść do konfiguracji:
- wybór źródła (wyzwalacza) – prezentujący wybrał folder w SharePoint o nazwie „warsztaty”, do którego miały być dodawane pliki,
- konfiguracja akcji (wysyłka maila) – następnie skonfigurował treść wiadomości e-mail. Określił adres odbiorcy (w tym przypadku swój adres), temat maila (zawierający dynamiczną wartość – nazwę pliku), oraz treść, która również wykorzystywała dynamiczne wartości, takie jak imię, autor dodający plik oraz link do samego pliku,
- zapisanie – gotowy przepływ został zapisany.
Stworzył więc działającego robota w zaledwie 6-7 minut! To udowodniło, że nawet osoba bez zaawansowanego doświadczenia programistycznego może tworzyć roboty do realizowania prostych zadań w firmie samodzielnie. Oczywiście, przy automatyzacji bardziej skomplikowanych procesów, zawsze warto działać w porozumieniu z informatykami.
Sukces tego prostego dema potwierdza, że narzędzia Microsoft, w szczególności Power Automate, oferują wysoką jakość za bardzo niską cenę, co jest prawdziwym przełomem na rynku. Takie rozwiązania są doskonałym punktem wyjścia dla każdego, kto chce rozpocząć automatyzację procesów w sposób szybki, prosty i przystępny.
Podsumowanie spotkania
Pierwsze spotkanie cyklu „Liga Mistrzów HiperAutomatyzacji” zakończyło się sukcesem. Uczestnicy przeszli od podstaw teoretycznych, przez omówienie rewolucyjnych narzędzi Microsoft Power Platform, aż do praktycznego, udanego demo stworzenia pierwszego robota w Power Automate. Potwierdzili, że narzędzia Microsoft, zwłaszcza Power Automate, dostarczają wysoką jakość za bardzo niską cenę, co otwiera nowe możliwości na rynku automatyzacji.