Dla Inveny, renomowanego producenta armatury kuchennej i łazienkowej, cyfryzacja procesów była naturalnym krokiem rozwojowym. Nasz zespół ekspertów wdrożył robota RPA, który w zaledwie 2 miesiące przejął żmudne zadania w dziale obsługi klienta. Efekt? 90% szybszy proces fakturowania, pełna eliminacja błędów oraz realne wsparcie w osiąganiu celów sprzedażowych – bez konieczności zatrudniania nowych pracowników. Poznaj historię Invena i zobacz, co firma zyskała dzięki rozwiązaniom PIRXON.
Kim jest Invena?
Invena, funkcjonująca na rynku od 30 lat, specjalizuje się w branży armatury kuchennej i łazienkowej. Stawiając na funkcjonalność i ciekawy design, odpowiada na zróżnicowane zapotrzebowanie na rynku budowlanym i wyposażenia wnętrz. Cieszy się uznaniem zarówno instalatorów, architektów, jak i użytkowników końcowych korzystających z licznych produktów w codziennych, domowych czynnościach. Jej produkty cechują się niezawodnością, trwałością, uniwersalnością – te trzy cechy są priorytetem! Ich znaczenie poznaliśmy podczas wypraw Marka Kamińskiego.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w Invena
Invena, świadoma rozwoju technologicznego i pozytywnych korzyści robotyzacji procesów back office, rozważała automatyzację już wcześniej. Samodzielnie były realizowane workflow procesów w systemie ERP, jak np. tworzenie raportów. Jednak wyznaczona 5-letnia strategia firmy przyczyniła się do decyzji o wdrożeniu automatyzacji procesów jako najbardziej efektywnego środka do jego realizacji bez konieczności zatrudniania nowych osób w różnych działach (jak np. księgowość, czy dział obsługi klienta).
Aktywnie rozpoczęto poszukiwania technologii i sprawdzonej firmy outsourcingowej, która wesprze rozwój biznesu. Wzrost dostępności i niski próg wejścia w technologię był bodźcem determinującym znalezienie odpowiedniego partnera – software house.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła Invena
Invena rozpoczęła strategiczną transformację cyfrową z myślą o zwiększeniu efektywności bez rozbudowy zespołu. W odpowiedzi na rosnącą presję rynkową i potrzebę skalowania obsługi klientów B2B zidentyfikowano kluczowe wyzwania operacyjne.
Skalowanie bez zwiększania zatrudnienia
Zwiększenie efektywności działań w back office bez konieczności zatrudniania nowych pracowników, szczególnie w działach księgowości i obsługi klienta.
Ograniczenie pracy manualnej
Codzienne, powtarzalne czynności takie jak wystawianie faktur, ich drukowanie, wysyłka oraz sprawdzanie statusów dostaw zajmowały wiele godzin i obciążały zespół.
Brak automatyzacji w obiegu informacji
Opóźnienia w fakturowaniu przekładały się na wolniejsze pozyskiwanie należności i ograniczały możliwość bieżącej kontroli limitów kredytowych klientów.
Wybór odpowiedniego rozwiązania technologicznego
Firma potrzebowała narzędzia kompatybilnego z istniejącym środowiskiem ERP, opłacalnego kosztowo i szybkiego do wdrożenia, a także partnera, który zapewni know-how i wsparcie wdrożeniowe.
Podjęcie decyzji o automatyzacji było dla Inveny punktem zwrotnym – odpowiedzią na realne potrzeby biznesowe i pierwszy krok na drodze do cyfryzacji procesów operacyjnych. Automatyzacja procesów biznesowych stała się kluczowym elementem tej zmiany, wspierając cele efektywności i skalowalności.
Cele
Cele do zrealizowania
Celem wdrożenia robota w dziale obsługi klienta, kluczowego dla biznesu firmy, była możliwość wygenerowania czasu pracowników na zadania związane z realizacją planu sprzedaży i rozwój sprzedaży B2B, przygotowywaniem ofert dla klientów, czy innymi projektami ważnymi z punktu widzenia firmy.
Natomiast zadania czasochłonne, monotonne i żmudne, jak otwieranie faktury, sprawdzanie na stronie kuriera czy towar dojechał, wpisywanie daty, zatwierdzanie, wysyłanie faktury na maila do klienta albo jej druk, gdy klient nie realizuje faktur elektronicznych, zostały powierzone Robotowi RPA.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem klienta?
W rynku tradycyjnym manualną obsługę procesu realizowało 4 pracowników działu obsługi klienta po ok. 2-3 h dziennie (co łącznie składało się na 1 etat). Robotowi te same czynności zajmują ok. 1 h dziennie. Przyśpieszenie realizacji procesu dzięki wdrożeniu Robota RPA o 90% to znacząca korzyść dla firmy.
Automatyzacja faktur sprawiła, że znacznie szybciej rozpoczyna się cykl pozyskiwania płatności od klienta, ponieważ szybciej jest wystawiana faktura, co umożliwia bieżące kontrolowanie spływu należności i limity kredytowe na danym kliencie. Dodatkowo wpływa to również na usprawnienie pracy pracowników terenowych, ponieważ na bieżąco mają dostęp do informacji o aktualnym limicie klienta, kontrolując go i dostosowując do obecnego stanu kolejne działania.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Wdrożenie robota RPA w dziale obsługi firmy Invena pozwoliło na szybkie osiągnięcie wymiernych korzyści – zarówno operacyjnych, jak i finansowych. Automatyzacja nie tylko zwiększyła efektywność, ale stała się też impulsem do dalszego rozwoju technologicznego organizacji.
90%
Przyspieszenie procesu fakturowania.
100%
Bezbłędność realizacji zadań operacyjnych.
2 miesiące
Zwrot z inwestycji (ROI).
4 osoby
Zespół obsługi klienta odciążony dzięki robotowi.
Sukces pierwszego wdrożenia utwierdził klienta w przekonaniu, że automatyzacja to kierunek przyszłości. Robotyzacja na stałe wpisała się w strategię rozwoju firmy, a kolejne procesy są już przygotowywane do digitalizacji.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia dla Invena
Przede wszystkim jest to usprawnienie pracy pracowników i wygospodarowanie czasu na ważniejsze działania przekładające się na realizację planu biznesowego firmy i przychody. Zmieniło się postrzeganie robotyzacji przez różnych pracowników firmy, od początkowych obaw o stanowiska pracy po optymizm wynikający ze wzrostu komfortu i efektywności pracy własnej oraz bezbłędnej pracy robota.
Bezbłędność obsługi procesu w wykonaniu Robota RPA zniwelowała problemy czynnika ludzkiego i ich konsekwencje, zarówno dla osób z działu obsługi klienta, jak również księgowości. Praca Robota przekłada się zatem na pozytywny aspekt funkcjonowania firmy w różnych działach. W bardzo krótkim czasie, bo w niecałe 2 miesiące zwrócił się koszt wdrożenia robota, co jest bardzo dobrym wskaźnikiem rentowności i efektywności (ROI).
Przy stale rosnących kosztach zatrudnienia pracownika (kosztach bezpośrednich, szkoleniach, kosztach chorobowych, urlopu, zarządzania pracownikiem itp.), koszty Robota RPA są stałe i łatwe do zaplanowania w budżecie. Dodatkowo, co bardzo istotne, w ciągu 2 miesięcy Robot swoją bezbłędnością przekonał do siebie pracowników, przełamał ich obawy i stał się członkiem zespołu pracowniczego. Obecnie pracownicy nie wyobrażają sobie swoich stanowisk pracy bez automatyzacji Robotami RPA.
Pozytywny odbiór i dostrzeżenie wielu korzyści robotyzacji przez Pracowników, Zarząd i Radę Nadzorczą sprawiło, że robotyzacja procesów back office i usprawnienia różnych stanowisk pracy dzięki automatyzacji są teraz na mapie strategii cyfrowej Inveny!
W ramach tej strategii firma planuje również wykorzystywać potencjał rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji Microsoft, aby jeszcze skuteczniej rozwijać automatyzację i optymalizację procesów.
Pracownicy, zachwyceni efektami pracy pierwszego wdrożonego Robota, dostrzegli ogromny potencjał w robotyzacji, traktując ją jako stały, nieodzowny element swojej pracy i wskazują kolejne procesy do najpilniejszej automatyzacji.
Te priorytetowe obszary dotyczą zarówno kolejnych procesów w dziale obsługi klienta, jak również obszaru finansowo-księgowego, jak np. Roboty RPA na dekretację faktur, wystawianie korekt dla klientów, zamówienia z eksportu, wystawianie dokumentów magazynowych do zatwierdzonych reklamacji, rejestr ministerstwa finansów dotyczący wystawiania faktur między podmiotami gospodarczymi itp.